淺談大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理

陳清

【摘要】在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景之下，人們傳統(tǒng)的工作和生活方式逐漸發(fā)生了變化，進(jìn)而給各個領(lǐng)域帶來了比較大的挑戰(zhàn)，同時檔案事業(yè)迎來新的發(fā)展空間。當(dāng)前，檔案資源主要利用了數(shù)字化形式來保存，進(jìn)而讓其在維護(hù)以及保管方面都比較方便。但是，電子信息檔案管理還存在一些不足之處。因此，本文總結(jié)了目前大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理存在的一些問題，并且針對性地提出了管理策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);電子信息檔案;管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)以及云計算越來越普及，大數(shù)據(jù)迎來了一次巨大變革，并且在比較短的時間內(nèi)進(jìn)入各行各業(yè)當(dāng)中。大數(shù)據(jù)是一個規(guī)模比較大的數(shù)據(jù)集合，其有著數(shù)據(jù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)速度快以及類型多等特點(diǎn)。其中，人事檔案是對各類人才的有關(guān)信息進(jìn)行記錄，利用大數(shù)據(jù)來對人事檔案進(jìn)行管理，更加有效地縮短檔案信息查找時間，進(jìn)而帶來比較便利的服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的重要性

（一）有助于提高工作人員的效率。利用電子信息形式檔案更有利于提高有關(guān)工作人員的效率。通過計算機(jī)管理系統(tǒng)能夠降低從事檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，更好地提高工作效率。它是當(dāng)前檔案管理工作實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的必然發(fā)展方向。

（二）有助于對存檔資料進(jìn)行保密。利用電子信息形式的檔案更加有利于進(jìn)行保密存檔。當(dāng)要查閱檔案文件時，不必提供整卷檔案，僅僅通過智能檢索工具就可以找到自己需要查閱的文件。這樣會提高查閱的速度。除此之外，電子信息檔案還能夠在查閱的時候防止資料泄露，進(jìn)而提高檔案管理的保密性。

（三）有助于進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。利用電子信息檔案將更好地對檔案文件補(bǔ)漏增缺。在查漏補(bǔ)缺檔案文件的時候，傳統(tǒng)形式檔案管理需要通過手工形式來裝卷和拆卷，電子信息形式檔案管理僅僅在有關(guān)的系統(tǒng)當(dāng)中直接修改系統(tǒng)，非常便利，大大提高了工作的效率。

二、目前企業(yè)電子檔案管理過程中存在的問題分析

（一）檔案管理技術(shù)以及設(shè)施比較落后。對企業(yè)來說，在認(rèn)識檔案管理的過程中，不僅缺少專業(yè)檔案管理技術(shù)，還缺少計算機(jī)有關(guān)技術(shù)人才。企業(yè)在管理檔案信息化過程的時候要依靠計算機(jī)完成相關(guān)技術(shù)支持。當(dāng)前，雖然多數(shù)企業(yè)都有了檔案管理信息系統(tǒng)，然而由于對檔案管理技術(shù)設(shè)施投入不足，進(jìn)而造成了技術(shù)手段比較落后，同時一些企業(yè)甚至還利用傳統(tǒng)管理模式，檔案優(yōu)勢不能充分發(fā)揮出來，進(jìn)而給企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展帶來不利影響。

（二）缺乏檔案管理制度。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)在認(rèn)識檔案的有關(guān)管理上還不健全。檔案管理和收集缺少規(guī)范性，往往會發(fā)生信息缺失以及檔案丟失的問題。除此之外，企業(yè)在檔案使用以及評估當(dāng)中缺少合理性，不能充分將檔案的利用價值體現(xiàn)出來。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)偏低。目前，我國多數(shù)企業(yè)檔案管理人員為兼職，檔案沒有專業(yè)人員進(jìn)行管理，進(jìn)而造成檔案管理工作的效率比較低。另外，從事檔案管理的工作人員學(xué)歷往往比較低，并且年齡比較大。所以，對新事物的接受能力比較欠缺。多數(shù)檔案管理人員缺少專業(yè)的培訓(xùn)，其專業(yè)知識和技能都不足。同時，多數(shù)企業(yè)還是傳統(tǒng)檔案管理模式，其信息化管理水平比較低。

三、健全大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理對策

（一）強(qiáng)化檔案技術(shù)以及設(shè)備的投入力度。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)要想更好地對當(dāng)前存在的困難進(jìn)行解決，不僅要增加檔案管理硬件方面的投入力度，還需要提高軟件建設(shè)資金投入。在檔案管理隊伍建設(shè)過程中，不但要配備檔案管理專業(yè)人才，還要對計算機(jī)有關(guān)人才進(jìn)行配備。只有這樣才可以更好地提升檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

（二）健全檔案管理有關(guān)的制度。企業(yè)在對檔案有關(guān)信息進(jìn)行收集和整理有關(guān)工作的時候，要利用一體化手段來進(jìn)行控制，并且還需要在檔案管理有關(guān)工作當(dāng)中進(jìn)行對應(yīng)的考核，特別在當(dāng)今大數(shù)據(jù)背景下，檔案有關(guān)的工作人員需要對自身專業(yè)知識進(jìn)行不斷豐富，并且對專業(yè)技能進(jìn)行不斷提高，進(jìn)而能夠與時俱進(jìn)。除此之外，還可以對檔案有關(guān)工作人員進(jìn)行有效的督促，對工作人員工作的積極性進(jìn)行更好的激勵。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著大數(shù)據(jù)應(yīng)用越來越廣，其對檔案管理來說，傳統(tǒng)管理模式不能和當(dāng)前社會發(fā)展相吻合，其需要對檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，提高有關(guān)工作人員的素質(zhì)水平。為了提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，能夠從下面兩個方面進(jìn)行改進(jìn)：第一，管理檔案的工作人員需要有著比較大的時代意識，進(jìn)而保證自身知識和技術(shù)水平能夠與時俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前社會背景發(fā)展的基本需求。第二，管理檔案的工作人員需要對大數(shù)據(jù)有關(guān)技術(shù)進(jìn)行更好的掌握，通過這些技術(shù)來開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)，提高檔案的使用范圍。

（四）提高檔案管理數(shù)據(jù)的安全性。在大數(shù)據(jù)背景下對檔案進(jìn)行信息化管理，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢。構(gòu)建更加方便檔案管理工作人員操作的軟件系統(tǒng)。為了提升檔案管理數(shù)據(jù)更大的安全性，要從下面兩個方面進(jìn)行：首先，完善檔案管理的信息化水平，構(gòu)建大數(shù)據(jù)的互聯(lián)網(wǎng)平臺。其次，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，對有關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，并且改進(jìn)檔案管理的工作流程。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)，同時也面對著眾多的機(jī)遇。因此，有關(guān)工作人員需要不斷增加自身專業(yè)技術(shù)水平，提高自己業(yè)務(wù)能力，緊緊抓住當(dāng)前所面臨的機(jī)遇。只有這樣，檔案管理工作才能夠持續(xù)健康發(fā)展，將自身價值發(fā)揮到最大化。

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