論企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)功能

王曉衛(wèi)

【摘要】辦公室的功能定位是：高效服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、政令引領(lǐng)、督導(dǎo)落實(shí)。其工作性質(zhì)具有綜合性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、協(xié)調(diào)性強(qiáng)的特點(diǎn)，文章主要從辦公室的協(xié)調(diào)功能與管理、擔(dān)當(dāng)、合作、謀劃、素質(zhì)等關(guān)系展開研究和論述。

【關(guān)鍵詞】辦公室;管理協(xié)調(diào);敢于擔(dān)當(dāng);超前謀劃

國(guó)有企業(yè)均設(shè)有黨政辦公室或叫綜合處、管理處等，其職能主要是為企業(yè)黨政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，起到出謀劃策、綜合協(xié)調(diào)、上情下達(dá)、下情上傳的作用，是幫助企業(yè)管理層合理決策和對(duì)企業(yè)進(jìn)行有效管理的關(guān)鍵部門。其工作性質(zhì)具有綜合性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、協(xié)調(diào)性強(qiáng)的特點(diǎn)，文章主要從辦公室的協(xié)調(diào)功能展開研究。

一、協(xié)調(diào)意味著管理

管理于企業(yè)，就如同筋骨之于人。人無骨而不立，企業(yè)無管理則不生。國(guó)有企業(yè)辦公室的功能定位是：高效服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、政令引領(lǐng)、督導(dǎo)落實(shí)。辦公室工作的重要特點(diǎn)是承上啟下、聯(lián)系左右、綜合協(xié)調(diào)。現(xiàn)在國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子通常是“條狀分工”，而職能部門則是“塊狀管理”，辦公室的工作目標(biāo)要體現(xiàn)組織中最高管理者以及領(lǐng)導(dǎo)集體的戰(zhàn)略意圖，并對(duì)其戰(zhàn)略意圖實(shí)行管控，對(duì)各部門實(shí)行職能管理、業(yè)務(wù)引領(lǐng)、價(jià)值服務(wù)、商務(wù)支撐、平臺(tái)支持、資源配置、風(fēng)險(xiǎn)控制和績(jī)效評(píng)價(jià)。達(dá)到業(yè)務(wù)有分工、責(zé)任有主體、落實(shí)有目標(biāo)、考核有對(duì)象，辦公室系統(tǒng)在企業(yè)的日常協(xié)調(diào)實(shí)際上就是在管理過程中發(fā)揮和釋放其統(tǒng)籌能力、引領(lǐng)能力和管理能力。

二、協(xié)調(diào)意味著擔(dān)當(dāng)

辦公室上管人，下管事，中管物，工作繁瑣，事無巨細(xì)，周而復(fù)始，沒完沒了。尤其是協(xié)調(diào)上下左右的關(guān)系，沒有擔(dān)當(dāng)意識(shí)還真干不好。對(duì)于人與人、部門與部門、事與事出現(xiàn)了矛盾，有擔(dān)當(dāng)精神的就主動(dòng)去管去協(xié)調(diào)去解決;無擔(dān)當(dāng)精神就推就躲避。既然從事管理工作，就有指揮協(xié)調(diào)的職責(zé)，就要“敢”字當(dāng)頭，敢抓敢管，敢于擔(dān)當(dāng)。首先，要思路清晰，敢于面對(duì)矛盾，在解決矛盾中大膽創(chuàng)新，提高管理水平，提高工作效率。其次，要敢于承擔(dān)責(zé)任，敢于迎難而上，敢于決斷分歧，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，幫群眾解難。最后，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題，主動(dòng)解決問題，將矛盾沖突遏制在萌芽狀態(tài)，不怕別人說“多事”。用積極的態(tài)度投入工作，抓好管好自己分內(nèi)的工作，積極配合、協(xié)助、支持同事工作。只要我們本著為企業(yè)負(fù)責(zé)，為工作擔(dān)當(dāng)，有利于團(tuán)結(jié)的原則，無所畏懼地大膽管理、耐心細(xì)致地說服規(guī)勸、大張旗鼓地肯定正確、旗幟鮮明地否定錯(cuò)誤，就一定能取得事半功倍的效果，形成人人有事干，事事有人管，充滿正能量的良好局面。

