農業科研檔案信息化管理存在的問題及對策分析

王燦

[摘 要]作為農業科研知識和關鍵信息資源，農業科研檔案有其特定的歸檔范圍及利用價值。本文分析農業科研檔案存在的諸多問題，提出農業科研檔案在信息化軟硬件、信息資源共享平臺和復合型人才隊伍建設等方面的對策，旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]農業科研;檔案管理;信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.084

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

農業科研檔案記錄了農業科研團隊或個人農業科學研究活動的全過程，是農業科研工作者智慧、勞動和經驗的反映。從本質屬性看，農業科研檔案在一定程度上體現了一定階段農業科研的學術水平，反映了農業科研工作從調研征集問題、申報立項、研究實施、鑒定驗收、成果獎勵申報和成果推廣與轉化等全部研究過程的歷史資料。在“數字”“智慧”為關鍵詞的知識經濟時代，信息和知識價值日益凸顯。從機構層面看，農業科研檔案是重要的信息資源和顯性知識，應將其應納入組織機構的信息資源管理體系和知識管理體系中來;從科研檔案管理自身發展趨勢看，農業科研檔案在完成了從實體管理到信息管理的發展后，正經歷著從信息管理到知識管理再向知識服務的過渡。農業科研檔案管理納入信息資源管理體系和知識管理體系之后，本單位科研檔案建設成為本單位的知識庫和思想庫。

1? ? ?農業科研檔案信息化引領農業科研發展方向

國家科學技術委員會、國家檔案局在1987發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》第七條規定，農業科研文件資料歸檔范圍分為五大部分，分別是研究準備階段資料、研究實驗階段資料、總結鑒定驗收階段資料、成果獎勵申報階段資料和科研成果推廣與轉化應用階段相關資料。農業科研檔案信息化是在檔案管理過程中，充分利用現代電子信息技術和互聯網手段，實現對檔案信息資源收集、管理和利用的過程。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確指出檔案信息化要具備以下六大核心內容，即檔案信息化基礎設施建設、資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設和安全保障建設，這六大內容板塊相互支撐，不可或缺。作為農業檔案的信息化而言，就是要在農業科研領域引領研究發展方向，全面利用現代電子信息技術、互聯網大數據等手段，全面深入實現對農業科研檔案資料的信息化，促進農業科研管理轉型升級。

2? ? ?農業科研檔案信息化管理存在的問題

隨著互聯網等現代信息技術的快速發展，檔案管理部門內部外部環境越發復雜，傳統工作模式和方法都需要進行重大設計和改造，檔案資料的管理范圍、對象和層次都發生了重大變化。管理過程的電子化、網絡化、規范化勢在必行。農業科研檔案信息化建設要著眼于提高農業科研檔案利用效率，具體涉及檔案收集、數據整理、立卷方式、歸檔時間、保管程序、錄入系統和在線查閱等所有環節的信息化和規范化管理。隨著農業現代化進程的加快，農業科研成果和農業科研檔案信息資源的利用需求與日俱增。如果農業科研檔案信息化建設滯后于現實需要，不能使檔案信息資源得到及時開發和利用，檔案信息管理工作就失去了方向和意義。目前，農業科研檔案信息化建設仍存在以下問題。

2.1? ?信息化管理觀念落后

目前，農業科研檔案管理中仍存在重歸檔、輕利用，重保密、輕共享的問題。總體來看，農業檔案歸檔率低于普通文書檔案，這由多方面的原因造成。一是農業科研檔案的形成主體是科研項目負責人，而負責人所在單位的科研管理部門參與項目的結題驗收工作，因此，農業科研人員必須把研究過程資料和成果資料等上交給科研管理部門。二是科研管理部門每年將形成的科研檔案在移交檔案部門時，由于各種原因只移交了一部分，造成科研項目檔案多處存放，即科研項目主持人、科研管理部門和檔案館。這種多主體管理，勢必造成科研檔案不完整。三是農業科研檔案具有一定的涉密性和服務對象的特定性，諸多檔案主體嚴重影響科研信息知識產權保護、整合與利用，造成科研信息資源及其潛在價值難以有效發揮。現實中的農業科研檔案收集整理是在項目結題驗收完成后進行整理歸檔的，而項目在后續開發成果、轉化與應用等過程中，產生的技術檔案資料一般不作為強制歸檔的范疇，造成農業科研檔案難以準確、完整、系統管理。

2.2? ?檔案信息利用率低

農業科研檔案信息載體具有大量資源，許多原生性農業科研信息資源以紙質形式保存，少量的電子文件載體缺失必要的軟硬件設施，隨著時間流逝或軟硬件不斷更新，不可避免地會造成原生性數據信息資源的流失或缺損，極大影響科研檔案在知識、技術、憑證等方面的傳承、開發和利用。對檔案原始資料和數據進行歸納、分析、研究等加工處理處于低層次階段，如檔案統計基礎數據、編研成果簡介、科研元數據資料不能形成現實生產力，嚴重影響科研成果的推廣和轉化，形成不能對接的農業科研需求的局面。我國當前絕大多數檔案館保管的檔案仍以紙質檔案為主，接收進館的電子文件格式不一，各電子文件數據庫由于標準不同難以形成聯動效應，造成信息孤島現象。此外，絕大多數檔案館的數字化工作只是簡單地將紙質檔案進行掃描，數字化成果只是圖片，沒有進行數據化處理，無法利用大數據進行處理。

