淺談商務接待禮儀的技巧及注意事項

張南

摘要：當今社會，隨著經濟全球化的發展，國內外的商業活動日益頻繁。在商業活動中，掌握相應的商務接待禮儀至關重要，它維護了企業的形象，也直接影響著企業的經濟效益。在商務接待活動中，如果能夠合理應用接待禮儀的相關技巧，會產生事半功倍的效果，進而實現預期的目標。本文介紹了商務接待禮儀的技巧，并對相應的注意事項進行了闡述。

關鍵詞：商務接待禮儀 技巧 注意事項

我國是禮儀之邦，十分注重禮節。在商務交往中，不僅要做到以禮待人，更要掌握一定的技巧，充分利用禮儀藝術。要想做好商務接待工作，接待人員必須強化自身的專業禮儀知識，遵循相應的禮儀規范。合理運用商務接待禮儀，必然會給拜訪客戶留下深刻的印象，對后面的商務交往的全面展開起到重要作用。成功的商務接待，不僅體現了接待人員的內涵與企業形象，還體現出企業的服務宗旨和經營理念，甚至還會給企業帶來驚喜。

一、商務禮儀接待的相關流程

（一）接待前的準備

1.來賓的了解

應明確來訪人員的主要意圖，來訪日期、到達時間、會見地點等。要全面具體的掌握來訪客戶的基本情況，包括姓名、人數、國籍、信仰等，最好能了解決策人的性格、愛好等，總之了解越多對談判越有利。

2.接待人員的安排

根據來訪人員職務等級的不同，制定相應的接待規格，合理安排每個環節中對應的接待專員。接待人員應具備良好的心態，適當運用接待禮儀技巧，提前做好應對措施，遇到突發事情做到不慌、不亂、不急，。

3.接待方案的制定

根據掌握的資料，確定相應規格的商務接待方案，流程細化，分工明確，專項專人。如果涉及需要與其他部門配合完成的工作，需提前做好溝通。把禮儀落實到商務接待工作的每個環節，彰顯專業性、規范性、系統性。

4.環境設施與物資的準備

對接待中所涉及的場所提前做好準備工作。對來賓的居住環境、會客室、會議室等進行合理布置，保持空氣清新，各接待場所的色彩搭配和諧，整體給人舒適感。調整場所的適宜溫度、濕度，對使用的相關設備進行調試，確保正常使用等。

（二）按部接待

1.迎賓

迎接人員一般提前15分鐘左右抵達目的地，不得遲到，否則會給對方留下不好的印象。見到客人時，應熱情主動、親切問候，表示歡迎對方的到來。在迎客時要掌握以下幾點：

（1）時機要適當。在恰當的時候向對方招呼，讓對方感到自然又親切，適時的贊美聽起來悅耳。當來賓抵達預先安排的住所后，陪同人員應控制停留時間，讓來賓早點休息。在離開時，要將之后的聯系時間、地點等告知來賓。

（2）使用適當的語言。在接待客人時，要在稱呼方面格外注意，正確使用禮貌用語，保證講出的話與當時的環境相適應，彰顯出個人的綜合素養。

（3）表現得體。與對方交談時注意儀禮，合適的距離適用相應的眼神與微笑，要確保舉止的自然得體。在接待客人方面，注意使用商務禮儀中的握手禮、介紹禮、名片禮等。

2.引導

作為引導人員，在接待指引客人抵達相應場所的過程中，要采用專業的引導手勢，保證禮儀姿勢的端正。在不同的場所，應掌握相應的技巧：

（1）走廊引導：以右為尊、語言提示、動作自然。引領人應該與客人保持兩三步的距離，盡量保持步調的協調，讓對方有被尊重的感覺。

（2）樓道引導：以高為尊、以右為尊、相隔有度、安全為重。如果要上樓，應該讓來賓在前1-2臺階;在下樓的時候，引領人應走在來賓前面;若引領人為男士，始終走在來賓之前。在上下樓梯過程中，要讓來賓有安全感增強的感受。

（3）電梯引導：專梯時，引領人應先進入電梯;梯內有人時，引領人應指引來賓先進入電梯。右手按住開鍵、左手擋門邊，當客人進入電梯站穩后，再將電梯門關閉。電梯行進中，與客人斜側占位，到達指定樓層時，引領人按住開鍵，讓來賓先走出電梯。引導過程中要讓來賓有被照顧的感受。

（4）會客廳引導：引領人引導來賓走入會客廳，要做出相應指示，指引客人坐下，等到來賓坐下后，引領人要行點頭禮并后退兩步再離開。

3.乘車及乘車路線

在商務接待之前，應制定合理路線，選擇適合的交通工具。注意不同車型，來賓乘車座次也有所不同。

（1）五座商用車：由司機駕駛時，為來賓優先提供后排右側座位，其次是左側，最后是副駕駛座位;由接待人員駕駛時，為來賓優先提供副駕駛座位，其次是后排右側的座位，最后考慮左側座位。后排中間的座位，不適合安排給客人。

