企業財務共享下內部控制問題分析

賈惠巖

摘要：隨著互聯網信息技術更新換代速度越來越快，財務共享模式依托時代背景和新的思想理念應運而生，利用信息技術手段和先進的管理觀念更好地解決了企業財務組織結構重復以及效率整體低下等問題，為企業進一步優化現有資源配置提供了可能。財務核算集中化、業務流程標準化、技術手段信息化、服務質量專業化等特點使財務共享模式在提高企業工作效率、增強部門間協同合作、優化資源配置、降低生產成本、提高企業效益等方面具有優越性。但是構建財務共享中心時，重組企業組織結構，重新規劃人力物力分配等措施給企業內部控制帶來了新的風險挑戰。

關鍵詞：組織架構 ?業務流程 ?信息平臺

一、財務共享與內部控制相關理論

（一）財務共享相關基礎理論

1、規模經濟理論

實行財務共享模式首先將對企業各部門的職能做出正確劃分，再對職能相同或相近的若干部門進行整合，最終構建出新的部門結構以適應企業大規模發展需要。共享中心通過標準化的系統整合職能重復的部門，增強部門間協同效應，大批量處理相同業務，降低成本，增強企業融資能力。

2、競爭優勢理論

企業的競爭力來源于綜合實力，綜合實力涉及企業產品設計、生產、銷售、核心技術、員工素質等方面。企業通過對現有資源進行優化配置、創新生產和管理技術等方法可以實現競爭力的提升。

3、組織結構扁平化理論

財務共享中心的建設剝離出了企業的非核心業務，使得企業資源配置集中服務于核心業務，為企業創造更多的利潤。企業的非核心業務實現組織結構扁平化，減少管理層次、裁減冗余人員，管理層也可以及時了解市場動態，從而減少了信息傳達偏離實際或失去時效性等情況出現。

4、業務流程再造理論

業務流程再造是建設財務共享模式的關鍵一步，它是指在充分掌握企業實際情況基礎上正確分析、合理設計企業程序，并變革相關的企業管理制度，達到績效增長、規模擴大、企業發展的最終目標。

財務共享模式的另一個重點是信息科技系統的運用，完成企業業務流程再造后，進一步簡化業務量大、重復性高的流程，比如：應收應付款項、財務報銷、資金管理等，以此促進企業財務部門充分發揮作用，更好地服務于企業發展。

（二）內部控制原則

1、全面性原則

內部控制工作需要覆蓋到企業生產經營中的每個流程環節，讓企業的每一位工作人員參與其中。財務共享模式是綜合性管理模式，包括信息技術、組織結構、生產服務、人員管理等多方面，二者對全面性的要求相同。

2、重要優先原則

將企業內部控制的重點放在企業生產經營中重要或高風險的經營活動上，進一步完善企業內部控制制度。財務共享模式將核心業務與其他業務剝離，資源配置傾向于核心業務。這兩個概念在重要優先原則上有相同之處。

3、適應性原則

內部控制制度需要與企業外部環境及內部環境相符，并保持制度具有適當活性以應對內外部環境的變化，從而保障內部控制長期有效。財務共享模式或任何一種管理模式的運用都需要遵循適應性原則，才能真正對企業發展起到推動作用。

4、效益性原則

企業生產經營的根本目的是盈利，內部控制同樣服務于效益性原則，開展內部控制的目的是為了降低成本提高效益。實施財務共享的目的也在于此，通過結構重組減少職能重復的部門，裁撤冗員等方式降低成本提高效益。

二、企業財務共享模式下的內部控制風險分析

（一）組織結構

為建立財務共享中心勢必削減甚至剝離財務職能，這將導致企業人員和業務流程發生變動，這些變動對子公司及各部門產生的影響后果是不確定的。財務共享中心不直接接觸業務活動，在處理業務時可能因部門所處位置不同產生信息溝通的內容和時間差異，對同一問題做出不同判斷。企業內部責任主體不明確是導致內控責任不確定的重要原因之一，這將導致出現問題時難以追責，增加了企業財務風險概率，降低了解決問題的效率。

（二）業務流程

總賬是財務業務中最繁雜、最核心的環節，對整體財務業務的影響也是最大的，因此總賬業務的特性對共享中心規模有一定要求。財務共享中心規模限制總賬業務量和業務規模發展時，財務業務無法正常開展，難以實現總賬業務和其他業務獨立運行，不能保證企業有效審查和評估企業整體在財務方面的潛在風險。

企業應付賬款業務在財務共享中心完成日常核算，這將導致業務與財務分離，財務人員在核算時不能完全了解業務部門的采購用途，因此確定成本費用明細科目存在一定困難，可能出現財務信息錄入與實際情況不符的失誤。

（三）員工層面

企業結構重組，部門職能精減，業務高度流程化的運行模式，以及電子信息系統的廣泛運用都使得企業所需員工數量大幅下降。企業決定裁員將打擊工作積極性，企業向心力凝聚力降低，影響企業內部工作氛圍或出現員工在人事決定公布前跳槽等情況，增加人員流動風險。