2.3? ?缺失檔案技術標準規范

由于缺乏數字化、網絡化的農業科研檔案共享平臺，農業科研檔案的信息共享、信息查詢、學術查新等服務不盡人意。低水平科研項目重復研究投入、學術不端行為難以抑制。隨著政府信息化進程地推進，大多數國家級和省部級的縱向農業科研項目已采用在線申報、評審、填報進度、提交成果及結題、報獎等工作，依托相應網站或操作平臺均留存了電子文件，檔案管理人員無法實現及時歸檔。即使將電子文件打印為紙質文檔，由于元數據依附于原設備造成元數據缺失，難以保證電子文檔的真實性、安全性和完整性。此外，不同計算機硬件和軟件平臺不同步，元數據不能實現即時轉換遷移，常常發生“讀不出來”或“數據丟失”現象，勢必造成現有農業科研檔案收集處理處于無序狀態。

2.4? ?檔案人員綜合素質不高

農業科研檔案工作的專業性不置可否。以網絡、軟件、檔案網站等信息化手段為數據閉鎖，為科研檔案工作開辟了嶄新的業務領域，農業科研檔案管理工作不能適應農業科研創新活動的要求，存在催收檔案資料不及時，科研檔案不完整、不系統的問題;農業科技知識相對缺乏;現代信息化知識欠缺;檔案管理人員頻繁換崗，專業知知識更新欠缺，業務培訓不夠，農業科研檔案編研開發不充分等問題，農業科研檔案停留在重管輕用層面，農業科研檔案人員只是一個傳統意義上的“保管者”，極大降低農業科研檔案工作者的專業聲譽。

3? ? ?農業科研檔案信息化構建的著力點

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確提出了檔案信息化建設的具體內容。檔案信息化實踐證明，在信息化時代，農業科研科研檔案管理工作走“數字”“智慧”道路。在轉變概念、統一思想，建立健全農業科研檔案信息化總體規劃和規章制度的條件下，必須著力強化農業科研信息化人才隊伍建設。

3.1? ?著力于構建農業科研檔案信息化的軟硬件建設

在信息轉型過程中，農業科研檔案信息化需要先進的硬件設備輔助完成。因此，按照國家和行業有關規定，選購標準硬件設備，要充分考慮與農業科研檔案管理軟件匹配、數據庫和信息方式的標準化，如多功能掃描儀和ORC智能識別技術等設備將文字、圖片、聲像等資料轉化為數據資料，高端統計分析軟件對檔案信息數據進行分析處理。在農業科研檔案數據存儲和更新過程中，云計算技術能夠有效降低數據存儲和管理成本，基于云計算云平臺采用多種安全技術在云端控制農業科研檔案數據存儲、查閱和傳輸，確保檔案數據的完整性和安全性。

3.2? ?著力于農業科研檔案信息化管理模式構建

在現代信息技術條件下，農業科研檔案的部分成果資料已經進行網絡化集成，并搭建完善的農業科研檔案特色資源數據庫和共享平臺。農業科研檔案特色資源數據庫和共享平臺能夠提供全方位、多功能的信息資源共享，提供特定用戶群體的專業服務，為特定用戶提供專門的交互方式信息咨詢，同時對基本科研信息進行加工、提煉和深度開發，實現科研檔案的資源共享目標。因此，檔案行政機構依托電子政務云計算平臺，建立數字檔案網絡系統，通過與第三方軟件廠商進行合作，設立統一標準與規范，推動數字檔案在不同層次、不同部門之間實現互聯互通，向社會提供數字檔案服務。

3.3? ?著力于打造農業科研檔案復合型管理人才隊伍

高素質的復合型農業科研檔案管理人才是實現檔案信息化管理的關鍵因素。農業科研檔案工作人員要加大專業培訓和繼續教育的力度，通過網絡課程、專題講座、業務研討、學術交流及信息技術培訓，使其掌握檔案專業方面的法律、法規、知識和技能，積極采用專業手段，在實際檔案管理工作中應用專業方式，特別要強化學習先進檔案管理技術、計算機知識和網絡應用技術。同時，還要完善競爭機制，建立健全制度檔案工作實績同職務晉升、職稱評聘、評選相結合，充分調動檔案員的工作積極性、主動性和創造性，使農業科研檔案管理人員由一個檔案“保管者”轉變為“管理者和傳播者”，成為農業科研工作的行家里手，實現“數字”科研、“智慧”檔案的管理新目標。

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