采辦合同管理存在的問題及對策

鄒巖

【摘 要】為實現企業的健康優質發展，不能只重視經濟效益，還要關注企業的管理方式。企業合同管理的好壞，直接影響著企業的管理水平，因此必須重視合同的管理工作。論文重點闡述了合同的定義、合同管理的概念及意義，并簡要分析了目前企業在合同管理方面存在的問題，對此提出了解決辦法。

【Abstract】In order to achieve the healthy and high-quality development of enterprises， we must not only pay attention to economic benefits， but also pay attention to the management methods of enterprises. The quality of enterprise contract management directly affects the management level of the enterprise， so it is necessary to pay attention to the management of the contract. The paper focuses on the definition of contract， the concept and significance of contract management， and briefly analyzes the problems existing in the contract management of enterprises， and? puts forward? solutions to these problems.

【關鍵詞】企業;采辦合同管理;問題;對策

【Keywords】 enterprise; procurement contract management; problems; countermeasures

【中圖分類號】F715.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）07-0025-02

1 引言

隨著我國經濟的快速發展，一個企業能否在快速發展的市場中立足，關鍵取決于企業的管理水平，而采辦合同的管理又是企業管理重要的一環。好的管理能給企業帶來更多的效益，而不良的合同管理，則會給企業造成不可估量的損失。本文重點闡述了合同的定義、合同管理的概念及意義，并簡要分析了目前企業在合同管理方面存在的問題，并對此提出了解決辦法。

2 采辦合同管理的概念

2.1 合同

合同，是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。《合同法》把合同分為十五類，包括買賣合同，供用電、水、氣、熱力合同，贈與合同，借款合同等等。不同種類的合同調整不同的法律關系，適用的法律不同，因此要區別不同種類的合同[1]。

2.2 采辦合同

采辦合同是從承包商、服務商、代理商或者廠家處有償獲得工程、物資或服務，并以書面形式明確雙方各自的權利義務關系的協議。雙方均受到合同法的保護及約束。

3 企業采辦合同管理的特點及重要性

3.1 采辦合同工期的不確定性

在每一個采辦合同中，參與到合同中的人員很多，例如甲方、承包方、施工方、供應商等等，因主觀或者客觀原因，很難保證每一個環節都能按照項目原有的計劃進度實施。這將導致項目工期延長，大幅增加投入的人、物、料成本。

3.2 采辦合同管理的系統性

一個采辦合同的完成，涉及多個部門，例如技術部、計劃財務部、審計監察部、法律部、各需求部門等等。涉及如此多的部門，如何能實現合同信息在各部門間有效地傳遞共享，提高合同審批簽訂效率的同時，并能夠做到合規合法，這是采辦合同管理的核心。

3.3 企業采辦合同管理的重要性

對于市場來說，采辦合同管理的意義在于提高企業的履約率，提高企業的誠信度，樹立企業的品牌和形象，使企業立足于市場，實現長遠發展。

對于企業來說，采辦合同管理的意義在于一方面提高了企業管理水平，提高了企業競爭力;另一方面提高了企業的履約能力及自我保護能力，避免了不必要的經濟損失。

4 我國企業采辦合同管理存在的不足

4.1 合同管理制度不健全，權責不明確

企業的采辦合同管理制度是一個企業合同簽訂、執行的重要依據，對企業的合同管理工作起著綱領性的作用。但有一些企業的制度還不太完善，甚至存在漏洞和沖突，使企業在經濟活動中承擔風險。部分企業由于沒有一個好的制度，導致各部門的職責劃分不清、職責分工不明確，甚至還存在矛盾和沖突。

4.2 注重采辦合同的審批，忽視了合同的執行

目前來說，大部分企業都將監控的重點放在了合同起草、合同審批階段，而忽視了合同的執行階段。主要體現在以下幾方面：一是不能及時簽訂變更合同，等到結算階段，才發現工作變更了，無法結算;二是合同執行過程中出現違約現象，給自己的企業帶來損失，但忽略了索賠的有效期，導致無法正常維護自己的合法權益;三是合同檔案管理得不到重視，應該留存的資料沒有留存好，致使以后出現糾紛時拿不出證據。就是因為企業忽視了合同的執行管理，從而導致產生了以上的各種問題。

