大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

王玉宗

【摘要】隨著云計算以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代正掀起浪潮。高校檔案管理部門所承擔的職責是非常重要的，包含了提供信息、服務(wù)決策以及檔案管理等，因此傳統(tǒng)的管理模式受到了大數(shù)據(jù)時代強烈的沖擊。為更好地對時代的要求進行適應(yīng)，我們在此基礎(chǔ)上對高校檔案管理模式進行了積極的改變。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;高校檔案管理;模式變化

一、大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。檔案的收集、整理以及保存、利用等，是傳統(tǒng)檔案管理的主要工作。通常情況而言，首先做的是對檔案的價值進行判斷，然后再根據(jù)檔案的價值按照相關(guān)的規(guī)定確定該檔案所需要保存的年限，最后則是將檔案進行相關(guān)的整理和保存。但是傳統(tǒng)的檔案管理思路在大數(shù)據(jù)時代受到了不小的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代的檔案保存更多的是對數(shù)字化以及電子化進行強調(diào)，注重于檔案的服務(wù)性以及利用性功能。傳統(tǒng)的檔案管理一般更加側(cè)重于紙質(zhì)檔案的保存，注重的是檔案的保存，就利用方面而言，并沒有太大的便利性。

（二）對檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。人工整理方式是傳統(tǒng)檔案管理的主要方式，利用人工對紙質(zhì)檔案進行保存以及整理，屬于粗放式的管理。而大數(shù)據(jù)時代的檔案管理由于強調(diào)的是電子化以及數(shù)字化，因此其管理方式就要求信息化水平的提升，讓檔案管理的信息化作用于儲存檔案的使用便利性。

（三）對檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)。就傳統(tǒng)的檔案管理而言，需要注重三個方面，分別是人防、技防和物防。只要做到了這三個方面。基本上可以保證檔案管理的安全性。但是在大數(shù)據(jù)時代，由于檔案的管理以信息化和電子化作為依托，那么在安全性方面就有了更大的挑戰(zhàn)。對檔案數(shù)據(jù)進行儲存的電子設(shè)備具有使用年限等限制性因素，因此這一因素可能會造成數(shù)據(jù)檔案的丟失。另外，客戶端比較容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，所以網(wǎng)絡(luò)安全需要特別注意。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的改革及建議

（一）轉(zhuǎn)變觀念。大數(shù)據(jù)時代，為了讓高校檔案管理系統(tǒng)更好地適應(yīng)時代要求，應(yīng)該對檔案管理系統(tǒng)中的管理人員的大數(shù)據(jù)意識、大檔案思想進行建設(shè)。讓管理人員更好地從傳統(tǒng)的檔案保存，到現(xiàn)在的檔案使用上進行轉(zhuǎn)變，將檔案的服務(wù)型觀念植入心中，促使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向進行過渡。

（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。檔案數(shù)據(jù)的使用以及儲存由于涉及到的是高校的多個部門，為了更好地進行管理，應(yīng)該建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制。協(xié)調(diào)機制的建立應(yīng)該將學校各個部門之間進行聯(lián)合，例如學生處、財務(wù)處、人事處以及黨政辦等，另外，信息中心、圖書館等也需要進行統(tǒng)籌，如此才可以實現(xiàn)多個部門之間的資源共享。

（三）制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。檔案數(shù)據(jù)的加工使用以及處理，不僅有利于提升檔案的服務(wù)性，還可以在一定程度上促進高校的發(fā)展。所以高校的管理人員應(yīng)該建立專項小組，對檔案的大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略進行制定，讓高校的檔案數(shù)據(jù)資源得到充分的利用，并且檔案數(shù)據(jù)的二次使用以及加工得以實現(xiàn)。高校的科研人才眾多，在科研項目上非常具有優(yōu)勢，因此應(yīng)該讓高校檔案數(shù)據(jù)的作用在最大程度上得到發(fā)揮。

（四）建立現(xiàn)代化的檔案管理理念。建立現(xiàn)代化的檔案管理理念需要做到兩點：一是做好檔案管理的宣傳工作，二是對現(xiàn)代化的檔案管理理念進行宣傳和普及。宣傳檔案管理工作的主要內(nèi)容是：在大數(shù)據(jù)時代對檔案管理所造成的影響，以及檔案管理在大數(shù)據(jù)時代應(yīng)該做出怎樣的改變，才能更好地與時代的發(fā)展相符合。還有一點是檔案管理在新的時期管理功能應(yīng)該如何進行轉(zhuǎn)變。在對現(xiàn)代化檔案管理理念進行宣傳的時候，應(yīng)該著重注意宣傳理念是什么，其主要理念是讓兩個功能轉(zhuǎn)變，分別是從原來的保存功能轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型功能，由原來的保存、使用、查詢功能轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的數(shù)據(jù)服務(wù)功能。

（五）對檔案人才隊伍的建設(shè)進行加強。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得原有的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)逐漸不適用于新的變化，因此需要對專門的人才隊伍進行培養(yǎng)，補充管理人員在相關(guān)方面的知識。這就需要高校加強管理人員新知識的輸入，同時大力培養(yǎng)相關(guān)方面的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。在高校檔案管理部門中，專業(yè)的技術(shù)人員是較為緊缺的，所以高校在進行人員招聘的時候，應(yīng)該將檔案管理部門所需要的計算機以及網(wǎng)絡(luò)方面的人才多加留意。由于現(xiàn)有的檔案管理人員對于原有的檔案資料了解程度比較深，為了讓檔案管理信息化模式推行的更加順利，應(yīng)該對現(xiàn)有的管理人員進行相關(guān)技能的強化，提高原有管理人員的現(xiàn)代化檔案管理水平。

三、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，管理部門應(yīng)該積極推動高校檔案管理信息化發(fā)展，讓檔案管理更好地為高校的發(fā)展服務(wù)。

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