高校辦公室人員如何有效提高公文寫作水平

駱瑞嵐

【摘要】公文寫作是黨政機(jī)關(guān)重點(diǎn)工作之一，是單位內(nèi)外溝通交流的重要工具。公文寫作水平的高低反映了職能部門業(yè)務(wù)工作能力。筆者從提高公文水平的必要性、現(xiàn)階段黨政機(jī)關(guān)公文寫作存在的問題和提高公文寫作水平有效途徑的角度提出以下見解。

【關(guān)鍵詞】辦公室人員;公文寫作;有效提高

一、高校辦公室人員提高公文寫作水平的必要性

“文如其人，人如其文”。請示報告和往來函件等各種公文的質(zhì)量反映了工作人員乃至所在單位的綜合能力和辦事作風(fēng)，影響著各級單位對外宣傳形象。高校辦公室涉及的公文種類主要包括請示、報告、通知、函、紀(jì)要等，各高校雖強(qiáng)調(diào)提高公文寫作質(zhì)量，也組織工作人員參加公文寫作培訓(xùn)，但仍出現(xiàn)格式不規(guī)范，錯別字連篇的問題。究其原因，是各級工作人員特別是二級單位工作人員對提高公文寫作水平的必要性認(rèn)識不足，不肯靜下心來下真功夫。高校辦公室人員提高公文寫作水平的必要性主要體現(xiàn)在四個方面：

（一）是開展日常工作的迫切要求。公文是各單位內(nèi)外交流工作內(nèi)容的重要載體，是工作的“語言”。公文寫不好，直接影響工作的正常開展，甚至造成工作的南轅北轍。提高公文寫作水平是高校辦公室開展工作的基本要求。

（二）是提高工作效率的基本需要。公文質(zhì)量的好壞很大程度上影響著工作效率的高低。若公文質(zhì)量低，出稿時間慢，將會直接影響日常業(yè)務(wù)的效率和單位效益，嚴(yán)重的還會影響學(xué)校重要工作進(jìn)展，成為學(xué)校建設(shè)發(fā)展的阻礙。

（三）是整合組織資源的重要手段。一篇公文的完成需經(jīng)過起草、修改、定稿、簽發(fā)等多個環(huán)節(jié)，是每個環(huán)節(jié)參加者智慧的結(jié)晶，使組織資源得到了整合。

（四）是鍛煉思維和實(shí)現(xiàn)自我的必由之路。起草公文是各單位、各部門工作人員的基本功，即使是專業(yè)技術(shù)人員，也必須了解一定的公文寫作知識。通過反復(fù)寫作，使個人思維得到整理，全面掌握學(xué)校或各單位工作內(nèi)容，及時理清思路，同時發(fā)現(xiàn)自己的不足與缺陷。

二、現(xiàn)階段存在的主要問題

（一）過度注重格式，忽略文章內(nèi)容。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定了公文寫作的文種與格式，很多機(jī)關(guān)單位在日常起草公文時過于注重文章的格式，甚至將其作為寫好文章之根本。公文格式固然重要，但其只是輔助開展日常工作和解決問題途徑的重要載體。掌握和運(yùn)用好格式，是辦公室人員寫好公文的基本功，切不可本末倒置，將其作為制勝法寶。

（二）網(wǎng)絡(luò)資源豐富，選材良莠不齊。進(jìn)入21世紀(jì)以來，信息技術(shù)尤其是互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資源共享給辦公室人員日常辦公提供了很大便利。但網(wǎng)絡(luò)資源內(nèi)容參差不齊，規(guī)范性、真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性均有待考證，不可全然照搬照抄。現(xiàn)如今很多人在接到公文寫作任務(wù)時，首先在網(wǎng)絡(luò)上搜集有關(guān)資料，模版內(nèi)容甚至文章結(jié)構(gòu)大部分照抄網(wǎng)絡(luò)上的材料，不免出現(xiàn)內(nèi)容不恰當(dāng)，格式不規(guī)范等問題。

（三）單純依賴模板，懶于深思熟慮。模板往往是過去工作集體智慧的結(jié)晶。套用模板確實(shí)能提高工作效率和公文寫作水平，尤其是剛?cè)肼毜娜藛T能快速上手。但過度依賴模版，不經(jīng)過思考和研究，公文寫作的質(zhì)量也許會止步于前，甚至出現(xiàn)“越努力越落后”的現(xiàn)象，并且如果單純套用模版，輕慮淺謀，遇到形式變化和突發(fā)情況，便會顯得力不從心，出現(xiàn)條理不清晰、邏輯不嚴(yán)密、格式不規(guī)范等問題。

（四）培訓(xùn)效果有限，缺乏反復(fù)實(shí)踐。俗話說：“光學(xué)不練假把式”，縱觀現(xiàn)今公文寫作培訓(xùn)，授課內(nèi)容不乏內(nèi)容陳舊，不注重培訓(xùn)的實(shí)際效果，且部分參加培訓(xùn)的人員只是被動接受培訓(xùn)，缺乏培訓(xùn)成果轉(zhuǎn)化的積極性、主動性，因此理論與實(shí)踐還有很多差異，培訓(xùn)效果微乎其微。公文寫作水平必須經(jīng)過長時間的反復(fù)實(shí)踐、多寫多練才能提高，從量變到質(zhì)變，而不是依靠短暫的理論學(xué)習(xí)。

