高校薪資內控管理的現實困境及化解路徑
——以WZ學院為例

潘源源

（溫州職業技術學院 計財處，浙江 溫州 325025）

一、引言

2012年12月，財政部印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會【2012】21號）（以下簡稱《規范》），強調各單位要重點關注預算管理、收支管理和政府采購管理等六個業務管理。而作為管理內容重要組成部分，匯集了人力資源管理和財務管理并涉及全校職工的切身利益的薪資管理卻不在該規范重點關注之列。正如當前高校薪資工作主要側重于薪資的計算和核算，而忽略了其內部控制的情況[1]。薪資管理指制定合理的工資發放制度及系統，包括設計薪資酬勞的標準、薪資的組成部分、薪資的發放政策、發放辦法和原則，也包括工資薪金的核算[2]。若對薪資缺乏內部控制，則可能出現人事、財務人員的舞弊。基于目前高校中普遍存在的重核算、輕內控的事實，文章結合筆者薪資核算工作的實踐經驗，通過COSO理論分析WZ學院目前存在的薪資內控問題，提出建立有效的內控環境，設立薪資目標風險，并利用信息化優化薪資核算工作流程和加強內部控制來提升薪資管理工作，避免人為薪資過程中的錯誤和舞弊，以期推動薪資內控管理工作邁上新的臺階。

二、薪資內控管理工作的現實困境

COSO（Committee of Sponsoring Organization）委員會，又稱“內部控制委員會”，其在1992年發布的《內部控制整合框架》，被公認為是目前最為權威的內部控制概念[3]。財政部最新發布的《規范》在很大程度上也是受到COSO的影響[4]。根據該COSO的定義，內部控制包括控制環境、風險評估、控制活動、信息的溝通與交流、對環境的監控五個要素。文章基于這五要素來分析WZ學院薪資內控管理工作中的困境。

（一）缺乏有效的控制環境

控制環境指高層管理者重視內控建設，它是實施一系列內控制度的基礎。薪資內控管理的控制環境包括薪資內控制度是否健全，薪資崗位設置及權責分配是否合理，崗位人員是否具備準入機制且有接受后續培訓[5]。學校的管理層和治理層對薪資內部控制的不重視，內控制度執行意識的淡薄，責任分配與授權的不到位和職工素質良莠不齊等都會使得控制環境相對弱化。如WZ學院通過落實《規范》來防范校園管理中的風險點，但該文件中提及的重點風險評估點并未包括薪資管理，從一定程度上導致領導層面未著重關注薪資方面的內控工作。

目前，該學校相關內部薪資管理制度和辦法還不夠完善，存在薪資工作內部控制制度不健全風險。由于缺乏健全的薪資崗位責任制還使得該校在組織機構和崗位設置方面存在風險。健全的薪資崗位責任制應包括崗位職責、任職資格、獎懲條例等，這些有利于薪資崗位員工明確工作責任，有效執行本職工作。目前WZ學院采用二級學院管理結構，每月由各個系部負責薪資造冊，人事部門負責行政部門造冊。所涉及薪資崗位的人員較多，而對于該崗位的設置和責權的分配所設置的崗位責任制文件規定的并不盡詳細。由于工作內容不確定、獎懲條例不明確等易造成內部控制機制的漏洞。此外，部分薪資崗位人員已在相關崗位工作數年甚至十多年，從未進行崗位輪換，且關鍵薪資崗位人員在諸如新系統軟件的培訓、Excel軟件的學習、國家新頒布的薪資相關政策的學習等后續培訓方面尚不夠積極。

（二）缺乏科學的風險評估

風險評估指“管理層應考慮各種可能會阻礙其目標實現的外部環境及內部管理模式的變化；通過動態和反復的過程來識別和評估風險，為決策提供基礎。”[4]薪資內控工作的風險評估應通過設立薪資工作中的目標風險，進行及時的風險識別與科學分析，并迅速采取應對策略。在傳統的管理思維方式和最新的內控文件指導下，現有且不被重視的薪資工作缺乏科學有效的目標風險。該校管理層在對薪資業務以及與其相關崗位上，暫未明確設立相應的風險管理目標，因此也未建立薪資內控的風險識別、評估和應對機制。

