辦公室行政管理工作的幾點(diǎn)思考

陳潔梅

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-104-02

摘 要 隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)也迎來了新的發(fā)展機(jī)會(huì)和機(jī)遇，在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室部門的作用非常大，其不僅可以綜合協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，還可以進(jìn)行有效的服務(wù)保障，但是目前企業(yè)辦公室行政管理工作還受到多種因素的影響，導(dǎo)致辦公室的管理工作一直無法發(fā)揮出較大的作用，不利于提高企業(yè)的管理效率和管理水平，因此本文主要對(duì)辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了研究，并提出了幾點(diǎn)改善措施，希望能夠提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞 辦公室 行政管理工作 思考

辦公室部門是企業(yè)發(fā)展中不能缺少的重要部門之一，在行政管理的工作中有著重要的角色，辦公室部門能夠?qū)ζ髽I(yè)的各職能進(jìn)行協(xié)調(diào)，并要積極參與企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)政務(wù)，是整個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的中心，在當(dāng)今社會(huì)中，無論是事業(yè)單位、國有企業(yè)或者私營企業(yè)都設(shè)有辦公室部門，只有將辦公室行政管理工作做好，才能推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，不斷提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，獲取到更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。

一、企業(yè)發(fā)展中辦公室部分的作用

辦公室部門是企業(yè)發(fā)展過程中的中樞機(jī)構(gòu)，其承上啟下的作用非常明顯，承上是將員工的意見反應(yīng)到?jīng)Q策層，從而讓領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)擁有比較科學(xué)的依據(jù)，啟下則是將領(lǐng)導(dǎo)委托的信息進(jìn)行傳達(dá)，幫助員工有效完成企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。辦公室還能夠?qū)⒒鶎訉?shí)際的工作情況進(jìn)行收集，把上級(jí)指示精神動(dòng)態(tài)反映出來，從而及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供更加準(zhǔn)確和全面的信息，讓領(lǐng)導(dǎo)的決策更具針對(duì)性。而且辦公室也可以主動(dòng)積極開展工作，及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，傳播企業(yè)改革的動(dòng)態(tài)工作經(jīng)驗(yàn)，并做出信息反饋，從而讓企業(yè)在發(fā)展過程中不斷改進(jìn)。辦公室同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)的中心，匯集了外界的各種信息，不僅包括黨和國家的政策、上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，還包括企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)決策等，所以充分將辦公室信息中心的作用發(fā)揮出來，能夠讓企業(yè)上下都能及時(shí)掌握到更新的資料信息，幫助企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)的變化情況做出及時(shí)的改變，讓其能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

二、我國企業(yè)辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀

（一）辦公室工作人員的工作態(tài)度不積極

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下遇到的發(fā)展機(jī)會(huì)越來越多，從而導(dǎo)致辦公室的業(yè)務(wù)工作量急速增多，然而企業(yè)卻沒有及時(shí)調(diào)整辦公室人員的報(bào)酬，在一定程度上降低了工作人員工作的積極性。而且現(xiàn)代社會(huì)中知識(shí)更新比較頻繁，辦公室人員只有及時(shí)掌握相關(guān)的知識(shí)，才能保證辦公室行政管理的水平和效率，但是目前有許多辦公室人員對(duì)這些新事物還存在一定的局限性，不能夠及時(shí)掌握專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代信息以及多媒體工具等。還有一部分員工存在比較明顯的官僚作風(fēng)，工作形式主義十分明顯，不愿意親自到基層對(duì)生產(chǎn)資料進(jìn)行了解，從而脫離了基層，造成業(yè)務(wù)溝通困難等問題，不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）辦公室工作量不斷增大

在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室不僅是門面的形象，也是對(duì)內(nèi)部進(jìn)行管理工作的有效保障，隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，在市場(chǎng)活動(dòng)中企業(yè)與企業(yè)之間的關(guān)系也相對(duì)比較密切，企業(yè)對(duì)外的聯(lián)系讓辦公室的工作任務(wù)不斷加強(qiáng)。辦公室工作量增大，則需要辦公室人員花費(fèi)更多時(shí)間對(duì)更新的材料信息進(jìn)行整理，并且目前還有一些辦公室人員由于沒有較強(qiáng)的主動(dòng)性，且專業(yè)素養(yǎng)較差，因此不能對(duì)大量的企業(yè)信息資料進(jìn)行及時(shí)處理，最終讓企業(yè)的行政管理工作效率受到了很大的影響。

