淺析辦公室秘書公文寫作能力的提升

王欣然

【摘要】就目前的情況看，有較多辦公室秘書的公文寫作能力欠缺，嚴重阻礙著辦公室日常工作的協(xié)調(diào)開展。本文主要從當前形勢下辦公室秘書公文寫作能力現(xiàn)狀入手，探討提升秘書公文寫作能力的相應(yīng)對策，以期為相關(guān)人士提供有益參考。

【關(guān)鍵詞】辦公室秘書;公文寫作能力;提升;可行性對策

現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展速度越來越快，現(xiàn)代化發(fā)展進程日新月異，競爭不斷激烈的社會化大環(huán)境形勢嚴峻。今天，各行各業(yè)面臨的壓力正在逐步擴大。辦公室秘書的工作更具綜合性和復雜性，對相關(guān)從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)有更高的要求。

一、辦公室秘書作為綜合性崗位的作用

一般而言，企業(yè)辦公室設(shè)置的目的就是為每個部門建立一個鏈接。作為連接各個部門的樞紐，辦公室秘書的具體職責就是上傳下達、協(xié)調(diào)溝通：

（一）為相關(guān)領(lǐng)導的工作分配做好鋪墊。領(lǐng)導作出重大決策不是一蹴而就的事情，在此之前需要經(jīng)歷長期的信息收集整理、調(diào)研等流程，在這一過程中，辦公室秘書要做的就是收集和整理各種有效信息以供決策者參考。同時，在領(lǐng)導召開會議之前，秘書必須在會議前做好準備，在會議期間做好后勤保障，并在會議結(jié)束后組織接下來的具體工作進度的推進。在領(lǐng)導批準文件之前，秘書必須在文件處理方面不留死角。同時還要及時與領(lǐng)導溝通，準確把握領(lǐng)導制定的工作目標，明確領(lǐng)導下一步即將安排的具體工作和即將采取的措施及方法，提前做好相關(guān)工作準備。

（二）將決策者的任務(wù)具體化、精細化，傳達到具體的職能部門。相關(guān)領(lǐng)導作出決定后，作為辦公室秘書應(yīng)當立即起草具體的決策文件，并以官方文件的形式向各部門發(fā)布領(lǐng)導決策的內(nèi)容。之后，通過收到的反饋，為相關(guān)領(lǐng)導收集信息反饋。作為領(lǐng)導干部的得力助手，辦公室秘書應(yīng)當努力承擔起領(lǐng)導安排的各項后勤事務(wù)，更好地為公司企業(yè)服務(wù)。辦公室秘書必須嚴格按照要求，同時協(xié)調(diào)各種關(guān)系，認真做好領(lǐng)導工作。

二、公文文種的類型劃分以及格式要求

（一）公文寫作的類型。文件寫作是指規(guī)范性寫作活動，作者起草和修改官方文件以表達其意圖和愿望。具有一定法定效力和規(guī)范風格的文書寫作，是指各級黨政機關(guān)、社會團體、公司班級和各級機構(gòu)制定和使用的文書。官方文件根據(jù)其性質(zhì)分類，可分為一般文件和特殊文件。通用文件根據(jù)不同的分類標準有不同的分類。收到的官方文件、外發(fā)官方文件和內(nèi)部官方文件按流通來源分類;黨的官方文件、行政文件和社會團體文件根據(jù)性質(zhì)進行分類。專用官方文件是專業(yè)機構(gòu)在專業(yè)領(lǐng)域使用的書面文書，如外交文件、司法文件和軍事文件。因此，辦公室秘書應(yīng)當了解公文寫作的具體類型，針對辦公室領(lǐng)導的意圖和愿望進行相關(guān)公文文書的規(guī)范化寫作。

