淺談辦公室檔案管理工作規(guī)范化

蔡瑋桐

【摘要】辦公室檔案管理效率對(duì)整個(gè)單位效率產(chǎn)生直接影響，并發(fā)揮著重要作用。辦公室檔案工作是一項(xiàng)繁瑣且復(fù)雜的工作，需大量人力，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作變得越來越規(guī)范化。基于此，文章在檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)其重要性進(jìn)行了分析，并對(duì)辦公室檔案管理工作規(guī)范化策略進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案;規(guī)范化

辦公室是一個(gè)核心部門，復(fù)雜的工作需全面有效地進(jìn)行。檔案工作作為辦公室管理的關(guān)鍵方面，要規(guī)范化管理，以提升管理效率。但從實(shí)際分析，在檔案管理工作中，仍出現(xiàn)一些問題，對(duì)檔案管理質(zhì)量和效率產(chǎn)生一定影響。檔案管理具有系統(tǒng)性、專業(yè)性特點(diǎn)，規(guī)范化管理不但提升管理質(zhì)量，還能提升管理效率。文章立足檔案實(shí)際，對(duì)檔案規(guī)范化管理工作進(jìn)行了探究。

一、檔案管理的特點(diǎn)

（一）對(duì)資料進(jìn)行收集和保存。檔案管理工作具有一定復(fù)雜性，大部分時(shí)間用于真實(shí)材料收集和對(duì)歷史的記載。因此，在對(duì)資料進(jìn)行收集的時(shí)候，工作人員要確保資料的完整性，這就需要資料涉及廣泛領(lǐng)域。然后按照歸類的方式，存入檔案室，并做好管理工作。

（二）較大比重的文書檔案。在檔案中，占據(jù)較大比重的是文書檔案。它是由收集、分類、承辦等方面共同組成的，有時(shí)結(jié)合相關(guān)內(nèi)容，還會(huì)增加一些鑒定、檢索等環(huán)節(jié)，文書和檔案管理是相輔相成的。

（三）豐富的檔案種類。辦公室檔案管理種類繁多，具有多樣性的特點(diǎn)，如會(huì)計(jì)、行政、法律等。另外，辦公室管理的檔案形式比較多，如視頻、錄音和文字等。

二、重要性分析

（一）提升辦公效率。辦公室檔案管理工作占據(jù)重要地位，工作量大，因此，高效的工作機(jī)制，是規(guī)范化管理的內(nèi)在需求。旨在優(yōu)化管理流程，提高效率，轉(zhuǎn)變滯后問題。首先，完善傳統(tǒng)管理模式和流程，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。其次，提升效率，是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，以高效的工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、歸檔和整理。所以，規(guī)范化管理可以節(jié)約不必要的消耗，并提升管理工作效率和管理水平。

（二）提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)。在對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的同時(shí)，還要將更多注意力投入到對(duì)人才的培養(yǎng)方面，想要規(guī)范化管理檔案，工作人員素質(zhì)不容忽略。檔案工作性質(zhì)對(duì)工作人員能力產(chǎn)生直接影響，規(guī)范化的檔案管理不同于傳統(tǒng)人工操作，現(xiàn)在已轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)操作。工作方式的轉(zhuǎn)變要求管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，這樣便提升了檔案人員專業(yè)素質(zhì)和工作能力。

（三）提高了管理方式。隨著社會(huì)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代早已來臨，對(duì)于龐大的信息系統(tǒng)，檔案管理人員要借助高科技軟件，對(duì)這些繁雜的工作進(jìn)行處理。而信息化管理已成了檔案工作的主要發(fā)展方向，并要求落實(shí)規(guī)范化管理。在改革過程中，依托規(guī)范化管理進(jìn)程，推動(dòng)信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。

三、辦公室檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

（一）建立網(wǎng)絡(luò)管理體系。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已應(yīng)用在各行各業(yè)中，隨著電子技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)也得到推廣。對(duì)于存儲(chǔ)檔案工作來說，相關(guān)部門要引進(jìn)高科技，通過專業(yè)方法對(duì)龐大信息進(jìn)行整理，并結(jié)合檔案材料性質(zhì)，通過網(wǎng)絡(luò)化管理方式，對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。另外，結(jié)合不同材料，通過不同方法，針對(duì)性對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（二）增強(qiáng)信息的真實(shí)性。在檔案規(guī)范化管理中，要確保檔案管理的高效性和材料的真實(shí)性。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，不僅僅是提升速度，更重要的是轉(zhuǎn)變質(zhì)量，在信息時(shí)代，真假信息充斥，降低檔案整理的錯(cuò)誤率。另外，轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作態(tài)度，鼓勵(lì)檔案人員積極投入工作中，并與其他部門保持聯(lián)系，這樣有助于檔案人員掌握第一手材料，增加信息的真實(shí)性。選拔有責(zé)任心的人員進(jìn)行檔案工作，這樣有利于提升檔案工作質(zhì)量。

（三）提高管理人員素質(zhì)。在對(duì)辦公室檔案規(guī)范化管理的時(shí)候，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員素質(zhì)的重要作用，并為檔案人員提供廣闊平臺(tái)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，傳授更多專業(yè)知識(shí)。使檔案人員熟練掌握工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)，并具有解決突發(fā)事件的能力。此外，還要定期向檔案管理人員提出意見，確保各部門員工都能互相交流，一同進(jìn)步。另外，還要多鼓勵(lì)檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能，這些都是提升檔案管理效率的辦法。

（四）信息化檔案管理，滿足時(shí)代需求。在信息時(shí)代，信息化檔案管理是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展方向。第一，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，結(jié)合信息平臺(tái)，依托現(xiàn)代信息方法，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，增強(qiáng)信息化建設(shè)，確保全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。第二，傳統(tǒng)人工檔案管理方式，很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，這就需加大數(shù)字化檔案建設(shè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案效率低的缺點(diǎn)，以更好適應(yīng)時(shí)代需求。因此，在構(gòu)建信息系統(tǒng)過程中，優(yōu)化信息管理功能，滿足檔案規(guī)范化管理實(shí)際需求。

（五）建立檔案信息共享。檔案管理的目的是通過數(shù)據(jù)資料，提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，提高辦公室工作整體管理水平。但是，落后的管理技術(shù)阻礙檔案管理工作的發(fā)展，其應(yīng)用和創(chuàng)新價(jià)值需采用高科技管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的更新共享，從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，滿足社會(huì)發(fā)展所需。還能夠有效促進(jìn)各部門間的交流，使內(nèi)部了解檔案資源，提升工作效率。并引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，方便網(wǎng)絡(luò)之間的互動(dòng)和信息共享，有助于提升檔案規(guī)范化管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，辦公室檔案管理工作具有重要作用，推動(dòng)著未來檔案管理工作進(jìn)程。文章在對(duì)檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作量大的現(xiàn)狀，為了減少在信息時(shí)代采取傳統(tǒng)管理方法，我們要對(duì)辦公室檔案采取規(guī)范化管理，降低傳統(tǒng)檔案繁瑣的管理方式，提升檔案管理工作的效率。

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