公安檔案數字化轉型研究

王放心

摘要：隨著近年來我國科學技術快速發展，依法進行檔案管理，著力深化公安檔案數字化建設，以信息網絡和數字技術為手段，推進公安檔案管理資源共享，促進公安檔案管理規范化、科學化發展，成為公安檔案管理部門提高公安檔案管理效率的重要路徑。要確保公安檔案有效的服務公安事業，就要保障公安檔案管理的各項工作落到實處，更好的服務公安信息資源中心建設工作和其他業務的開展。鑒于此，本文就公安檔案數字化轉型展開詳細研究，并提出具體的研究思路，供廣大讀者借鑒。

關鍵詞：公安檔案;數字化轉型;問題研究

一、公安檔案管理數字化轉型的重要意義

在當前我國科學技術快速發展的時代，公安檔案管理人員必須認識到公安檔案進行信息化建設的重要意義，了解公安檔案數字化轉型的積極作用，認識到當前公安檔案管理存在的不足和缺陷。當前公安檔案建設的不足主要存在三個方面。一是思想上的認識誤區，很多人將檔案管理員當做是“倉庫保管員”，即使檔案管理人員再努力的工作，也認為他沒有刑警同志做出的貢獻大，致使一些人在思想認識上存在偏差，很大程度上打擊了檔案工作者的積極性，使檔案工作者產生了消極情緒。其次是檔案管理系統應用的軟硬件設備較為落后，檔案系統中的大多數檔案管理人員由內勤民警擔任，平時沒有固定的時間整理檔案，到了檢查的關鍵時刻，就請幫手搞突擊，再加上平時對檔案管理系統維護較少，沒有很好的應用檔案系統收集資料，造成檔案管理效率較低，檔案資源質量較差，檔案管理的程序和流程不夠規范科學。最后缺乏必要的基礎設施支持。基礎設施一定程度上制約著公安檔案事業的發展，受辦公條件、資金和人力物力的限制，公安系統大多數檔案資源管理室與其他科室混在一起辦公，存儲檔案的庫房里沒有安裝專業的除濕設備，且計算機配備也不夠齊全，檔案管理系統也缺乏必要的防火墻設置，造成檔案管理安全問題叢生。

解決當前公安檔案管理存在的多種問題，最重要的方法就是推進公安檔案數字化轉型，通過建立規范化的公安檔案數字化管理體系，推動公安檔案管理工作發展，借助數字技術與信息網絡分享檔案數字化資源，確保公安檔案管理更好的為公安系統各項業務開展服務。

二、普及公安檔案數字化轉型理念

推進公安檔案管理數字化轉型，首先要普及公安檔案數字化轉型理念，樹立整體思維，統籌謀劃，通過建立集中的數字化管理系統，推進檔案資源的有效搜集、匯聚、共享，這也就決定了公安檔案管理數字化轉型的重要方向，在于實現公文辦理和檔案管理系統融合，對公安系統產生的各種文件、數據，實現統籌管理。其次是要拓寬檔案資源利用范圍，為用戶提供優質的檔案服務，追求高效的答案應用效果。因為公安數字化檔案資源的重要價值就在于服務和利用，若缺失了檔案資源的應用環節，那么檔案資源也無法深度共享。由此在公安檔案管理數字化轉型過程中，要以提高公安檔案資源利用效率為根本，針對各類公安檔案資源分門別類的處理。三是要循序漸進推進公安檔案管理數字化轉型。公安檔案管理系統數字化轉型是一項系統工程，不可能快速落實，需要事先做好準備。最后要建立便捷的檔案資源利用平臺，方便各部門檢索查詢，根據公安檔案的特點，建立適用于整個公安系統的檔案資源檢索系統，依靠多種信息管理軟件，為用戶檢索利用公安檔案信息資源創造有利條件。

三、推進公安檔案數字化轉型的主要措施

（一）建立健全軟硬件設施體系

信息時代對公安檔案管理數字化轉型提出了新的要求，首先，要建立功能完善的檔案信息管理系統，并保障該系統具有相關的文件目錄檢索、案件級別檢索功能，并能促進各類信息資源有效傳遞，確保信息管理數據庫能高效接收各類數字檔案資源。其次是要優先建立全文檢索數據庫。伴隨著公安檔案管理信息化程度提升，民警越來越依賴檔案數字化系統辦公，并進行各類檔案信息查詢，為滿足檔案信息資源集中利用的需要，可基于PDF文檔建立全文檢索系統，逐步完善信息檢索機制，保障人們能高效的查詢檔案信息資源。三是要建立各類專題檔案數據庫。隨著公安檔案管理信息化水平不斷提升，應根據檔案管理的實際工作需求，針對不同的檔案文獻資源建立相應的專題數據庫，并提供關鍵詞檢索功能，方便人們快速查閱檔案資源。

（二）確定技術規范統一

保證檔案資源質量是公安檔案數字化轉型的重要基礎，也是公安檔案數字化建設的核心。保持良好的數字規范，秉持有效的技術標準是公安檔案數字化轉型的重點，不僅影響著公安檔案信息資源建設質量，也影響著公安檔案事業的發展。由此，要結合公安檔案建設的實際需求，遵循檔案資源的建設標準，對紙質檔案資源進行數字化處理，對于圖文檔案資源，可以采用計算機掃描技術，將其轉化為可供數據庫存儲的數字格式，壓縮存儲到相關數據庫中。紙質檔案資源的數字化處理，要嚴格遵循檔案管理有關原則，不得改變實體檔案資源的原有面貌，要借助相關軟件技術處理好相關的元數據，并建立數字目錄，保障數據普通的元數據，可通過目錄檢索呈現出來，供人們查詢。

（三）加強檔案管理保障力度

公安檔案管理體系需要有相關的制度體系提供支持，既要滿足大數據集中處理、檔案資源集中管理、數據資源集中利用的需求，也要保障各類檔案資源能夠分類整合，同步歸檔的文獻數據庫中，你確保檔案信息數據的完整性、規范性、真實性和有效性。二是要建立科學的檔案管理保障體系，不僅要加強對數字檔案資源的物理管理，做好檔案數據庫的安全防護工作，還要使用先進的技術工具對檔案管理數據庫升級和維護，對檔案信息資源及時更新，并建立安全防火墻，運用多種信息加密技術和身份識別技術，對檔案信息資源加密，用戶身份識別，保障檔案信息資源的有效利用。最后要建立專業的檔案管理隊伍。公安檔案管理業務人員水平高低直接影響著公安檔案管理效率，隨著新理念、新技術的推廣應用以及軟硬件設施的不斷更新，檔案載體和檔案種類也發生了變化，更需要高素質的專業技能型人才從事到檔案管理工作中，積極推進公安檔案管理系統升級。在公安檔案管理數字化轉型過程中，要積極引導民警更新知識體系，培育信息化能力，能夠進行技術創新，結合專業化的檔案管理人員，建立起一支具有專業技能水平，技術過硬的專業化檔案管理隊伍，并建立起一套應急、指揮、資源集中應用的技術支持體系，在為用戶提供專業檔案服務的基礎上，積極推進公安檔案數字化轉型。

四、結語

在信息技術時代，推進公安檔案數字化轉型是優化公安檔案管理體系、提高公安檔案信息資源利用程度的重要方法。結合公安檔案管理的實際特點，通過建立統一的技術標準、資源存儲數據庫、數字信息管理系統，可全面推進公安檔案管理數字化轉型，并建立專業的檔案服務隊伍推進公安檔案資源高效利用，發揮公安檔案資源的數字信息價值。

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