高校檔案數(shù)字化管理實(shí)踐研究

萬(wàn)真真

【摘要】近些年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理有了新的路徑，即數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，它能夠簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)，保證檔案安全，也有著充分的容量去容納越來(lái)越多的信息。然而，如何更為迅捷地從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，成為許多檔案管理工作人員想盡快解決的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案數(shù)字化;檔案管理;實(shí)踐研究

本文將立足于高校檔案管理的特點(diǎn)，針對(duì)當(dāng)下高校檔案管理的現(xiàn)狀以及許多高校在向檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型中遇到的問(wèn)題，分析得出相應(yīng)的解決策略與優(yōu)化辦法，以供業(yè)內(nèi)人士參考并付諸實(shí)踐。

一、高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）進(jìn)行數(shù)字檔案管理有利于順應(yīng)新時(shí)期的要求。新時(shí)期，指的是計(jì)算機(jī)技術(shù)通用、大數(shù)據(jù)時(shí)代潮流沖擊的時(shí)期。新時(shí)期對(duì)于高校檔案管理提出了更多更高的要求，比如說(shuō)：檔案管理的信息容量必須更大，檔案管理對(duì)于信息的檢索必須更快速更精準(zhǔn)，檔案管理對(duì)于檔案的保存也應(yīng)當(dāng)更加安全便捷。因此，檔案管理的數(shù)字化能夠有效順應(yīng)新時(shí)期的要求，不至于在新時(shí)期的狀況下落后于時(shí)代，從而讓檔案管理嚴(yán)重拖高校行政管理的后腿。這種情況只有在檔案管理數(shù)字化中才能完成。

（二）進(jìn)行數(shù)字檔案管理有利于提高檔案管理的工作效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)以便捷、快速著稱。在這樣的情形之下，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字檔案管理有利于提供檔案管理部門的工作效率。首先，如果有人需要提取檔案相關(guān)信息，他可以通過(guò)技術(shù)平臺(tái)直接進(jìn)行提取，或者通過(guò)檔案管理部門的幫助快速檢索，節(jié)省了中間許多手續(xù)與工作環(huán)節(jié)。其次，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)平臺(tái)修改檔案的錯(cuò)誤便捷快速，不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案那樣出現(xiàn)錯(cuò)誤訂正時(shí)需要經(jīng)過(guò)多重手續(xù)，跑多個(gè)部門修改。最后，由于計(jì)算機(jī)容量空間較大，數(shù)字檔案管理能夠提供更大容量空間以供檔案信息的儲(chǔ)存，從而解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要開(kāi)辟儲(chǔ)存空間的一大難題，節(jié)省了辦公室的儲(chǔ)存空間，從而騰挪出更大空間進(jìn)行其他方面的管理。數(shù)字化檔案管理對(duì)于提高檔案管理工作效率主要體現(xiàn)在以上三點(diǎn)。

（三）進(jìn)行數(shù)字檔案管理有利于高校內(nèi)的資源共享，拓寬資源整合渠道。看一個(gè)高校的水平，主要是看其教學(xué)水平和學(xué)術(shù)水平，那么這期間就少不了對(duì)資源的獲取利用過(guò)程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理使得師生在獲取檔案信息的時(shí)候花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)、過(guò)程較繁瑣麻煩，不利于高校內(nèi)信息資源的流通與共享。如若采用數(shù)字檔案管理的方式，就有利于各方使用計(jì)算機(jī)平臺(tái)直接進(jìn)行資料的檢索，從而在平臺(tái)上能直接獲取電子信息，方便快捷。不僅如此，數(shù)字化檔案管理也利于師生對(duì)檔案信息自覺(jué)地進(jìn)行有效歸檔，因?yàn)檫@一切可以直接在高校內(nèi)部的技術(shù)平臺(tái)上完成。綜上，數(shù)字檔案管理有利于高校內(nèi)的資源共享問(wèn)題，也拓寬了高校內(nèi)的資源整合渠道，從而為提高高校的教學(xué)學(xué)術(shù)水平提供了硬件支持。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀與數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）高校行政管理體系對(duì)于檔案管理重視度不夠，資金投入不足。目前，許多高校行政管理體系對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)于檔案管理部門的重視度不夠。總是覺(jué)得檔案管理部門僅僅做了編號(hào)、整理和儲(chǔ)存的工作，并不覺(jué)得這是一份具有技術(shù)含量的工作。其實(shí)這種認(rèn)識(shí)是錯(cuò)誤的，它會(huì)直接導(dǎo)致高校行政管理體系中，忽視檔案管理工作資金投入。沒(méi)有資金，檔案管理部門的相關(guān)工作也就很難開(kāi)展，推行數(shù)字化改革也是難上加難。不僅如此，對(duì)于檔案管理的忽視會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理的管理制度不夠健全完善，沒(méi)有非常標(biāo)準(zhǔn)的體系，沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)反饋機(jī)制，其數(shù)字化改革也就無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依。導(dǎo)致高校檔案管理的數(shù)字化改革舉步維艱。