三、協(xié)調(diào)意味著合作

辦公室雖然是一個(gè)具有服務(wù)性質(zhì)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，但因?yàn)橹睂倨髽I(yè)最高管理者的領(lǐng)導(dǎo)，在其它部門的心目中還是很有地位的。它既是對(duì)外接待的“窗口”，代表著單位的形象和口碑;又是一個(gè)企業(yè)的中樞，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各個(gè)部門發(fā)號(hào)施令考核反饋;它還是一個(gè)紐帶，在部門與部門之間搭建橋梁。如果說其它業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，相對(duì)單調(diào)，而每一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的合理、準(zhǔn)確、及時(shí)銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。所以，要提高辦公室的工作效率，就必須保持與兄弟部門之間良好的合作關(guān)系。找準(zhǔn)定位，牢固樹立全方位服務(wù)觀念，積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。才能促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展。

辦公室內(nèi)部是有機(jī)整體，科員們雖然各有分工，各有職責(zé)，僅憑一已之力干工作很難有聲有色。工作分工不分家，要做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，日常多與同事溝通，做到信息共享、集思廣益、發(fā)揮合力、共同進(jìn)步。

四、協(xié)調(diào)意味著謀劃

企業(yè)的辦公室不僅是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，更是領(lǐng)導(dǎo)的智囊和參謀。企業(yè)管理的大政方針、主要領(lǐng)導(dǎo)的職代會(huì)報(bào)告、重要會(huì)議上的講話、各項(xiàng)規(guī)章制度，凡是以紅頭文件發(fā)布、加蓋企業(yè)公章、帶企字帶編號(hào)的重要通知和文件全部出自或經(jīng)過辦公室。這就要求辦公室人員具有超前謀劃的意識(shí)，具有統(tǒng)籌全局的視野，具有“走一步看三步”的能力。要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，必須思路先于領(lǐng)導(dǎo)，才能提出有價(jià)值的建議，才能得到領(lǐng)導(dǎo)的采納。辦公室人員要善于深人調(diào)查研究，經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息，適時(shí)地提出可行性建議，撰寫出客觀全面的、具有前瞻性的調(diào)研報(bào)告。辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟面”的困擾，在出謀劃策時(shí)既不能越位，又不能失去初心。辦公室要本著理順企業(yè)內(nèi)外部關(guān)系，協(xié)調(diào)各方利益的原則。能夠使全體員工的思想認(rèn)識(shí)、行動(dòng)規(guī)則、職責(zé)范圍等統(tǒng)一起來、明確起來、協(xié)調(diào)起來。

五、協(xié)調(diào)意味著素質(zhì)

發(fā)揮好辦公室的協(xié)調(diào)功能，關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。

（一）提高政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是人們從事社會(huì)活動(dòng)所必需的基本條件和基本品質(zhì)，是人的政治信仰、政治立場(chǎng)和政治觀念。辦公室的協(xié)調(diào)功能體現(xiàn)在辦事人員的政治覺悟。對(duì)待協(xié)調(diào)工作要處以公心，堅(jiān)持原則，維護(hù)正義，不為利益所動(dòng)，不為情感所惑。

（二）提高文化素質(zhì)。當(dāng)好協(xié)調(diào)人，需要得到被協(xié)調(diào)人的尊重;把事協(xié)調(diào)好，需要得到被協(xié)調(diào)人的信服。做好協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)人的人格魅力很重要。人格魅力與文化素質(zhì)成正比，人有無文化不僅體現(xiàn)在語(yǔ)言或文字表達(dá)能力，更主要的是待人接物、舉手投足的瞬間反應(yīng)。從這個(gè)意義上講，只有通過學(xué)習(xí)才能掌握大量知識(shí)，才能豐富自己的內(nèi)涵，才能啟迪智慧和人格魅力，才能成為一個(gè)成功的協(xié)調(diào)人。

（三）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是為完成工作任務(wù)所需具備的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)。更是辦公室人員必須要具備的。企業(yè)的事情都與專業(yè)技術(shù)或業(yè)務(wù)有關(guān)，外行協(xié)調(diào)內(nèi)行，只能引人恥笑。因此提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高專業(yè)理論水平和專業(yè)技能，永遠(yuǎn)是我們追求的目標(biāo)。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)辦公室要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)中心工作，善于統(tǒng)籌兼顧，深入做好協(xié)調(diào)工作，使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、人員之間思想一致、行動(dòng)統(tǒng)一，從而最大限度地調(diào)動(dòng)單位和個(gè)人的積極性，在相互配合、減少內(nèi)耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。

【參考文獻(xiàn)】

[1]付永紅，賈海峰.如何做好辦公室管理中的綜合協(xié)調(diào)工作[J].管理觀察，2010（06）.