大型礦企采購組織構(gòu)建與職能配置

劉謙明｜文

科學(xué)有效的企業(yè)采購組織，既是企業(yè)物資采購目標(biāo)的保障，也是采購監(jiān)督與效率的保障，如何做到采購組織科學(xué)有效呢？筆者在長期的實踐中，對采購組織進行了深入研究、積極探索與實踐，取得了良好的效果。

本文討論的采購組織設(shè)計，是指企業(yè)采購供應(yīng)部門內(nèi)部如何進行崗位設(shè)置、部門設(shè)計，以及它們之間的關(guān)系。采購組織設(shè)計內(nèi)容主要包括職能設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計。職能設(shè)計主要是確定采購組織的職能，并將職能分解到采購組織內(nèi)部各個管理層級、部門和崗位上。結(jié)構(gòu)設(shè)計主要是確定采購組織設(shè)置哪些層級、哪些部門、哪些崗位，以及層級之間、部門之間、崗位之間的關(guān)系。

采購組織設(shè)計的原則

組織設(shè)計的原則較多，筆者認(rèn)為，歸納起來主要遵循以下兩大原則。

目標(biāo)原則。企業(yè)采購目標(biāo)是采購活動所要達到的總體效果，所謂目標(biāo)原則就是，采購組織設(shè)計必須以實現(xiàn)采購目標(biāo)為前提，不能實現(xiàn)采購目標(biāo)的組織設(shè)計是不可取的。

流程原則。采購流程是指采購活動各環(huán)節(jié)的流向順序，包括采購過程中的環(huán)節(jié)、步驟和程序。所謂流程原則就是，采購組織設(shè)計必須應(yīng)保障采購流程能夠有效，并且高效的實施。

制定明確的采購目標(biāo)

在進行采購組織設(shè)計之前，必須制定明確的采購目標(biāo)。

在激烈的市場競爭環(huán)境下，作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要組成部分之一的物資采購，不僅承擔(dān)保障供應(yīng)的責(zé)任，而且是企業(yè)競爭與爭奪的利潤源。此外，不論是國有企業(yè)還是民營企業(yè)，防止采購活動中出現(xiàn)舞弊行為，是前兩項責(zé)任的重要保障。根據(jù)本人從事多年的物資采購管理實踐，企業(yè)采購目標(biāo)可明確為“6+2”，即“保供、創(chuàng)效、控儲+安全”。

保供。即保障供應(yīng)，這是物資采購的基本職責(zé)，保障供應(yīng)要體現(xiàn)在以下三個方面，即依照采購需求按時、保質(zhì)、保量。創(chuàng)效，即通過科學(xué)的采購方式設(shè)計與實施，使得所采購的物資綜合（使用）成本較低。控儲，即在保供的前提下，盡量少儲備物資，以減少資金占用金。安全，即通過有效的監(jiān)督，使得物資采購活動不出現(xiàn)舞弊行為。

采購組織設(shè)計的目標(biāo)原則，就是要求采購組織設(shè)計必須以實現(xiàn)采購目標(biāo)為前提，具體要做到以下幾個方面：一是部門的責(zé)任明確，部門之間的責(zé)任邊界清晰；二是要把采購尋源開發(fā)以及制定采購方式擺在重要的位置；三是要體現(xiàn)采購審核關(guān)系，設(shè)置專門的監(jiān)督部門。

采購流程設(shè)計

采購流程不僅是采購組織設(shè)計的原則，而且是采購目標(biāo)實現(xiàn)的保障。

企業(yè)采購流程設(shè)計分為二級設(shè)計，一級為采購供應(yīng)基本流程設(shè)計；二級為采購實施流程設(shè)計。不論是一級流程還是二級流程，都必須能兼顧效率與監(jiān)督，效率就是要求采購環(huán)節(jié)不宜拆分過細(xì)，導(dǎo)致流程過長，工作效率降低；監(jiān)督就是要求做到“不相容職務(wù)（崗位）分離”。

