OA系統在辦公室管理中的應用

翟彥敏

摘要：OA系統主要是利用先進的技術讓辦公室管理的過程中，工作物化與人以外的各種設備，另外可以讓辦公室的操作人員和這些設備共同進行辦公室業務，形成一套完善的人機信息體系。

關鍵詞：辦公室管理;OA系統：功能;應用

中圖分類號：TP393

文獻標識碼：A

文章編號：2095-6487（2019）02-0046-02

0引言

在辦公管理的過程中，企業可以對自身基于網絡進行合理的使用，利用OA協同辦公系統，保證各部門能夠進行緊密的聯系，讓辦公室業務的管理效率大幅度提升，加快企業的發展，讓辦公室業務的網絡化和自動化實現提高資源的利用效率。

1 OA辦公系統的功能

1.1資源管理功能

企業在傳統的手工操作模式下，在文件的保存使用和再利用方面具有一定的難度，在手工辦公的條件下很難進行文檔的檢索，OA辦公系統可以更好的讓文檔電子化，利用電子文件柜的方式對保存文檔，依照權限進行共享和使用中。

1.2流程管理功能

OA辦公系統可以實時監控跟蹤文件的流轉情況，將多崗位、多部門的協調問題有效的解決，各部門之間能夠高效的進行協作，各部門之間往往會出現很多流程化的工作，比如說公文的收發處理及審核匯報等，利用工作流程的自動化能夠對各工作進行規范，讓部門之間的協同效率大幅度提高。

1.3協同管理功能

OA辦公系統能夠進行跨區域、多分支體系的辦公以及移動辦公，從當前的角度分析各辦公機構的區域分布越來越廣，協同辦公和移動辦公逐步成為一個急需解決的問題，OA系統可以讓相關人員獲得整體性的信息，讓整體的反應效率大幅度提高，增強決策能力，另外利用OA辦公系統進行預訂和審批等工作，可以留下數據痕跡進行組織統計決策。

1.4知識管理功能

如果在工作過程中生成的信息是以靜態數據和文檔的方式存在，在信息覆蓋深度和覆蓋面方面較為有限，無法將其形成知識，也無法形成較為完善的知識管理網絡和體系，OA辦公系統能夠有機的對這些信息進行發展、轉化和利用。對這些信息進行創新，使之成為新的知識、新的信息，利用組織的無形資產創造出新的價值。

1.5文化管理功能

組織文化的推動力是非常重要的，一定要了解和分析組織文化、人際關系、經驗等一些隱形知識，OA辦公系統當中的工作日志、社區論壇以及電子期刊都是非常重要的工具，組織可以對職工進行激勵記錄下他們的心得和經驗，鼓勵相關工作人員進行碰撞和探討，整理出一些有價值信息，讓相關員工在知識分享的過程中運用和捕獲集體的智慧，這些功能在OA系統當中實現起來是非常簡單的，然而在組織文化的傳承和管理過程中具有非常大的價值。

2OA系統在辦公室管理中的應用

2.1會議管理

在一般的會議室管理當中，需要人為的進行登記和預定等工作，各部門不能第一時間掌握會議室的使用情況，往往會出現安排不周或者不及時等情況或者出現會議室登記不全、重復訂出的問題[3]。作為會議室管理部門綜合辦公室，在產生這種問題的情況下，需要花費大量時間進行協調和溝通，導致辦公效率大幅度下降，在應用OA系統之后，設置了會議管理系統，可以對會議進行申請、登記、發布、審核，第一步需要對會議室使用的要求進行設置，比如說使用的時間、使用的位置、需要的設備以及大小等，企業某個部門如需使用會議室可以直接將這些信息向會議管理系統當中傳送，并且通過會議申請功能進行會議室的選擇，并且提交會議的人數，會議召開的時間等項系統當中錄入，發送給會議室管理人員，相關人員可以依照會議是當前的使用情況，對會議室的信息進行管理，并且做好統籌和安排工作，依照時間區分，對會議室的使用情況進行顯示，這樣能夠讓會議室管理的效率大幅度提高。

2.2印章管理

在企業管理當中，印章管理也是非常重要的一項工作，因為印章會非常頻繁的使用。在沒有OA系統之前，在運行管理的時候，需要通過紙質審批單進行申請，這種審批單在申請的過程中時間較長，而且流程相對較為復雜，效率比較低下，另外用印是由概括較為籠統，不能對，每筆業務的內容進行清楚的記錄，另外每年需要使用印章的文件非常多，就會導致用印審批單出現積壓等情況，在查找的過程中具有較大的難度，伴隨當前崗位調動和時間的推移，經手人員無法對當時所加蓋印信的情況進行準確的記錄。

在OA系統當中使用印信管理的方式，可以將傳統管理過程中出現的各種問題解決，在審批流程當中，經辦人把審批單向負責人處提交，負責人可以通過手機或者電腦進行系統的登錄，并且快速進行處理，經辦人在進行審批表填寫的過程中也可以把用印的文件電子版向電腦當中傳送，這樣可以永久的對這些數據進行保存，以便日后進行追蹤和處理。

另外運行管理過程中具有強大的檢索功能，可以通過關鍵字查詢等方式就可以將需要查看的單據查找出來，另外還可以對當時用印的文件查找出來，讓辦公的效率大幅度提高。

2.3辦公用品

在現代管理過程中，辦公用品的管理也是相對較為復雜的，因為辦公的部門很多，需要申請的物件用相對較為零散，導致每個月進行辦公用品匯總過程中，工作相對繁雜，而OA系統可以通過此系統來進行調整和匯總，可以將這項工作進一步簡化，工作人員只需要將所購買的辦公用品的規格、型號、樣式向系統當中錄入，各部門如果需要進行辦公用品的申請，可以在每個月底進行系統的登記，將所需的物品申請出來，這些系統會將總公司各部門申請的辦公用品的明細自動匯總，管理人員依照匯總的情況進行分發和采購就可以了。這樣可以避免人為統計導致繁瑣的工作量以及一些失誤，工作人員可以對需要采購的辦公用品進行實時查詢，并且及時調整年度審核。

2.4通過自動檢測系統

利用OA系統對空氣自動監測系統進行整合，利用API接口函數對空氣當中自動監測數據進行收集，并且向OA系統當中導入。導入的過程中，監控系統主要監控的污染物有氨氮、PM2.5等。對這些數據進行實時監控，并且對環境空氣日報進行上傳，可以有效的加強環保能力，利用OA系統對污染源的監控進行整合，將獲得的數據上報導入到省控以及國控環境控制系統當中，可以更好的實現自動檢測節能環保的目的。

5結束語

總之，伴隨當前科學技術快速進步，社會快速發展在辦公室管理的過程中對各種技術進行完善和應用，對辦公室管理的網絡化和自動化進行強化是當前辦公室管理過程中的重要目標。利用OA系統可以有效的提升辦公室的管理效率，讓很多工作都規范化，OA系統的建設是非常漫長的過程，在實際操作過程中需要不斷的改進和創新，只有如此才能讓OA系統進一步與企業的業務相適應，積極推動企業發展。

參考文獻

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[3]朱星旖.商業銀行移動辦公管理系統的設計與實現[D].長沙：湖南大學，2016.

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[5]王嘉寧，馬淑敏.OA辦公系統在多元化集團信息化管理中的應用價值[J].商業經濟，2017（6）：53-55.