（二）公文寫作過程中應(yīng)當注意的主要格式要求。公文的格式繁瑣復雜，創(chuàng)作過程中需要多加重視，因為公文文種的功能性作用較強，如規(guī)范控制、令行禁止、明事通情、參謀決策、宣傳輿論等，具有極其重要的意義。撰寫官方文件要求寫作內(nèi)容具有功能性（鼓勵事物或遏制事物，提倡什么，防范什么，允許怎么做或不允許怎么做，或褒或貶）、材料的可靠性（是指公文里所采用材料、法規(guī)、政策必須真實可靠，不能虛構(gòu)或臆想）、結(jié)構(gòu)的邏輯性（是指公文寫作內(nèi)容要求邏輯思維比較清晰，寫作思路透徹，要求準確性，生動性和實用性）、表達的簡潔性（要求明確和徹底地表達官方文件寫作中使用的語言，明確表達）、規(guī)范性（要求官方文件格式具有強大的規(guī)范性，要注意公文的語體特點以及附加標識等），因此，這些公文寫作的主要特征應(yīng)當是辦公室秘書所必知、必掌握的，如果辦公室秘書想要提高他或她的寫作能力，他或她應(yīng)該首先有能力理解文檔寫作的基本知識。

三、辦公室秘書公文寫作能力現(xiàn)狀

（一）具體寫作內(nèi)容生搬硬套，語言僵化。大多數(shù)辦公室秘書將寫作的內(nèi)容和格式作為在官方文件的日常寫作過程中的基礎(chǔ)。過于重視格式的要求卻忽視了內(nèi)容的重要性，從而導致辦公室秘書寫作的文書大部分內(nèi)容偏向單一化，整體過于格式化，內(nèi)容編排邏輯突兀、枯燥。殊不知公文類的文種對格式的要求雖然嚴格，但是重點卻不是格式本身。官方文件的主要功能是上傳和發(fā)布，要求作者在對領(lǐng)導者政策意圖的深刻理解的基礎(chǔ)上，準確、簡潔地表達領(lǐng)導者的意圖。公文文書的重要性在于傳遞。有些人使用內(nèi)容標準和寫作格式作為寫作的前提，這使得寫作內(nèi)容過于單調(diào)，過度格式化，缺乏實際使用價值。

（二）規(guī)范化公文文書撰寫經(jīng)驗不足，表達思路不完整。公文類文書撰寫要求邏輯清晰、語言凝練。用最少的篇幅表達最完整的邏輯思維。辦公室秘書的官方文件寫作有較大一部分仍然缺乏實用性。大多數(shù)對于公文寫作沒有太多的經(jīng)驗，在領(lǐng)會領(lǐng)導者任務(wù)思路的過程中很難把握要點。同時，對公文寫作的相關(guān)要求不夠明確，導致創(chuàng)作出來的文章針對性不強、主旨不夠明確、突出。表述的內(nèi)容也會受到各種自身能力不足的影響，造成公文表達不出真正的意思，缺乏一定的實用意義。

（三）公文創(chuàng)作的積極性嚴重匱乏。辦公室秘書人員比例很大，相關(guān)工作的初衷并非源于對辦公室綜合工作的熱愛。在很多人看來，辦公室工作的舒適和安逸是最主要的擇業(yè)標準。此外，由于繁瑣和重復的工作，導致辦公室秘書的心理麻木。由于他自己的抵觸，辦公室秘書對寫作的熱情并不高。

四、提升辦公室秘書公文寫作能力的對策

（一）認真對待每一篇公文寫作。現(xiàn)如今（下轉(zhuǎn)第12頁）

（上接第6頁）辦公室秘書的松散作風嚴重影響了公文寫作的質(zhì)量，辦公室秘書要想提升自己的公文寫作能力，還需要從自身原因找起。自己對于公文寫作的態(tài)度、自己的工作作風、自己對于公文寫作的看法都需要辦公室秘書進行重新調(diào)整，從而真正讓自己全心處于公文寫作，認真對待每一篇公文寫作。辦公室秘書應(yīng)當在公文寫作前進行相關(guān)資料的查閱，相關(guān)機關(guān)政策以及相關(guān)工作任務(wù)等，然后進行公文寫作的構(gòu)思。全身心投入公文寫作中，一氣呵成，最后辦公室秘書應(yīng)當對公文寫作進行仔細修改、查看，認認真真檢查，進行公文寫作內(nèi)容查漏補缺，從而使得高質(zhì)量的公文寫作得以完成。只要辦公室秘書認真對待每一份文件，才會從根本上積累文書寫作經(jīng)驗，提升寫作能力。