1.企業(yè)采購供應(yīng)基本流程設(shè)計

通過對企業(yè)采購供應(yīng)全過程的動作分析，將采購計劃、采購實施、采購驗收、采購支付等環(huán)節(jié)進行分離，由不同的單位和部門負(fù)責(zé)。

用戶編制（提交）采購計劃，由用戶編制物資采購計劃，各用戶在規(guī)定的時間內(nèi)，向企業(yè)采購部門提交。采購部門實施采購，企業(yè)采購部門接到所有用戶的采購計劃后，實施統(tǒng)一采購（集中采購），確定供應(yīng)商，并簽訂合同。用戶驗收，供應(yīng)商將物資送達用戶指定地點后，用戶根據(jù)合同進行驗收，并開具驗收單。財務(wù)部門支付貨款，企業(yè)財務(wù)部門根據(jù)采購合同及驗收單，支付貨款。

2.企業(yè)采購實施流程設(shè)計

通過對企業(yè)采購實施的全過程的動作分析，將采購方式、供應(yīng)商（范圍）選擇、供貨商確定三個核心環(huán)節(jié)，交由不同的部門負(fù)責(zé)。

采購方式選擇，根據(jù)采購計劃的交貨期、數(shù)量（金額）、質(zhì)量等，以及供應(yīng)商資源情況，國有企業(yè)還應(yīng)結(jié)合國家有關(guān)采購法規(guī)等，選擇合適的采購方式，采購方式包括以下幾種，招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購。供應(yīng)商選擇，根據(jù)采購方式及采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商參加企業(yè)采購供貨“競爭”。編制采購文件，根據(jù)采購方式編制采購文件，采購文件的主要內(nèi)容是采取什么方法確定供貨商。確定供貨商，根據(jù)采購文件規(guī)定，確定供貨商。簽訂采購合同，根據(jù)采購文件，由采購部門與供貨商簽訂采購合同。

采購組織設(shè)計的流程原則就是，采購組織設(shè)計必須應(yīng)保障采購流程能夠有效，并且高效的實施，同時要求流程的各環(huán)節(jié)要一一落實到具體的部門負(fù)責(zé)。

企業(yè)采購組織設(shè)計

企業(yè)采購組織職能較多，根據(jù)企業(yè)采購目標(biāo)，確定采購組織職能，主要包括以下內(nèi)容：建立健全企業(yè)采購供應(yīng)的管理制度，指建立健全企業(yè)采購供應(yīng)各環(huán)節(jié)的管理制度，以規(guī)范采購供應(yīng)的行為，例如采購計劃制度等。采購計劃管理，主要包括對采購計劃編制的具體內(nèi)容、提交時間、頻率等提出要求，并實施審核，為采購實施提供依據(jù)。供應(yīng)商管理，主要是指采購尋源，包括供應(yīng)商的開發(fā)引進、考核評價，以及建立供應(yīng)商檔案，為采購實施中的供應(yīng)商選擇提供依據(jù)。采購方式管理，根據(jù)采購計劃，選擇合適的采購方式，并依據(jù)企業(yè)采購相關(guān)制度進行審核。采購成本控制，根據(jù)企業(yè)采購相關(guān)制度，科學(xué)的制定確定供貨商的規(guī)則，以采購獲得綜合（使用）成本最低的物資。采購質(zhì)量控制，主要包括建立質(zhì)量問題處罰規(guī)則、強化物資驗收等。采購合同管理，主要包括合同簽訂、合同履約等。

采購績效管理，主要包括建立采購組織內(nèi)部各部門的績效指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)，以及獎懲規(guī)則；制定提升績效的措施等。安全管理。主要包括強化采購流程、制度的執(zhí)行監(jiān)督；廉潔風(fēng)險的識別與控制等。

確定采購組織層級，采取兩級直線職能制，即采購供應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)——內(nèi)設(shè)部門。

