加強社會保險檔案管理的對策及建議

楊麗娟 程鵬

【摘要】現階段，社會保險檔案管理存在重視度不足、缺乏統(tǒng)一管理制度、缺少專業(yè)管理人員、管理設施配置不足等問題。要想提升社會保險檔案管理水平，需提升對于這項工作的重視度，實現檔案管理的規(guī)范化和制度化，建設專業(yè)的社會保險檔案管理隊伍，推動社會保險檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】社會保險;檔案管理;對策;建議

作為國家檔案體系中的重要組成部分，社會保險檔案中記錄了機關單位、企事業(yè)單位、社會組織等為員工繳納五大社會保險（包括養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育）的具體信息，包括各項保險費用的繳納基數、統(tǒng)籌時間、保險關系轉移等，還準確記錄了各單位退休檔案審批、待遇計發(fā)、退休金發(fā)放的情況。一般來說，社會保險檔案都是由各單位或托管機構保管的，為了確保檔案信息的真實性、全面性、準確性，提升檔案利用率，應跟隨時代發(fā)展，優(yōu)化社會保險檔案管理。

一、社會保險檔案管理存在的問題

目前，需歸屬于社會保險檔案的，主要有以下幾類文件資料：1.政策依據類。即國家和地方出臺的各項有關社會保險的法律法規(guī)和政策性文件。2.業(yè)務憑證類。即在社會保險費用扣繳、匯繳、轉接、報銷、理賠等環(huán)節(jié)產生的憑證。3.結算賬卡類。具體包括社會保險費用管理手冊、養(yǎng)老保險手冊、費用匯繳賬冊、參保人員花名冊、保險關系轉遞清單、轉接變更登記卡等。4.統(tǒng)計報表類。包括社會保險費用匯繳統(tǒng)計表、參保人員工資變動情況統(tǒng)計審核表等。5.離退休人員社會化管理類。具體包括退休人員待遇統(tǒng)計、生存調查表、遺屬待遇審批表等。6.電子檔案類。這是指社會保險工作實現網絡化辦公后形成的數字化檔案。

現階段，我國社會保險檔案管理存在以下幾個問題：1.重視程度欠缺。社保經辦機構未正確認識到社會保險檔案資料的價值，將工作重心放在社會保險的擴面征繳上，對于社會保險檔案管理工作重視度不足。2.缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理制度。國家為了規(guī)范社會保險檔案的管理，發(fā)布了社會保險檔案管理制度，但是各地社保經辦機構在按照規(guī)范實施標準化檔案管理的積極性及進度上存在較大差異，有些區(qū)域檔案信息不全，不同區(qū)域歸檔范圍不明確，導致檔案信息無法實現高效利用。3.缺少專業(yè)的社會保險檔案管理人員。部分社會保險部門缺乏專門的檔案管理機構，檔案管理人員業(yè)務水平過低，部分為兼職人員，沒有專業(yè)知識背景。4.社會保險檔案管理設施配置不足。隨著社會保險制度的健全，社會保險檔案資料增多，檔案室?guī)烊萘考毙柙龃螅易詈媚軌蜃龊梅莱薄⒎阑鸸ぷ鳎⑶腋鶕n案管理信息化建設進程，完善相關的硬件、軟件設置配置，加強計算機網絡通信安全管理。

二、加強社會保險檔案管理的對策及建議

（一）提升社會保險檔案管理重視度。在特色社會主義建設進程中，國家對于社會保險的重視度一直在提升，在這種情況下，社會保險經辦機構應該充分重視對于社會保險檔案的管理，將之納入部門的發(fā)展規(guī)劃中，在年度工作計劃中，制定科學合理的社會保險檔案管理改進計劃，加大人力物力資源投入，將檔案房擴建，配置現代化管理設備及專業(yè)人員，建立健全檔案管理制度。

（二）實現檔案管理的規(guī)范化和制度化。在大數據時代背景下，社會保險檔案具有較高的價值，為了提升檔案利用率，國家應該制定科學合理、標準統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度，明確規(guī)定各社會保險經辦機構在檔案管理上的人力物力配置要求，明確各類文件歸檔的要求及標準，明確檔案信息在真實性、完整性、及時性上的要求，從而確保檔案信息的參考價值。同時，健全社保檔案管理落實考核機制，將社會保險檔案管理工作任務細分到各個部門，并建立科室聯動機制，相互監(jiān)督，分工協作。

（三）建設專業(yè)的社會保險檔案管理隊伍。根據現代化社會保險檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學習計算機技術、數字化技術相關軟件、硬件設施的使用，為社會保險經辦機構提供人才支持。而且，社會保險經辦機構應該設立專門的檔案管理部門，根據工作需求合理設置崗位，引進專業(yè)的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續(xù)教育。比如說，現在很多社會保險檔案管理人員存在信息素質不足的情況，機構在配置信息化檔案管理設施后，應該組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕。

（四）推動社會保險檔案管理信息化建設。用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，社會保險檔案管理機構必須意識到檔案管理信息化建設的意義，充分重視檔案信息化建設工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備，構建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴大檔案的利用范疇。

三、結語

社會保險檔案具有保存、查考、利用的價值，作為社保經辦機構，應該保證檔案資料的完整、真實，從而確保檔案信息能夠準確反映當地經濟發(fā)展情況，作為當地發(fā)展規(guī)劃的依據，為當地社會保險體系的構建與完善提供信息支持，促進和諧社會的構建。作為社會保險檔案的管理機構，應該充分重視保險檔案管理工作的重要性，積極履行崗位職責，提升辦事效率，提升工作質量，為人民服務。現階段，我國保險檔案管理水平比較低，存在諸多問題，必須予以重視，及時解決。

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