5 加強企業采辦合同的管理

企業的采辦合同管理制度是一個企業合同簽訂、執行的重要依據，對企業的合同管理工作起著綱領性的作用。企業進行合同管理體系的建設時，應該根據企業的組織架構，完善各部門的職責，使合同管理的職責落實到每個人身上，合情合理地讓每個人都參與其中。建立科學合理的采辦合同管理制度，在管理上要權責明確、規范科學、程序簡潔明了，確保各項程序都有法可依。采辦合同管理應實行統一管理模式、建立高效實用的管理臺賬、各部門職責明確[2]。

5.1 建立采辦合同簽訂前的審查制度

對采辦合同簽訂前的審查，應包括三個方面。一是合同的相對方的資質審查，包括是否有履約能力、是否有違法記錄等等。二是合同內容是否嚴謹，主要包括文字是否有歧義，雙方權利義務是否具體明確，合同是否有缺陷，有漏洞。三是我方執行能力審查，是否具有履行該合同的人員、設備、物資等。通過建立采辦合同審查制度，可以事前就將合同風險分析清楚，待合同簽訂時就可以使我方處于有利地位。

5.2 全面推行采辦合同的全流程管理

隨著我國經濟的快速發展，企業合同的簽訂、管理也面臨著各種各樣的風險。一個對合同管理進行從訂立到執行結束全方位監控的企業，可以在市場競爭中占據優勢地位。在合同簽訂前，采辦合同管理人員應當會同本公司業務部門人員、技術人員、財務人員、審計師等對合同相對方的資質進行審核把關，對他的履約能力、誠信度進行充分調研[3]。必要時，還應進行現場調研，沒有問題后，應組織相關各方，根據業務實際情況，進行合同的編制。企業還可以建立示范合同文本庫，使合同文本更加標準化，減少合同簽訂時的漏洞。如果使用的是相對方的版本，就要對合同進行認真研究，確保其可行性，檢查是否有不利于我方的條款，或者是不是存在平等條款。

5.3 加強相關人員法律培訓教育與隊伍建設

企業采辦合同管理工作做得成功與否，除了制度的保障以外，合同管理人員自身水平的高低，也對合同管理的質量有著影響。第一，在一般大中型企業，專業的合同管理人員選拔時，需要法律本科以上學歷，或者有相關的從業資格證，有相關工作經驗，對企業的合同管理有相當的了解的應聘者擇優錄取。不能簡單地將法律方面的工作外包給律師事務所。第二，定期對采辦合同管理人員進行相關業務知識的培訓，除了合同法、經濟法等相關法律法規方面的培訓，還要加強企業管理方面的知識、企業所在行業標準等相關知識的培訓。第三，定期到各需求部門、業務部門進行深入調查研究，了解各部門真實需求，企業真實操作流程，更好地將業務與合同管理相聯系，做到融會貫通。

5.4 嚴格進行合同交底

應該有專職的合同管理人員向項目經理、安全管理人員、合同執行人員進行交底，交代合同背景、合同工作范圍、合同執行期限、合同風險防范措施等，對于合同執行過程的風險點進行重點闡述，并形成記錄，與合同文本一同存檔，形成完整的合同檔案。

6 結語

總之，合同管理是一個系統而又煩瑣的工作。因此，企業不僅要重視對合同審批、簽署的管理，也要關注對合同簽訂后執行的管理。對合同的管理也要從上到下，貫穿各個部門，發揮企業共同的力量，齊心協力、力求嚴謹完善，一起做好管理工作。不僅要嚴格管理，也要不斷地對合同管理工作進行研究，以適應不斷變化的市場經濟形勢，提高企業自身的競爭力。

【參考文獻】

【1】王薇 謝京濤.企業采購合同管理中的問題與對策[J].起重運輸機械， 2018（5）：145-148.

【2】呂風梅.施工合同管理與風險控制措施探究[J].河北企業，2018（1）：15-16.

【3】孟春.采辦合同全生命周期管理淺析[J].中國物流與采辦，2016（6）：76-77.