智能化模式下高校財務報賬流程優化研究

朱進

摘 要隨著我國高等教育的快速發展，高校辦學規模逐漸擴大，財務部門的業務量不斷增加，“報賬難”成為領導關注、師生吐槽的熱點話題。本文嘗試運用互聯網技術，優化高校財務報賬流程，構建報賬前預審、報賬過程智能化的全流程財務報賬工作機制，為切實解決教職工“報賬難”問題、提升高校財務工作效率提供思路建議。

關鍵詞高校財務；報賬流程優化；智能化

隨著我國高等教育的迅速發展，高校辦學規模的逐漸擴大，教職工數量和在校生人數快速增多。截止2018年底，全國共有普通高校2663所，專任教師167.28萬人，各種形式的高等教育在校生總規模3833萬人。與此相應，高校資金來源越發多樣化，業務類型越發復雜化，導致高校財務部門的核算業務工作量及復雜程度不斷增加。此外，教育部、中央編辦等五部門于2017年3月聯合發布的《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》要求，高校管理機關應從行政管理者逐漸向服務提供者的角色轉型，應向院系、研發團隊和領軍人物放權，激發廣大教學科研人員教書育人、干事創業的積極性和主動性。但財務人員增長有限，致使財務“報賬難”成為絕大多數高校師生吐槽的熱門話題。

“報賬難”原因何在？一方面，高校財務業務量劇增但財務人員增長緩慢，造成財務人員人均業務量大大增加。另一方面，傳統的財務報賬流程效率較低，導致一定程度的單據積壓。主要表現在：（1）單據的簽批不及時。作為報賬業務的必需環節，單據簽批一般執行的是高校二級單位或院部負責人“親筆簽字”制度。然而，簽字領導一般都是身兼數職、工作繁忙，導致單據簽批的等待時間較長，在一定程度上影響報賬進度。（2）財務審核受限于時間和空間的束縛。目前，大多數高校的財務報賬工作模式依然是“手工主導，電腦輔助”型的柜臺式操作，每一筆業務均需財務人員親自審核。可以說，業務量增加是表象，報賬效率相對低下才是導致高校財務“報賬難”的主要原因。

實踐中，部分高校開始嘗試改變傳統的財務報賬方式，比如應用網絡排號、網絡遠程報賬、投遞式報賬、網上審簽報銷一體化體系等多種報賬模式或方式。但從實際效果看，“報賬難”問題依然存在。原因在于，這些嘗試或改變僅僅解決報賬流程中某個環節的問題，缺乏對“報賬難”全過程的剖析，不能從系統整體角度思考問題。從整體上講，在報賬流程以及效率方面還存在著一定的不足。此外，盡管大智移云等信息技術已經應用于部分會計領域，但互聯網、物聯網、云計算與高校財務工作的融合尚未普遍實現，財務服務還無法達到實時化、智能化和共享化的有機結合。

本文嘗試創新高校財務報賬模式，優化報賬流程，并針對報賬過程中的每個環節提出針對性的改進措施，具有較強的現實意義。第一，積極推進高校財務工作由“管理型”向“服務型”轉變，提高高校科研經費使用的靈活性，讓項目資金在合法、合理的范圍內快捷、高效地得到利用。第二，優化報賬流程，既能讓師生將更多的時間和精力投入到教學或科研工作中，又能將財務人員從繁瑣的日常核算工作轉向數據分析與決策支持工作，從而有效解決“報賬難”問題。

優化財務報賬流程，應從分析具體流程開始，基本宗旨是對報賬流程進行標準化、簡化以及優化處理。高校財務報賬活動一般包括報賬人員所在的部門負責人資金（項目）授權、報賬人員網上填制（打印）單據，部門負責人單據簽批、財務處（規范性、完整性）預審核、款項支付等環節。其中，花費時間較多的是負責人簽批和財務處預審環節，在授權和簽批環節，報賬人員均需請示部門負責人，在財務處預審核環節，涉及排隊、取號、等候審核等。基于此，提出以下優化措施。

