信息時(shí)代文書檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策

田云峰

【摘要】信息時(shí)代賦予了文書檔案管理工作新的內(nèi)涵。本文分析了信息時(shí)代檔案管理工作面臨的新形勢(shì)以及在新時(shí)期呈現(xiàn)出的新問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題從人才隊(duì)伍、信息資源、服務(wù)機(jī)制、信息化建設(shè)等方面提出了積極的建設(shè)對(duì)策，以期為進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)發(fā)展提供建設(shè)性依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;文書檔案;管理;問(wèn)題與對(duì)策

當(dāng)今社會(huì)，現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展。受到互聯(lián)網(wǎng)的影響，各個(gè)行業(yè)都在潛移默化中不斷改變，文書檔案管理工作也不例外。受到信息技術(shù)的強(qiáng)力沖擊，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，文書檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，融進(jìn)新的理念和技術(shù)，緊跟時(shí)代潮流和腳步，才能滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的新形勢(shì)

毫無(wú)疑問(wèn)，伴隨信息化時(shí)代席卷全世界，隨之而來(lái)的高科技、現(xiàn)代化信息技術(shù)掀起了文書檔案管理工作的改革發(fā)展新浪潮。文書檔案信息資源體量的劇增，信息資源的整合利用、各類電子文書檔案管理系統(tǒng)的建立等，都標(biāo)志著現(xiàn)代社會(huì)文化檔案管理工作迎來(lái)了創(chuàng)新性的管理變革與技術(shù)進(jìn)步。正可謂，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。信息化技術(shù)在為傳統(tǒng)文書檔案管理模式注入新活力的同時(shí)，也在不斷顛覆傳統(tǒng)管理的思維方式，這對(duì)新時(shí)期文書檔案管理工作將是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn)。

二、信息時(shí)代檔案管理工作呈現(xiàn)出的新問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的薄弱性仍然突出。信息化發(fā)展迅猛，但各單位適應(yīng)信息化發(fā)展而對(duì)文書檔案管理工作作所出的調(diào)整卻不夠及時(shí)和有效。尤其是信息化初始，各類文獻(xiàn)資料呈現(xiàn)出“井噴”的狀態(tài)。一時(shí)間由于兩者的不匹配，導(dǎo)致文書檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱性特征尤為突出。

（二）信息資源開發(fā)利用不足。當(dāng)前，雖然很多單位開發(fā)利用了各類信息化系統(tǒng)助力文書檔案管理工作，但流于表面形式的居多，很多資源未能真正、及時(shí)、有效、充足得到使用。也就是說(shuō)，雖然現(xiàn)已進(jìn)入信息化時(shí)代，但信息化資源尚未真正得到充足的利用，信息資源開發(fā)利用不足。

（三）傳統(tǒng)文書檔案封閉落后的管理模式依然盛行。從實(shí)體管理到信息管理，從信息管理再到知識(shí)管理，這一過(guò)程是當(dāng)今信息時(shí)代文書檔案管理必然要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)。受到傳統(tǒng)觀念的影響，“重藏輕用”的矛盾依然突出。信息時(shí)代，對(duì)信息數(shù)據(jù)的“用”，要提到更重要的地位，必須要通過(guò)合理、有效的二次開發(fā)，將編研成果推送至檔案受眾。

（四）工作人員技能素質(zhì)與信息化時(shí)代要求差距明顯。信息時(shí)代對(duì)文書檔案管理的要求更為嚴(yán)格，由于管理內(nèi)涵更加豐富，文書檔案管理人員必須要及時(shí)更新觀念，提高業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能。然而，很多單位對(duì)文書檔案管理人員缺乏培訓(xùn)教育，導(dǎo)致其技能與信息化建設(shè)要求差距拉大。

三、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策

（一）以人為本，優(yōu)化文書檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。優(yōu)秀的人才隊(duì)伍、科學(xué)合理的人才梯隊(duì)和結(jié)構(gòu)，是確保新時(shí)期信息化時(shí)代背景下推進(jìn)文書檔案管理又好又快發(fā)展的基本保證。沒有人才，就失去了基礎(chǔ)，一切都會(huì)變成空談。要培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要的高技能文書檔案管理人才，既要加強(qiáng)檔案管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)不斷提高人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。當(dāng)前形勢(shì)下，單位必須要以現(xiàn)代信息化要求為指導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍關(guān)于現(xiàn)代信息技術(shù)的開發(fā)和利用，增強(qiáng)理解、獲取、利用信息的技術(shù)能力，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍，以確保管理人才隊(duì)伍體系科學(xué)、合理。

（二）資源優(yōu)化，全面擴(kuò)充文書檔案的信息資源庫(kù)。信息資源整合，是文書檔案管理的有效方式。要做好該項(xiàng)工作，首先要做好日常文檔管理的數(shù)據(jù)采集、整理、加工和利用;其次要根據(jù)具體形勢(shì)做好文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，確保信息資源整合的有效性和科學(xué)性，并在此基礎(chǔ)上提升檔案信息資源推送和利用服務(wù)，構(gòu)筑文書檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作之間的橋梁，提升文書檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。

（三）統(tǒng)籌全局，打造系統(tǒng)完善的綜合服務(wù)機(jī)制。在信息化時(shí)代背景下，要做好文書檔案管理工作，必須要立足新形勢(shì)和新要求，將深入開展文書檔案管理事業(yè)作為根本目標(biāo)，站在新的高度統(tǒng)攬全局、綜合協(xié)調(diào)，提升檔案管理的工作內(nèi)涵，處理好檔案整理保存與保密安全及有效利用之間的關(guān)系，建立完善、系統(tǒng)的檔案綜合服務(wù)機(jī)制，有效利用管理制度化提高服務(wù)水準(zhǔn)和工作效率。

（四）科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，確保文書檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。數(shù)字化和信息化，是信息時(shí)代檔案管理工作面臨的必然趨勢(shì)。這也是文書檔案管理從傳統(tǒng)模式向智能化方向轉(zhuǎn)型的必經(jīng)階段。近年來(lái)，云計(jì)算、人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)對(duì)文書檔案的信息化建設(shè)，將產(chǎn)生變革性的影響，要確保文書檔案管理的穩(wěn)步推進(jìn)，必須要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊庾R(shí)，制定文書檔案事業(yè)信息化發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子政務(wù)等信息資源之間實(shí)現(xiàn)有效聯(lián)接。

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