新老員工的工作交接也有可能導致工作風險，新員工不熟悉業務且缺乏經驗，在學習培訓中對工作的內容的接受理解程度有限，在實際工作中只能按培訓內容進行死板地操作，更是難以妥善處理突發情況，需要一定時間才能滿足日常業務處理的要求。因此，企業無法合理確定其業務水平、員工的勝任能力以及工作意向。

（四）信息溝通

財務共享中心高度依賴信息系統，這對企業信息技術水平提出很高的要求，也限制了部分企業建立財務共享模式的可能性，或導致已經建立財務共享模式的企業在后期發展中難以達到預期目標。

多數企業在主體結構或主要業務發生重大變革時，信息系統維護人員才著手完善和調整相應的財務共享軟件系統及設備，沒有定期維護設備或更新系統版本。這將影響企業部門間的信息傳遞、信息共享、信息監管等問題，使企業難以在信息監管、數據分析中對自身實際發展情況做出正確判斷，不能有效評估并應對企業面臨的風險挑戰。

三、企業財務共享模式下的內部控制風險的對策分析

（一）組織結構

1、規范管理制度

企業傳統管理機制難以適用新型的財務共享模式，企業管理制度、管理標準都需要根據財務共享模式改革變化。企業應評估財務狀況，以此為基礎落實財務共享服務，對財務工作加強監督管理力度，制訂更加規范化的財務管理機制。

2、明確權責主體

明確內控責任主體可以有效控制企業內部風險，因此需要完善企業財務管理規章制度，明確劃分財務職責，建立責任追究機制，力求責任到人。由財務部門梳理組織結構，把握業務流程，統一調配財務人員，集中處理財務業務和核算流程。除此之外，根據交易涉及的業務區域不同，表現出的業務特征不同，建立相應的處理中心，明確各中心的職責，實現內部控制的優化效果。

（二）業務流程

1、合理分配工作

企業需要根據工作內容對全部工作進行合理分配，優化人力資源配置，避免業務分配不均的情況。財務部門業務量繁多，尤應注重工作效率問題，為提高企業整體運營效率，財務業務流程應確保在較短的時間內完成應收賬款憑證提交和審核回復。

2、掌握賬款動態

實時監控應收賬款的動態，分析賬款賬齡以及更新和保護客戶信息，對應收賬款業務流程中出現的失誤要做到早發現早解決，如應收賬款逾期，開給客戶的發票缺失等問題。月末核查也是財務工作的重要環節，財務負責人員應對全部賬目進行核查，及時處理錯賬和未達賬款，了解賬款的未達原因，并將相關情況如實上報。

（三）員工層面

1、制定內部控制手冊

企業應制定內部控制手冊，以保障企業在進行內部控制的檢查和評價時有章可循，保證參與該流程的相關人員明確了解工作內容和工作標準，有利于內部控制更好地在企業經營管理活動中發揮監管作用，擴大企業內部控制監管氛圍，深化內部控制力度，及時發現并整改企業內部控制存在的缺陷。

2、建立員工評價、培訓體系

財務管理人員是企業財務共享模式的具體執行者，在具體實施過程中發揮著重要作用，新型財務管理模式對財務管理人員的業務能力和綜合素質都提出更高要求。企業需要提高員工的綜合素質，加強員工的業務能力，轉變對待財務工作的陳舊思想理念。企業可以建立員工的績效考核機制，通過考核總結工作中的不足。必要時可以對有需要的員工做針對性培訓，考核結束后對成績出色的員工給予獎勵，激發和提高員工工作的積極性和主動性。

（四）信息溝通

1、建立數據信息平臺

建立良好的信息技術平臺和較為完善的信息系統，有利于信息錄入的完整性。財務業務的相關數據信息整理歸納后將儲存于數據庫中，根據企業的相關管理需求可以形成報表。同時企業通過信息平臺的數據管理，能夠對監督管理起到良好的作用，減少工作人員的重復性工作，提高了企業運行效率，保障企業能夠更好地實現財務資源信息共享，能夠促進企業戰略目標落實。

2、建立系統維護制度

為了財務共享與信息系統良好適配，需要在信息溝通方面加強內部控制力度。建立信息平臺后應對系統進行定期維護，設置固定維護周期和系統維護標準。在季度末生成財務報表終稿前，企業應及時維護財務共享中心系統，必要時更新升級系統配置。當出現重大業務變動時，信息系統層面的及時更新維護和高標準的信息系統水平，能夠很大程度減少數據信息錄入變更的影響，大量節省時間、人力成本。

四、研究結論

本文結合財務共享與內部控制的理論與實踐，從組織結構、業務流程、人員、信息溝通四個角度，對企業財務共享模式下內部控制風險進行評價，總結出企業在構建財務共享中心過程中存在的內部控制問題并提出具有可行性的解決意見。組織結構需要加強財務管理制度規范化，明確劃分責任主體實現內部控制流程優化。在業務流程方面，制訂內部控制手冊加強內部控制力度。員工管理應從激發員工工作熱情、提高員工綜合素質角度出發建立績效考核機制，加強員工培訓。在信息與溝通方面，建立并完善信息技術平臺財務共享中心，定期優化系統，設立系統維護標準。加強系統與組織結構、業務流程、人員操作的聯系，深化與企業發展情況和發展要求的適配度。

參考文獻

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