醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用

韋香玲

【摘要】醫院文書檔案管理屬管理工作的重要組成部分，科學的檔案管理可為醫院持續發展奠定基礎。PDCA循環是現代新興技術，其反映工作過程結果，有利于推進管理持續發展。文章對PDCA循環內容及其在醫院文書檔案管理中實際應用分析，旨在為促進醫院長久發展提供有力參考。

【關鍵詞】醫院;文書;檔案管理;PDCA循環

PDCA循環是針對任務目標，制定科學計劃并實施、檢查、評價的管理體系。PDCA循環實施中，舊信息被新信息代替，問題得到解決，管理效率較高。也就是說，循環的過程也是高效處理的過程。PDCA循環在醫院文書檔案管理中的應用可以有效提高管理質量，通過建立模型，可確保檔案管理科學發展。

一、醫院文書檔案管理內容及PDCA循環

（一）醫院文書檔案管理內容。文書管理屬醫院日常工作的重要內容，其將公文轉化為檔案并儲存，將醫院重大事件及時記錄。文書檔案管理包含對資料收集、整理、歸檔、利用多個步驟，時代進步影響下，文書檔案管理工作作用愈加明顯。

（二）PDCA循環。PDCA循環是管理學中的重要模型，其將計劃、實施、檢查、處理結合起來，循環運作，形成管理學有效模型。PDCA循環評價后，將發現一系列問題，通過對計劃、實施、檢查各步驟進行分析，從而提出對應解決措施。PDCA循環不斷重復，屬螺旋式上升，各環節相互聯系，互相優化，在醫院文書檔案管理中的應用能夠提高其管理效率及質量。

二、醫院文書檔案管理中PDCA循環應用分析

（一）計劃。1.醫院文書檔案管理中檔案能從整體中表現出醫院實情，需對檔案科學管理，建立必要制度，完善制度規范，確保醫院文書檔案管理向科學化發展。2.醫院文書檔案管理中需對文案收集歸檔，此過程消耗大量時間。確定文書檔案歸檔才能開展文書檔案保管，管理中，應確定具體檔案規范范圍，提高管理效率及質量：（1）設計歸檔目標，文書檔案管理中要確立具體目標，要目標為指引，結合文書檔案特征、形成，創建基準點。操作中不同科室檔案具有差異性，需建立分類歸檔目標，加強科室間溝通，了解其特點，對歸檔范圍進行完善。（2）檔案收集中，針對目標開展收集，過程中工作人員要認識到自身責任，嚴格統計資料，確保資料完善、可靠。（3）合理分類是科學管理的必要支持，實施分類可提高工作質量。分類中，搜集不同科室情況，對部分科室檔案交集情況，應合理區分，避免混淆，便于文書檔案使用。3.應完善制度，規范流程，制定工作人員培訓計劃，提高其專業能力，提升業務水平，滿足新時代醫院穩定進步對檔案管理的要求。4.可引進現代設備，實現檔案管理自動化，以信息系統，實現高效檔案管理。

（二）實施。1.醫院應積極響應政府號召，按照政府《國家檔案局8號令》等文件，對檔案安全管理、規范整理，制定科學的檔案管理制度。可建立醫院內網，區別互聯網，確保電子檔案無法上傳，具有安全性和可靠性。使用上應確采取科學制度保證檔案規范，對應崗位將文書檔案制度編入醫院制度規范，實現程序化操作。2.應強化檔案管理流程，規范流程：（1）實踐中，管理部門注重觀察文書檔案年限，以年限開展整理，確保文書檔案無遺失。整理中，分析檔案價值，分類整理。（2）檔案應第一時間歸檔，避免丟失。檔案及時填充，補齊材料，外觀保持整潔。（3）嚴密銷毀檔案。文書檔案可反映醫院不同時期發展，其價值具有時限性，一定時間后，應及時銷毀。管理部門先統計需銷毀數量清單，上交審批通過后，指派專員監督銷毀過程，銷毀后，刪除文書檔案管理目錄。3.后期學習可提高檔案管理質量。管理中，應確定科學檔案管理理念，培養工作人員責任意識、管理意識。傳統文書檔案管理中工作人員對檔案重視程度不夠，導致檔案缺失、管理不當。因此，應加強工作人員對檔案管理的認識，培養其專業知識，定期開展進修和外出學習事宜，讓其不斷提升自身專業能力，發現當下管理中的不足并改善。4.硬件支持是文書檔案管理科學性的基礎，設備上應結合時代發展和科技進步，引進現代化設備，滿足日常檔案管理需求。引進管理自動化系統，以自動化提高管理質量的，落實文化管理。

（三）檢查。實際應用中為避免違章、錯誤操作出現，應加強監督檢查。可在檔案管理中建立高素質管理隊伍，由醫院不同科室負責人及管理部門組成，在文書檔案管理上，以抽查、摸查實現不定期檢查，對檔案管理全面監督。

（四）總結評價。總結評價屬收尾工作，關系整個管理工作效率和效益。文化檔案管理中，應積極組織研討會議，針對檢查中的不足探討，找出問題出現原因，研究解決方式。從而促進文化檔案管理工作規范。檔案管理中，應認識到PDCA優勢，遵循其原則，提高管理質量。

三、結束語

對醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用分析，應認識到PDCA循環的內容，了解醫院文書檔案管理工作的重要性，在此基礎上分析醫院文書檔案管理中PDCA循環應用，將兩者結合起來，提高醫院文書檔案管理質量及效率，為醫院長久發展奠定堅實基礎。

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