該校未建立風險評估機制易造成薪資管理過程中出現如下風險問題：造冊時，可能出現漏造、多造或者錯造；薪資核算時，可能出現核算錯誤，經費歸口出錯；薪資發放時，可能出現出納修改發放金額等風險。薪資問題關系到職工的切身利益，缺乏對薪資內控的風險評估會導致對薪資內部控制活動的缺失，從而影響職工切身利益。

（三）缺乏強有力的控制活動

控制活動指管理者結合風險評估的結果，通過制定和實施一系列的內部政策來降低風險，將風險控制在可承受的范圍之內[4]。由于該校尚未建立起科學的薪資風險評估結果機制，造成缺乏強有力的控制活動，內控管理方面存在的問題得不到有效解決。

人事部門在薪資造冊執行過程和財務部門的薪資發放執行過程，相互間缺乏監控易導致造冊和發放過程中出現舞弊情況。考勤等薪資政策是否執行到位也未受到監督。有關部門每月未提供工資扣款的附件內容，導致財務部門無法知悉并核實扣款的具體內容。經費歸口管理方面，系部返聘教師的薪資支出由學院承擔導致系部可以在不考慮本系人員經費預算的前提下，隨意返聘退休教師為本系服務而不加重本系人員經費負擔。

除以上提及的幾個風險點外，該校曾出現某系部外籍教師離職后，人事部門仍給其造冊發放了四個月的工資，直到因工資卡被注銷，工資發放失敗，財務部門反映工資卡問題時才發現該外籍教師已經離職的事實。正是由于缺乏強有力的控制活動導致該事件的發生。

（四）缺乏有效的信息與溝通

信息與溝通指及時準確地獲取薪資相關的信息，繼而生產和使用該信息來為薪資內部控制提供運行支持，同時加強內外部之間的信息傳遞，使有效的信息在內外部之間得到應用[4]。當前高校普遍存在信息不公開，各部門間缺乏信息交流，“信息孤島”現象明顯的情況。部門間的信息不暢，亦會帶來薪資內控盲點。以文章所舉的學院為例，薪資造冊時所涉及的崗位薪金標準、薪資的發放政策等相關政策，除經辦部門外其他部門無從查詢。此外，工資的核算方法、年終獎的計算方法、五險一金的扣除標準等均不為財務部門和其他部門所了解，由此易造成金額的誤造和紕漏不易被發現，造冊過程中的漏洞不易被監控。

該校目前缺乏數據共享的基礎，使用的薪資軟件無法實現人事部門、財務部門和其他相關部門之間的數據共享。若人事部門修改入職、離職人員信息或員工薪資數據時，財務部門無法及時掌握變動情況。且財務部門以及其他相關部門很難通過系統軟件直接獲取人事信息和薪資信息。自2019年新個稅法全面執行之后，該校無法通過稅務APP獲取職工的附加扣除信息，導致當月個稅需在下月工資中補扣。這一流程使每月薪資核算過程更加繁瑣，給各相關部門增加了工作量，而部門間對扣款金額的溝通又存在諸多不暢，增加了潛在的薪資錯誤風險。

（五）缺乏嚴格的監督活動

監督活動指通過選擇和實施對內部控制的健全性、合理性和有效性進行監督檢查與評估，確認內部控制的各要素存在且運行[4]。一般的監督活動分為內部監督和外部監督兩部分。薪資工作的內部監督指單位內部的部門間的監督，如人事部門對系部的監督、財務監督和紀檢督察等。外部監督指來自外部的財政部門、審計部門和紀檢督察部門等或是社會公民的監督活動。

在該校的薪資和核算過程中，系部造冊的工資冊由人事部門負責校對審核，而人事部門造冊的工資冊則由人事部門內部校對審核，且這一審核過程缺乏財務部門的監督，未實現有效的內部監督[6]。