（二）與領(lǐng)導保持積極有效的溝通，充分領(lǐng)悟領(lǐng)導的真實想法。作為辦公室秘書，在辦公室領(lǐng)導審查工作文件管理之前，需要準備相關(guān)的處理文件。同時，要與領(lǐng)導保持積極溝通，準確理解和把握領(lǐng)導者設(shè)定的企業(yè)目標，充分認識機構(gòu)領(lǐng)導者的真實理念。在領(lǐng)導決策下達之后，要快速根據(jù)已經(jīng)搜集到的既有資料，準確領(lǐng)會領(lǐng)導者的意圖。并以官方文件的形式向各部門發(fā)布領(lǐng)導決策的內(nèi)容。進一步完善目標要求，按照領(lǐng)導的有關(guān)指示處理相應(yīng)事務(wù)，規(guī)范相關(guān)事務(wù)的發(fā)展，為領(lǐng)導做好輔助工作。

（三）以深厚的閱讀積累為基礎(chǔ)，有效提升自身的公文寫作能力。應(yīng)該不斷積累深厚的閱讀素材。熟讀唐詩三百首，不會寫詩也會吟。讀的文章多了寫起文章來也會輕松自如、靈活自在，不會顯得那么死板。隨著社會發(fā)展進程的不斷加快，越來越多的新事物不斷涌現(xiàn)，知識變化的速度正在加快。為了跟上時代的速度，還要提高自己的寫作能力。養(yǎng)成每日閱讀、每日寫作的良好習慣。只有通過不斷寫作鍛煉、不斷增加閱讀量拓展閱讀范圍、不斷積累專業(yè)知識，才能夠讓自己的視野變得廣闊、思維更加靈活、創(chuàng)作起來更加順手。實現(xiàn)全面提高個人文字寫作能力的目的，力爭寫出更高質(zhì)量的公文寫作，把自己的工作做的有聲有色，使自己在激烈的職場競爭中脫穎而出。

（四）養(yǎng)成良好的日常寫作習慣，通過不同的方式進行學習和積累。寫作能力是綜合能力，綜合了多種創(chuàng)作因素。個人寫作能力的提升需要不斷積累自身的日常寫作儲備。辦公室秘書的寫作能力發(fā)展到一定水平就會出現(xiàn)“瓶頸”狀態(tài)，其寫作不容易提升反而很容易滑落。俗話說：“一日不寫就手生”，辦公室秘書僅靠自己增強寫作經(jīng)驗已經(jīng)滿足不了提升公文寫作能力的要求，要想提升其寫作能力還需要借鑒他人之作，在與他人比較的過程中，清楚自己的不足，并可以形成一個比較完整的知識檢查系統(tǒng)，為日后的公文寫作積累足夠的經(jīng)驗。

五、結(jié)語

辦公室秘書應(yīng)當努力承擔起決策者安排的各項綜合事務(wù)，更好地為決策者服務(wù)。官方文件作為一種官方使用的語言，在實際工作中得到廣泛應(yīng)用。為了做好辦公室秘書的相關(guān)工作，相關(guān)人員需要具備較強的寫作能力。公文文書撰寫工作種類繁多，且格式繁瑣，要想寫出既符合領(lǐng)導要求又緊扣文書格式的公文材料難度可想而知。不僅需要積累大量的專業(yè)知識，還要快速理順與工作相關(guān)的創(chuàng)作思路，任務(wù)艱巨。也就是說，辦公室秘書文書寫作能力的有效提升能夠不斷促進公司等企事業(yè)單位的健康、平穩(wěn)發(fā)展。

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