三、提高公文寫作水平的有效途徑

（一）提高興趣，克服懶散思想。“興趣是最好的老師”，是最好的動力，沒有興趣就沒有學(xué)習(xí)。公文寫作確實(shí)枯燥無趣，但興趣是可以培養(yǎng)的，辦公室工作人員要從各個方面培養(yǎng)自己對公文寫作的興趣，只有工作人員培養(yǎng)期公文寫作的興趣，明確自己的職責(zé)要求，才能激發(fā)工作人員提高公文寫作水平的主動性和積極性，專心致志地鉆研，從而真正提高公文寫作水平。懶惰是成功的絆腳石。無論從時間、工作量還是工作標(biāo)準(zhǔn)來講，公文寫作對于工作人員確實(shí)是苦差事。要想起草公文行云流水、一氣呵成，就得徹底改變懶散思想，吃常人不能吃的苦，要有敢吃苦、能吃苦、勤吃苦的思想意識，孜孜以求，將勤補(bǔ)拙。

（二）強(qiáng)化學(xué)習(xí)，打牢理論根底。沒有較高的政治素養(yǎng)和扎實(shí)的理論功底，是不可能寫出高水平公文的。強(qiáng)化學(xué)習(xí)是提高公文寫作水平的重要途徑。要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線方針政策和上級機(jī)關(guān)的政策文件精神，學(xué)習(xí)公文寫作等業(yè)務(wù)理論知識，提高自身的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，打牢理論基礎(chǔ)。讀書破萬卷方能下筆如有神。要養(yǎng)成閱讀的習(xí)慣，制定學(xué)習(xí)計劃，系統(tǒng)開展有針對性和實(shí)效性的學(xué)習(xí)。定期與身邊同事溝通交流，結(jié)合寫作中的心得和困難，增強(qiáng)理論轉(zhuǎn)化能力，提升學(xué)習(xí)的實(shí)效性。只有始終堅持不懈學(xué)習(xí)，才能提高自身政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

（三）廣積素材，建立科學(xué)數(shù)據(jù)庫。辦公室人員日常工作會涉及大量的文件材料，比如學(xué)校年度總結(jié)、重點(diǎn)工作任務(wù)、二級單位年度總結(jié)和計劃、各大會議材料和紀(jì)要等。平時沒有太多時間和機(jī)會專門到基層調(diào)研、了解情況，（下轉(zhuǎn)第21頁）

（上接第5頁）通過收集和閱讀這些材料，可以迅速、全面地掌握學(xué)校大體情況和了解各單位工作。同時，要對收集來的材料按模塊進(jìn)行分類，建立自己的數(shù)據(jù)庫，定期對數(shù)據(jù)庫中的材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，不斷完善。公文寫作通常時間緊、任務(wù)重，有了科學(xué)的數(shù)據(jù)庫，撰寫公文時才能有針對性地找到所需材料，避免“巧婦難為無米之炊”的現(xiàn)象，緩解時間壓力。

（四）領(lǐng)會意圖，揣摩精神要義。正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖是寫出高質(zhì)量公文的關(guān)鍵。首先，不同領(lǐng)導(dǎo)公文寫作風(fēng)格不一樣，工作人員必須從領(lǐng)導(dǎo)的言談舉止中把握不同領(lǐng)導(dǎo)的寫作風(fēng)格，把握領(lǐng)導(dǎo)日常公務(wù)活動中的觀點(diǎn)和主張，接到寫作任務(wù)時，根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格撰寫公文。其次，公文不同于小說等其他文體，主要目的是解決問題，要抓住機(jī)會多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，反復(fù)領(lǐng)會把握領(lǐng)導(dǎo)所思所想，要解決什么問題？工作的意義和要求是什么？此外，還要學(xué)會“當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”，也就是要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度、廣度和深度上思考問題，以領(lǐng)導(dǎo)的口吻撰寫公文，力求在寫作上和領(lǐng)導(dǎo)高度保持一致。

（五）謀篇布局，構(gòu)建文章思路。為文如造屋，好的謀篇布局決定了公文寫作的成敗。由于公文寫作的特性，如何謀篇布局，搭好文章架構(gòu)，是提高公文寫作水平的有效途徑。由于公文的特殊性，其結(jié)構(gòu)往往由文種來決定，寫作格式和內(nèi)容也不相同。首先，要確定寫作的文種，提綱才會有所遵循。其次，要理出公文主題思想，由主題確定文章標(biāo)題。再次，收集梳理材料進(jìn)行分類剖析，加以篩選，確定主次內(nèi)容。最后，反復(fù)揣摩其他幾個環(huán)節(jié)成果，精心設(shè)計全文提綱，只有這樣，才能寫出主題鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次清楚的高質(zhì)量公文。

（六）千錘百煉，提高文字功底。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。要想提高公文寫作水平，只有多寫多改多練才行。前期可從通知、會議記錄、科室總結(jié)等小材料著手，等基本功練扎實(shí)以后開始嘗試寫一些大材料，如黨代會報告、全委會報告等。對于寫好的公文一定要反復(fù)修改，沉下心檢查判定是否政策符合、內(nèi)容合適、邏輯清晰、格式規(guī)范、無錯別字等，在千錘百煉中掌握規(guī)律，提升自己。同時，收集日常工作中領(lǐng)導(dǎo)或同事修改后的公文，反復(fù)對比修改的地方，琢磨為什么這樣改，學(xué)習(xí)借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)，提高自己公文寫作水平。

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