（二）檔案管理工作人員數(shù)字化技術(shù)掌握程度不足。目前許多高校檔案管理工作人員是很久之前招聘的員工。他們所習(xí)得的專業(yè)知識(shí)往往還停留在傳統(tǒng)的檔案管理的方式與手段上。檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作人員數(shù)字化專業(yè)素養(yǎng)不足，將直接影響檔案管理數(shù)字化的改革。如果對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)習(xí)操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，由于這種培訓(xùn)將占用員工的休息時(shí)間，所以也會(huì)被員工所排斥抵觸。再加上員工對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式非常熟悉，因此在最開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理甚至還會(huì)比運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式更慢。導(dǎo)致檔案管理部門在最開(kāi)始看不到數(shù)字化改革的成效所在，檔案管理工作人員也不愿意舍棄之前一直運(yùn)用的傳統(tǒng)檔案管理手法，進(jìn)一步造成了檔案管理數(shù)字化改革的推行難、實(shí)施難、推廣難。

三、高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，提高資金投入。首先，一切需要在意識(shí)上加以強(qiáng)調(diào)，才能讓這種觀念深入人心，從而更好地進(jìn)行檔案管理工作。首先，高校的行政管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于高校發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。檔案管理部門所主導(dǎo)的資源信息的高效流通將直接影響著高校的學(xué)術(shù)水平和教學(xué)水平，從而促成高校整體素質(zhì)與多方能力的提升，對(duì)于高校多方位發(fā)展、整體口碑信譽(yù)都有著良好的促進(jìn)作用。除此之外，高校的行政管理人員應(yīng)該弄清楚檔案管理的實(shí)質(zhì)，改變以往“檔案管理是一勞永逸的工作”的錯(cuò)誤觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而對(duì)其提高資金投入，以便于其吸引技術(shù)人才加入到高校檔案管理部門中，也可以對(duì)其數(shù)字化檔案管理設(shè)備進(jìn)行硬件軟件上的更新，從物質(zhì)上直接跟進(jìn)檔案管理數(shù)字化改革的新要求。

（二）培養(yǎng)并選拔專業(yè)人才，提高檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)。人才，在高校檔案管理數(shù)字化改革的進(jìn)程非常重要。由于高校是事業(yè)單位，其人員流通不夠頻繁活躍，甚至往往呈現(xiàn)出“一潭死水”沒(méi)有新鮮血液注入的狀態(tài)。在這種總體態(tài)勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理人員對(duì)數(shù)字化管理改革有著抵觸情緒，檔案管理部門上下并不能形成較普遍的數(shù)字化管理的意識(shí)。首先，高校檔案管理部門需要招聘相應(yīng)的技術(shù)人才，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作能熟稔于心，從而也能帶動(dòng)整個(gè)部門其他“老人”對(duì)于新技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)。其次，高校檔案管理部門必須對(duì)現(xiàn)有的人才進(jìn)行培養(yǎng)，設(shè)立完善的績(jī)效考核制度，并且將數(shù)字化技術(shù)認(rèn)知和操作能力同選拔機(jī)制掛鉤，來(lái)激勵(lì)員工主動(dòng)學(xué)習(xí)新的操作技術(shù)。比如說(shuō)定期對(duì)其開(kāi)展培訓(xùn)課程，進(jìn)行巡回講座，都有利于當(dāng)前檔案管理部門對(duì)人才進(jìn)行選拔。這將有利于促進(jìn)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的整體專業(yè)素養(yǎng)，從而進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的改革推行工作。

（三）加快數(shù)字化檔案管理制度的建立健全與完善。大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)得太快，因此，許多高校檔案管理部門措手不及，在相關(guān)的管理規(guī)章制度上面并不能很好地有效跟進(jìn)。這也導(dǎo)致了目前正在踐行嘗試數(shù)字化檔案管理改革的高校找不到運(yùn)用數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，不知道相關(guān)規(guī)章制度，不熟悉相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從而無(wú)意識(shí)地出現(xiàn)了違規(guī)等狀況，大大影響了檔案管理的整體效率。因此，高校行政體系必須將加快數(shù)字化檔案管理制度的建立健全與完善納入到目前的工作計(jì)劃中去，讓檔案管理工作人員能盡快在數(shù)字化的實(shí)踐與規(guī)章制度上有章可依，從而更好地規(guī)范在過(guò)渡期間的檔案管理工作。這樣也能提高檔案管理工作部門的整體管理效率，讓數(shù)字化的管理模式深入人心。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高校檔案數(shù)字化管理實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并對(duì)專業(yè)人才進(jìn)行相應(yīng)的培養(yǎng)與選拔，以提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素養(yǎng)。在數(shù)字化過(guò)渡進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合實(shí)際情況和學(xué)校行政管理工作的自身特點(diǎn)與風(fēng)格，有的放矢地進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從而為高校的檔案管理工作提供相應(yīng)程度的保障，以最終達(dá)到提高工作效率的目標(biāo)。

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