隨著校園信息化建設的進行，紙質工資條已被網絡工資查詢系統所替代。但當前該校網絡工資查詢系統更新滯后，學校職工無法及時查詢到自己當月收到的薪資明細，校內臨聘人員更是無法查詢到自己的薪資明細，導致薪資的外部監督無法有效實現。

三、薪資內控管理工作的化解路徑

文章基于COSO理論對高校的薪資內控體系從內控環境、目標風險、控制活動、信息與溝通和監督活動五個方面進行構建。構建思路見圖1。

圖1 化解路徑的構建思路

（一）通過制度的建立優化內控環境

有效的內控環境，是建立薪資內控管理工作的基礎。首先，應在《規范》指導下，參照COSO理論并結合該校的自身實際，制定內部薪資管理制度和辦法，建立起有效的內控機制體系，有效保障薪資管理的高校運作。可以從以下兩方面入手：一方面是優化現有的管理制度，規范科學落實；另一方面是各系部間建立起有效的協作監督機制，促成新的內控體系落地生根。內部薪資管理制度和辦法應包括薪資的管理體系、薪酬的標準、發放政策和辦法以及經費歸口等。此外，每月工資的構成及計算方法、月度年度獎金考核辦法及計算方法、每月工資的固定發放日期和通過銀行發放的規則等需要明確，且有文件可待查。

其次，該校應合理規劃人事部門、財務部門和二級學院部門的薪資崗位權限職責，通過修改薪資工作崗位職責，明確薪資崗位人員的職位要求、崗位責任、考核方法和獎懲條例等，健全薪資崗位責任制。薪資崗位人員必須具備一定的薪資知識、財務知識和計算機操作能力。薪資人員還需要在平時加強相關業務培訓、拓展和職業道德教育。一方面，財務部門的薪資核算人員應該通過參與預算、核算和決算的財務管理過程，提升薪資管理方面的業務水平；另一方面，人事部門和二級學院的薪資人員需要吸收和借鑒國內外薪酬管理經驗，并利用數據分析，通過對崗位性質薪金和職稱類別薪金等的分析，為學校決策層對薪酬體系優化整合，滿足職工的薪酬期望提供數據支持[7]。

再者，學校需要依據崗位職責等文件對薪資崗位人員的工作要進行年度評價考核，并實現該崗位3—5年的換崗管理制度。

（二）通過設立目標風險制定內控制度

根據COSO理論中對風險評估的定義，文章認為應該通過薪資造冊、核算、發放的薪資流程，設立薪資內控管理的目標風險，并在此基礎上建立應對機制。

首先，在薪資造冊時，目標風險應聚焦在人事變動和考勤。人事變動是薪資造冊的基礎，人員的變動直接影響當月該校薪資的總金額。保證每月人事變動及時更新可以杜絕人員虛增發放工資、人員離職后仍給其發放工資，以及隨意變更他人工資的情況。為此，薪資核算系統應錄入全院所有在工資薪金核算流程中的人員，各部門需要保持人事變動線上線下一致，人事部門對每月的人事信息變動負責。人事部門每月提交附件供財務部門復核，財務部門薪資核算人員校對每月人事變動信息，確保人事信息變動準確一致。考勤記錄是每月薪資核算的基礎，須確保其準確無誤，以保證系統通過當月考勤自動計算當月的基礎工資。因此，全院要執行嚴格的考勤制度，部門負責人對部門職工的每月考勤情況負責，人事部門需要保證考勤信息校對及時無誤，財務核算人員每月核對假單與系統報表是否一致，防止出現考勤漏洞。