（2）七座商用車：由司機駕駛時座次順序為，二排右側的座位→二排左位→二排中間位→三排右位→三排左位→副駕駛：由接待人員駕駛時座次順序為，副駕駛作為→二排右位→二排左位→二排中間位→三排右位→三排左位。

（3）多排座車：由專門司機駕駛，位次原則：右為上，前為上，近門為上。

4.會見與談判座次

在商務會談中，根據具體情況選擇相對式或并排式座次。適用原則為常見談判與會見，主客雙方面對面;面門門右都是客，主方背門或左邊;國際通行右為上，國內機關尊左邊;單數首先定中心，雙數首先畫中線。

5.奉茶與交談

我國的商務接待習慣主要以茶水待客為貴，在接待之前，應選擇適合的茶具和茶葉，安排專門的奉茶人員來做好沏茶、倒茶、奉茶及蓄水的相關禮儀。相關服務人員要做到操作輕、走路輕、說話輕，及時關注會談人員喝水情況來調整蓄水時間。

（三）送客

在商務接待的送客時，主客彼此相互饋贈比較常見。應提前了解對方的喜好，挑選合適禮品，并做好細致的外包裝，體現主人心意，增進雙方感情。送別時要熱情有禮，依商務接待等級適用相應的送客規格。

（四）接待后聯系

完成接待后，應適時與來賓進行信息及電話回訪，對來賓所贈送的禮品表示感謝。接待方應召集相關接待人員根據本次接待情況進行系統的會務總結，為下次的商務接待做經驗積累。

二、接待禮儀的相關注意事項

（一）接待人員的著裝

對商務接待人員的服裝應統一要求，著得體商務正裝，簡潔大方不標新立異，最好與本次商務活動主題相匹配，著黑色制式皮鞋。男士商務場合著淺色系襯衫，平整干凈，盡量搭配合適領帶。女士穿著不宜過緊、露、透、花、亂、夸張等。如穿正裝包裙，需內穿肉色長簡襪，鞋跟高度為5厘米左右。

（二）接待時間

要提前做好時間的安排，如需接機、接站等，要耐心等候迎接人員不得遲到。注意接待中每個環節的時間把控與連貫，專人專事，落實責任人。盡量給來賓留下良好印象。

（三）奉茶

待客人落座后，再為客人奉茶。在客人視線內清洗茶具，即便茶杯十分干凈，也應用開水燙過再給客人使用。在奉茶時，應使用托盤，托位與胸部保持水平高度，按照職位高低依次奉茶。

（四）握手禮儀

握手時，應伸右手，手不能涼不能濕，禁忌戴眼鏡、手套，交叉握手，握手時中間不能有障礙物。應注意保持一米距離，目光恰當，面帶微笑。讓對方有被尊重的感覺，優越感提升、自我價值體現、心情愉悅的感受。

（1）順序恰當。尊者先伸手，職務高者先伸手，女士、年長者先伸手。

（2）握位恰當。掌心不能向下，異性握手虎口打開45度，握關節一下;同性握手虎口打滿。

（3）時間恰當。控制握手時間，控制在3-5秒之間，最少停留3秒。若想表示真誠、熱烈的心情，可以適當延長握手時間，同時可上下搖晃幾下。

（4）力度恰當。不能過于用力，控制好力度，體現自身的謙卑態度。

（5）語言恰當。迎接來賓時，接待方應先伸出手，表現出對客人的歡迎、尊敬，適時介紹、寒暄;與來訪者分別時，應讓對方先伸出手，以示告別。

（五）名片禮儀

名片禮儀注意的8大環節：遞送名片;介紹自己;讀名片信息（單位名、職務、全名）;適度寒暄贊美;收名片放置合適位置（名片夾或辦公桌右上第一個抽屜）;分等級整理名片，資源分配;及時聯系（信息溝通，適時電話相約拜訪）。

遞送名片：主動將自己的重要信息告訴對方，存放得當，隨手可取，站立對正上身前傾，手握兩端，字朝對方，齊胸送出，清楚報名，說寒暄語。

接收名片：感謝對方信任，立即起立，面向對方，雙接下端，齊胸高度，認真拜讀，表示感謝，存放得當。注意事項：接到名片后要收放到合適位置，禁忌手中把玩彈敲名片，不能將名片壓在水杯、煙缸之下，對方會有不被尊重的感覺。

（六）禮品的選擇

切忌所饋贈的禮品，用本單位的廣告宣傳用品，公務關系卻送私人貼身用品，禮品不包裝或包裝夸張，易于引起異性誤會的物品，藥品、補品、保健品等。

結語：綜上所述，在諸多企業中，商務接待禮儀都是一項重要的內容，通過商務接待，可以充分體現企業文化，管理理念。作為商務接待人員，在與來賓進行接觸的過程中，自身的言談舉止以及儀容儀表等均代表著企業的形象，對接待人員應有較高的要求。所以，一次成功的商務接待活動必須掌握商務接待禮儀技巧。如果接待工作做得精細，精心，精準，會促進雙方的合作，為商務交往的進一步展開打下了基礎。由此可見，在商務接待中，應該緊跟社會潮流，全面掌握商務接待禮儀的相關技巧，明確相關的注意事項，進而雙舒雙贏。