根據(jù)采購組織設(shè)計的目標(biāo)原則和流程原則，以及采購組織職能設(shè)計等，采購供應(yīng)部門內(nèi)設(shè)部門設(shè)置三個職能系統(tǒng)，采購管理系統(tǒng)、采購商務(wù)系統(tǒng)、綜合及風(fēng)控監(jiān)督系統(tǒng)，每一職能系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的部門（崗位）。

1.采購管理職能系統(tǒng)

設(shè)立一個采購管理部門。部門職責(zé)：負(fù)責(zé)建立健全采購供應(yīng)管理制度；負(fù)責(zé)采購計劃審核、匯總、分解；負(fù)責(zé)組織制定采購方式；負(fù)責(zé)審核采購文件，并組織采購實施；審核采購結(jié)果、處理采購質(zhì)量等問題；負(fù)責(zé)組織開展采購經(jīng)濟活動統(tǒng)計及分析。

部門內(nèi)設(shè)崗位：經(jīng)理、計劃審核員、采購管理員。

設(shè)立一個供應(yīng)商管理部門。部門職責(zé)：負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理制度的制修訂；負(fù)責(zé)采購尋源，即制定供應(yīng)商的引進、開發(fā)計劃，并組織實施；負(fù)責(zé)供應(yīng)商范圍的選擇，以及對簽約供貨商的審核；負(fù)責(zé)組織對供應(yīng)商的日常考核評價。

部門內(nèi)設(shè)崗位：經(jīng)理、供應(yīng)商管理員。

2.采購商務(wù)職能系統(tǒng)

根據(jù)企業(yè)采購物資類別、規(guī)模等，結(jié)合專業(yè)化，設(shè)置若干個采購商務(wù)部門。一般來說，采購商務(wù)職能系統(tǒng)，分材料、設(shè)備、備件三個子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)設(shè)置若干個采購商務(wù)部門。

采購商務(wù)部門的職責(zé)：配合采購管理部門做好采購計劃審核；配合采購管理部門制定采購方式；配合供應(yīng)商管理部門做好供應(yīng)商管理開發(fā)、引進，以及日常考核；編制采購文件，具體實施采購，簽訂合同，辦理結(jié)算；協(xié)助處理采購質(zhì)量、數(shù)量異議和合同糾紛等問題；負(fù)責(zé)分管物資供應(yīng)的風(fēng)險防范控制。

部門內(nèi)設(shè)崗位：經(jīng)理、采購商務(wù)員。

3.綜合及采購監(jiān)督職能系統(tǒng)

綜合管理部門。部門職責(zé)：負(fù)責(zé)采購供應(yīng)部門的運行管理，包括協(xié)調(diào)、督辦，以及綜合事務(wù)等；負(fù)責(zé)采購供應(yīng)部門的人力資源管理，主要包括招聘、培訓(xùn)、績效考核等；負(fù)責(zé)采購供應(yīng)部門內(nèi)設(shè)部門之間的協(xié)調(diào)。

部門內(nèi)設(shè)崗位：經(jīng)理、人力資源管理員、文秘及統(tǒng)計。

設(shè)立一個風(fēng)控監(jiān)督部門。部門職責(zé)：參與采購管理各項制度的制修訂、參與采購流程的制修訂；負(fù)責(zé)定期組織采購風(fēng)險識別及分析，組織制定風(fēng)險防范措施，并組織實施；負(fù)責(zé)對采購制度、采購流程執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督；負(fù)責(zé)受理采購供應(yīng)過程中各種投訴，并組織處理。

部門內(nèi)設(shè)崗位：主任、風(fēng)控監(jiān)督員。

結(jié)語

采購組織設(shè)計完成后，關(guān)鍵在于落實，同時要保持穩(wěn)定和不斷完善，只有這樣，才能適應(yīng)不斷變化的企業(yè)環(huán)境，才能促進采購目標(biāo)的實現(xiàn)。