（一）大力推行電子簽名制

單據簽批是財務報賬的首要環節，目前絕大多數高校財務部門執行的還是手工簽字形式。電子簽名是指數據電文（或單據）中以電子形式所含、所附，用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。相較于紙質簽名，電子簽名不僅可以大幅度提高報賬效率，而且能大大降低高校運行成本。需要說明的是，電子簽名并不是紙質簽名的視圖形式，它實際上是一組電子代碼，這組電子代碼為電子文檔添加簽名后，收件人就可以檢驗發件人的身份信息，還可以驗證出原文在傳輸過程中有無變動。根據《中華人民共和國電子簽名法》的規定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。鼓勵使用智能化簽名制度，二級單位負責人的電子簽名與系統留存的檔案自動比對，從而避免代簽、冒簽等情況的發生。

（二）推動完善報賬預審制

在國家科研經費投入不斷增加和非常規收入（比如接受捐贈、橫向課題）日益多元化的情況下，會有越來越多的教師參與到財務報賬中，原有專職財務人員已經無法滿足教師在培訓以及科研經費等方面報賬的需求。在財務報賬效率短期內無法有效提高的情況下，借助于“準財務人員”或稱之為預審員的力量處理單據的內容審核、格式審查等工作或許是一個可行的辦法。將財務報賬中的審核環節前移，即在相關報賬單據進入財務處之前，先進行預審制度。只有預審通過，才能送往財務處。對不完整或不符合報賬要求的報銷單據予以退還，并盡可能詳細說明原因及解決辦法，將報賬人員的等待時間縮小在財務處之外。

預審工作由誰做？大二下學期至大三上學期的財會專業學生是理想人選。這個階段的學生一般都學過基礎會計甚至部分中級財務會計的內容，對會計理論知識比較熟悉，但欠缺實踐能力。最重要的是這個階段的學生課外時間相對比較充足，又有課外實習的強烈需求。此舉可將高校財務報賬與會計專業學生實踐培養結合起來。預審員學到相關技能后，還能發揮“傳幫帶”作用，對學弟學妹起到較好的示范引導作用。因此，將財會專業的在校學生培養成預審員，既能緩解財務報賬的壓力，又能解決財會畢業生實習困難的事情。

對于預審員，還有以下事情需要統籌考慮。第一，預算員的選拔。每年從本校財會類專業大二的學生中選拔若干品學兼優的學生擔任預審員，實現財會專業理論教學與實踐的同步。第二，預審員的培養。在不影響學生學習的前提下，定期培訓預審員，使其熟悉財務報賬工作要求。比如，定期宣傳財務方面的新規定（根據最新財經法規編制，每年編制財務報賬指南尤其相比前年變化的事項），再輔以典型案例剖析，共享于財務處網站。第三，預審員的獎懲。根據預審業務量多少、差錯率高低等指標，對預審員進行獎懲，激勵其發揮更大的作用。

（三）分步實現財務智能化

報賬單據一旦預審通過，就由預審員送到財務處交給相應工作人員。傳統的手工報賬模式下，財務人員還會從內容和格式上再次檢查報賬業務是否符合規定，單據及內容填寫是否規范。對于符合財務規章制度的單據，財務人員手工錄入票面信息，這種方式效率較低，經常出現報賬業務積壓的現象。

智能化報賬模式下，數據采集及處理均發生了較大變化。具體而言：

1.發票處理的智能化。第一，對于紙質發票，可以通過掃描發票上的二維碼，或者采用光學字符識別技術對拍照的發票直接抓取相關數據，瞬間完成業務單據的智能化鑒別、信息采集和數據抓取，并將發票中的相關數據自動轉換為會計數據。這不僅能減少人為判斷，而且大大提高發票真偽檢驗及數據錄入效率。第二，對于電子發票，應盡快實施以電子形式對發票進行歸檔保存，形成電子會計檔案，尤其是附有《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的電子發票。隨著“互聯網+財稅”、“互聯網+會計”的逐步發展，電子發票在高校的使用會越發普遍，高校應結合國家相關規章制定電子發票的使用及管理方案，盡快提升電子發票的應用范圍和管理水平。對電子發票的接收、檢驗及核算均借助于計算機自動處理，實現電子發票處理的智能化。

2.憑證處理的智能化。根據高校財務業務特征，分門別類設置相應的會計分錄模板。基于發票或其他單據智能化處理中獲取的數據，以計算機的智能判斷代替財務人員的職業判斷，財務人員點擊相應的功能按鈕即可觸發事件會計處理程序，賬務處理系統自動根據預先設置的分錄模板生成會計憑證，完成傳統模式下的財務核算工作。