（三）管理體制不完善、不科學(xué)

目前還有一些企業(yè)在發(fā)展過程中沒有制定出比較科學(xué)和完善的行政管理體系，導(dǎo)致辦公室的作用無法充分發(fā)揮出來。在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室是企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)導(dǎo)航，企業(yè)內(nèi)部的基層員工也是企業(yè)發(fā)展的有效動(dòng)力，但是由于企業(yè)缺乏比較完善和科學(xué)的管理制度，導(dǎo)致各個(gè)部門之間不能進(jìn)行有效的溝通與協(xié)作，管理人員無法將管理焦點(diǎn)進(jìn)行明確，而且可能還會(huì)出現(xiàn)基層員工以及相關(guān)部門不了解企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的目標(biāo)以及企業(yè)發(fā)展的總體方向，讓員工之間的團(tuán)結(jié)性受到了嚴(yán)重影響，不僅使企業(yè)的生產(chǎn)力受到了極大的限制，而且還降低了企業(yè)總體的經(jīng)營水平，最終導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展的總體方向以及發(fā)展戰(zhàn)略不能實(shí)現(xiàn)。

（四）加班情況比較頻繁

企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的過程需要辦公室行政人員全程參與，比如產(chǎn)品策劃、監(jiān)督生產(chǎn)環(huán)節(jié)、總結(jié)和調(diào)整銷售工作的策略以及產(chǎn)后服務(wù)等，盡管其工作的強(qiáng)度與基層生產(chǎn)員工的強(qiáng)度相比存在一定的差距，但是其加班的時(shí)間卻相對(duì)較多，隨著目前企業(yè)辦公室工作管理的范圍不斷擴(kuò)寬，辦公室的行政管理人員需要處理的日常管理事務(wù)也比較瑣碎，因此辦公室行政管理人員加班成了工作常態(tài)，在長(zhǎng)時(shí)間的加班狀況下，不僅會(huì)讓工作人員產(chǎn)生嚴(yán)重的疲勞情況，也會(huì)對(duì)加班人員的健康、生命以及工作積極性造成嚴(yán)重影響，不利于員工的健康發(fā)展以及企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

（五）辦公室管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

盡管目前有一些企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到創(chuàng)建薪酬和人事制度的重要性，并建立了相關(guān)的制度，但是在實(shí)際工作當(dāng)中，卻沒有有效落實(shí)制度或者出現(xiàn)落實(shí)的相關(guān)制度與企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)活動(dòng)之間存在較大的沖突情況，由于辦公室行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，所以在面對(duì)這些沖突和問題時(shí)，就無法將其合理、科學(xué)、高效的解決，導(dǎo)致一些比較簡(jiǎn)單的問題需要經(jīng)過繁雜的程序才能解決，同時(shí)也讓企業(yè)決策的實(shí)行受到了嚴(yán)重影響，所以企業(yè)的工作效率和水平一直得不到提高。

三、如何改善辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀

（一）堅(jiān)持以人為本的原則

企業(yè)的發(fā)展離不開高水準(zhǔn)的辦公室行政管理，所以企業(yè)必須堅(jiān)持以人為本的原則，將員工過度加班的時(shí)間有效減少，也學(xué)會(huì)尊重和保護(hù)員工在工作中的合法權(quán)益，根據(jù)員工實(shí)際的工作情況，適當(dāng)增加一些員工福利，對(duì)員工實(shí)行人文關(guān)懷，將員工與企業(yè)、員工與員工之間的友誼和情感不斷增進(jìn)，也讓員工能夠在工作中對(duì)企業(yè)感到一定的歸屬感，不僅能夠在一定程度上端正員工的工作態(tài)度，還能讓企業(yè)員工更加團(tuán)結(jié)，有效激發(fā)出行政管理人員的工作積極性以及工作熱情，從而讓辦公室行政管理工作的開展更加順利。