其次，在薪資核算時，目標風險在于核算項目、經費歸口以及核算準確性。核算時，要明確項目歸類標準，以達成年度內的薪資核算項目一致的目標，如此既方便財務部門核算人員每期的薪資復核，又方便職工的工資查詢[8]。此外，所有額外的津補貼和零星扣款項目都應提交附件以便財務部門核算人員校對，防止出現亂發放和亂扣費現象。另外，基于目前的情況，核算過程大多還需要依賴手工操作，因此操作過程中出現錯誤的可能性較高，如經費歸口錯誤以及核算準確性的問題。面對手工操作帶來的風險，一方面，可利用信息化和云財務技術的發展，實現核算自動化，經費歸口自動化；另一方面，有必要加強核算的復核工作，使核算失誤能夠被及時發現。

最后，在薪資發放時，目標風險是發放信息錯誤。發放的信息提取有誤，或者信息在轉發至銀行時被變更都會造成發放結果有誤。如果發放信息出錯，而后續缺乏發放復核，且職工無從查詢工資明細時，那么存在的錯誤和舞弊就不會被發現，職工的利益就會受到損害。因此，在薪資發放名單制作時，應采用信息化技術提取發放信息，減少手工操作中的錯誤。此外，在銀行發放完成后，人事部門要及時對財務部門進行薪資審核，防止財務部門更改個人實際發放金額，謀取私利的舞弊行為。

（三）通過信息化的發展實現內部控制

在信息化技術發展的前提下，學校可以通過對技術的利用實現COSO理論中控制活動、信息與溝通和監督活動三個因素在薪資內控管理工作中的應用。學校應將完成修訂后的薪資管理制度和辦法在校園網絡辦公OA系統中公布，以供職工查閱。發布的政策應包括薪資構成政策、崗位薪金政策、工資的發放政策和發放辦法等。此外，當政府頒布新的人事政策和薪資政策時，人事部門也應積極修改相關的政策，并及時通過網絡宣傳和解讀，讓職工了解并學習。通過相關薪資政策的公布，讓財務部門了解工資、獎金的計算方法，幫助財務部門實現對薪資造冊環節的監督，為實現該校內部監督提供有利條件。此外，人事部門、財務部門及相關系部實現信息共享，職工查詢工資信息便捷等也是加強了薪資活動的外部監督。

圖2 薪資核算系統架構思路

信息化的發展可以在技術上支持學校開發并應用新的薪資核算體系[9]。新的核算體系應該實現系統考勤異常提示和校園各部門間的數字資源共享等。文章認為，該院校可以開發集人事管理和薪資核算一體的軟件系統。每月的考勤異常，如遲到、早退或者未打卡等，系統均可于報表中顯示，供各相關部門查詢及處理。此外，人事部門和各相關部門都能通過統一的系統軟件進行工資薪金方面的信息錄入，財務部門可使用該軟件進行數據匯總核算和報表生成。人事部門主要負責全院所有人事信息的錄入和修改，以及每月院部薪資數據的錄入。各相關部門負責本系部的薪資數據錄入。個稅信息收集系統可與該軟件系統對接，全院職工的六項附加扣除信息可在此系統中共享。通過系統考勤和全院薪資數據的共享，自動計算全院人員薪資，實現個稅當月發生當月扣除，簡化各部門薪資崗位人員的工作壓力，且優化軟件功能，使軟件可以在根據薪資數據錄入部門的不同，自動歸結經費來源，減少核算人員手動計算的差錯，當經費超出部門預算時，系統自動提示錯誤。再者，財務部門通過薪資核算軟件可直接獲取全院人員的基本信息和每月薪資數據，通過軟件的報表選項，選取所需要的薪資信息，直接導出統計表格[10]。如此可改變財務部門核算人員每月手動合成來自各個部門的Excel表格的現狀，簡化流程，規避手工操作過程中的遺漏和失誤。該軟件還可與校園辦公系統對接，共享每月的職工薪資明細，供職工在辦公系統中查詢。

通過上述分析，新的薪資核算系統架構思路如圖2所示。

文章期望利用信息化優化薪資核算工作流程和加強內部控制來提升薪資管理工作，以此來避免人為薪資核算過程中的可能出現的錯誤和舞弊情況，以期推動該學校的薪資內控管理工作得到進一步優化。