3.款項支付的智能化。經過上述智能化的憑證處理之后，財務人員可通過高校財務核算系統與銀行系統之間的數據交換平臺或在線支付系統，直接將款項轉入報賬教職工的工資卡、公務卡或其他賬號。通過電子支付實現資金網上結算，將賬務處理結果以合適形式反饋給當事人，提醒其注意報賬款項收支情況。

4.報賬結果反饋的智能化。報賬人員可以通過微信、財務網絡平臺等及時查詢報賬信息，追蹤業務辦理進展。報賬處理完成之后，財務處應以短信或微信形式將結果反饋給當事人，便于報賬人員實時了解報賬進度、到賬時間等信息。如有疑問，還應考慮設計針對性的回復機制。

概而括之，人工智能進入財務領域是大勢所趨，各個高校應創造條件盡快引入財務機器人。一方面，可以借助人工智能快速處理高校財務工作中最耗費時間、最繁瑣的核算任務。更為重要的是，人工智能能夠二十四小時在云端工作，具有“高效、高質量以及標準化”特征。另一方面，人工智能的應用還能在一定程度上推動財務人員轉型，提高財務工作效率。

智能化處理為提高財務報賬效率提供了較好的機會，但仍需要注意以下事項。

（一）群策群力，協同配合

1，對于財務處負責人而言，要重視常規業務和新業務的歸檔整理，充分利用微信公眾號，定期發布報銷指南及報賬業務常見問題，并將之列示于財務處網站，突破時空限制，方便師生通過微信號或網站查詢最新的報賬政策。

2.對于財務工作人員而言，既要嚴守財經法規和相關制度，制止和糾正違反財務規定的行為，為學校財務資金把好最后一道關，又要以師生為本，服務師生，為教育事業發展提供財務支持。更為重要的是要積極融入高校報賬業務中去，站在報賬師生的角度考慮問題，實現業務與財務的融合。

3.對報賬人員而言，報賬前必須了解不同業務的審批手續、不同單據的粘貼辦法、特殊事項的報賬流程等。此外，報賬人員不僅要及時辦理報銷業務，忌積攢過多單據集中報銷，更要合理規劃報賬時間，尤其提前謀劃避開年底的財務決算及下一年度的預算編報工作。

4，對預審員而言，既要把財務常見問題反饋給報賬人員，又要把報賬人員的需求傳達給財務人員，充分發揮財務人員與報賬人員之間的橋梁作用。

（二）統籌考慮，酌情分類

在優化財務報賬流程的基礎上，還應該對高校財務業務進行分類管理。根據實際情況，采用以部門為主，或者以業務為主，或者同時兼顧兩者。實踐中有兩種方案可供選擇。

1.根據二級學院及學校職能部門劃分財務窗口。此時，要充分考慮二級學院和職能部門的業務量多少，合理地配置財務人員。

2.根據報賬業務類型劃分財務窗口。按業務進行分工，主要業務（日常報銷業務、差旅費業務）專人負責，非主要業務（零星業務）合并窗口進行。

（三）業務量化，有效激勵

1.定期匯總財務人員的報賬業務量，并結合師生滿意度數據，綜合量化，并作為核定績效工資的指標之一。鼓勵財務人員與廣大師生、預審員定期交流，了解他們對報賬業務的看法及期望，以實現業（報賬業務需求）財（財務專業理念）融合為目標，進一步優化業務流程，完善財務報賬工作方式。

2.制定并執行財務人員績效考核制度，充分挖掘財務人員的主觀能動性。比如可嘗試實施財務人員搶單制度，將報賬業務的完成數量與績效掛鉤。

云計算、大數據、人工智能等掀起了技術變革的浪潮，也帶動了思維模式的創新。本文基于報賬過程中電子簽名、財務預審、報賬智能化等財務流程的分析，倡導使用先進信息技術和理念輔助財會人員進行賬務處理，引導財務人員將報賬思維由主要依靠“主觀判斷”逐步向“智能化”轉變，盡力提高財務報賬的效率。總之，創新財務報銷服務模式和方法是個長期、復雜和系統的工作，高校財務人員應進一步解放思想、開拓思維。

最后不容忽視的是，在業務處理逐漸網絡化的當下，幾乎所有的報賬數據均要經過網絡平臺才能完成錄入、存儲、歸檔等工作，這可能導致數據泄露的風險。因此，相關部門要構建網絡信息安全防護體系，運用先進的技術手段，防止財務信息泄漏。

參考文獻

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（審稿：劉振 編輯：陳麗娟）