（二）建立健全完善的辦公室行政管理制度

企業(yè)要想得到更加順利的發(fā)展，就應(yīng)該構(gòu)建一套完善且科學(xué)的管理制度，不僅能將員工的工作時(shí)間和工作任務(wù)明確規(guī)定，還可以精確劃分員工的職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，讓員工能夠擁有對(duì)工作的緊迫感。為了能夠調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，并對(duì)企業(yè)做出有效的貢獻(xiàn)，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展的情況，構(gòu)建科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，積極使用該制度，對(duì)員工的工作行為進(jìn)行約束，讓員工能夠根據(jù)該制度為企業(yè)創(chuàng)造出更多價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工共贏的目標(biāo)，而且企業(yè)在管理的過程中還應(yīng)該及時(shí)清退比較懶惰的員工，營造出更加積極向上的工作氛圍，不斷提高企業(yè)生產(chǎn)的效率，進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）將辦公室行政管理人員的服務(wù)意識(shí)不斷提高

企業(yè)的辦公室是執(zhí)行和監(jiān)督企業(yè)各項(xiàng)決策重要部門，其不僅要將企業(yè)各部門之間的關(guān)系進(jìn)行統(tǒng)籌，還要監(jiān)督企業(yè)日常的工作，并為企業(yè)的正常運(yùn)作提供更加專業(yè)的服務(wù)。辦公室行政管理人員在工作的過程中，具有良好的服務(wù)意識(shí)能夠?qū)⒉块T間的關(guān)系調(diào)節(jié)得更好，而且還能夠代表企業(yè)的決策層正視和尊重各個(gè)員工，真正做到以人為本。所以企業(yè)的行政管理人員在不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)同時(shí)，還要提高自身的服務(wù)意識(shí)，企業(yè)也要積極為提高辦公室行政管理人員的服務(wù)意識(shí)提供響應(yīng)的培訓(xùn)工作，幫助管理人員充分了解所在部門的工作和任務(wù)目標(biāo)，從而提供更加貼心的服務(wù)，讓整個(gè)工作環(huán)境更加舒適，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供一定的基礎(chǔ)。

（四）激發(fā)辦公室行政管理人員的創(chuàng)新意識(shí)

社會(huì)在不斷發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的管理思路已經(jīng)不能為辦公室行政管理工作提供有效的參考依據(jù)，所以辦公室行政管理人員應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的變化，積極創(chuàng)新和改變傳統(tǒng)的管理方法。辦公室行政管理人員必須要深入基層，對(duì)基層員工各自的情況進(jìn)行有效了解，并以員工的特點(diǎn)、長(zhǎng)處為基礎(chǔ)，將其工作潛質(zhì)充分發(fā)揮出來，而且還應(yīng)該采用有效的方法，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，并不斷鼓勵(lì)辦公室的行政管理人員積極學(xué)習(xí)一些科學(xué)和先進(jìn)的管理技術(shù)、管理方法、技巧等，培養(yǎng)其創(chuàng)新性思維，幫助企業(yè)改善現(xiàn)有較為陳舊的管理理念，也為企業(yè)的管理決策層提供更多有效的決策依據(jù)。企業(yè)在對(duì)辦公室行政管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，還要對(duì)辦公室行政管理人員進(jìn)行相關(guān)的考核工作，讓員工能夠具有端正的學(xué)習(xí)行為，并在學(xué)習(xí)過程中積極吸取一些成功的經(jīng)驗(yàn)和技巧，從而在實(shí)際管理工作中將學(xué)到的知識(shí)利用起來，根據(jù)企業(yè)實(shí)際的發(fā)展情況，不斷創(chuàng)新企業(yè)的行政管理方法，也不斷提高企業(yè)管理的水平和效率，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

企業(yè)辦公室行政管理水平體現(xiàn)了企業(yè)整體的行政管理水平，所以企業(yè)應(yīng)該建立健全一個(gè)完善且科學(xué)的行政管理制度，有效將辦公室行政管理的水平和效率提高，而且在社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)還應(yīng)該根據(jù)市場(chǎng)的變化情況，有效結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，有針對(duì)性的改善企業(yè)發(fā)展過程中存在的問題，并積極對(duì)行政管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高行政管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平，讓管理人員的創(chuàng)新管理意識(shí)有效增強(qiáng)，推動(dòng)企業(yè)的各項(xiàng)工作開展，從而幫助企業(yè)在新的時(shí)代中跟上適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，讓企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的市場(chǎng)環(huán)境下站穩(wěn)腳跟，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

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