國內數字檔案館發展現狀及未來趨勢

馬麗萍 阮枝梅 龐俊 陳詩雨

摘 要：近年來，深圳、青島等城市相繼建立了數字檔案館，可以說我國數字檔案館工作取得了初步成功，但今后檔案事業發展的一項關鍵內容就是檔案館怎樣深入推動數字化進程。本文就數字檔案館的功能與作用做了簡要論述，并分析了國內數字檔案館發展現狀及存在的問題，試著提出了一些解決措施，希望有助于數字檔案館今后的發展建設。

關鍵詞：數字檔案館；信息服務；大數據

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）02-0148-03

Abstract：In recent years，cities such as Shenzhen and Qingdao have successively established digital archives. It can be said that the work of digital archives in China has achieved initial success. However，a key component of the development of archives in the future is how the archives will deeply promote the digitalization process. This paper briefly discusses the function of the digital archives，and analyzes the development status and existing problems of the domestic digital archives. It tries to put forward some solutions to help the future development of the digital archives.

Keywords：digital archives；information service；big data

0 引 言

數字檔案屬于較為新穎的檔案形式，是在網絡信息化背景下發展起來的。數字檔案的產生以及數量的提升，使得數字檔案館的構建顯得十分迫切[1]。在21世紀以后，我國才開始進行數字檔案館建設，截止到現在，發展時間已有20年，因此這一工作現階段還處于摸索階段，缺乏完善的數字檔案館體系。所以，對建設數字檔案館的相關工作進行研究，能夠有效的發現建設過程中存在的問題，給檔案工作者提供建設的理論依據，可以讓他們更為全面的掌握數字檔案館在建設方面的要點，以此來構建出一套完整的數字檔案管理體系。

1 數字檔案館的功能與作用

1.1 數字檔案館的功能與作用

1.1.1 為研究檔案館構建優良的平臺

通過對數字檔案館的構建，能夠更為便捷的對檔案進行管理。在現代化背景下，傳統檔案保管模式因為不能夠有效的滿足實際需求，需往辦公自動化方向發展。和傳統模式相比，數字檔案館無論是在保管條件、存儲空間或是存儲介質等方面，均符合現階段發展潮流，其能夠在滿足檔案信息逐漸增長對存儲空間要求不斷提高的基礎上，促進檔案利用效率的提升。

1.1.2 信息共享，增強工作效率

通過研究數字檔案館的構建，能夠實現檔案信息的共享。較為傳統的借閱方式已和現階段的社會發展趨勢不符，且影響工作效率的提升。通過對信息技術的有效運用，構建出來的數字檔案館能夠在有效發揮檔案價值的基礎上，節省大量查閱檔案信息的時間，進而在一定程度上促進科研工作的進步。

1.2 數字檔案館與傳統檔案館的比較

首先，不同的館藏結構。檔案實體是傳統檔案館在館藏方面的中心，因此館藏能力極其有限，不能夠對信息內容所包含的關系予以深入的挖掘。而數字檔案館能夠有效的存儲海量的信息資源，能夠將現實與虛擬聯系在一起，所以從根本上讓服務范圍與服務能力得到了擴展與提高[2]。其次，不同的管理模式。就傳統檔案館而言，其管理模式基本是在相關工作完成之后再進行，而數字檔案館則在電子文件產生之后，因此其管理模式為適時管理和超前管理，這在很大程度上都是由電子文件與前段控制與全程管理所決定的。再次，在數字化時代中，數字檔案館可以說是傳統檔案館的親兄妹，兩者的共存，能夠對社會發展的進程給予更加全面的記錄，以此來實現對歷史與文明的傳承。

2 國內數字檔案館發展現狀

2.1 數字檔案館的建設范圍不斷擴大，建成數量逐年攀升

在數字化時代進一步發展的背景下，我國許多地區均在加強建設數字檔案館，建設規模日益擴展。在我國東部沿海區域，數字檔案館的建設已小具規模，一些地區已經建立起了十分全面的素質檔案館體系。并且，我國其他地區也逐漸開始了對數字檔案館的構建，將網絡化以及集群化作為檔案館發展的基本方向，以使我國的數字檔案館建設系統更加完善。

2.2 數字檔案館的建設內容日益豐富

日趨成熟的數字檔案館體系，讓數字檔案館的建設內容也發生了改變，即不只是對檔案予以建設和整理，其建設領域也得到了拓展，內容也變得更加豐富起來[3]。在這一背景下，一些數字檔案館在業務方面逐漸納入了信息資源共享以及檔案登記備份等，且部分區域正在構建具有區域網絡化特點的素質檔案館，上述現象均是數字檔案館在內容建設方面變得更加豐富的體現。

2.3 數字檔案館的信息服務成績顯著

為促進檔案信息管理服務質量的提高，我國檔案局構建了檔案信息共享平臺，不僅使檔案信息的利用與查詢變得更加的便捷，也提升了檔案所具備的運用價值，使得檔案服務效率得到了有效的提升。并且，數字檔案館消除了傳統管理模式所具備的封閉性，使其變得更加開放，人們可以迅速的查找到自己所需要的內容，促進了服務質量的提升，讓信息管理更為高效[4]。

3 數字檔案館建設存在的主要問題

3.1 資金來源渠道單一

政府或企事業單位自身的資金投入是我國數字檔案館建設的主要經濟來源，缺乏長效的投資機制。綜觀全局，發展不協調，建設水平高低不一是各地數字檔案館的主要現狀。就東部經濟較為發達的地區而言，其在構建數字檔案館方面擁有十分充足的資金；而西部地區，卻缺乏充足的建設資金。除此之外，數字檔案館也沒有豐富的投資結構，專項撥款不足，缺乏社會資金的融入。

3.2 人才結構欠合理

就數字檔案資源而言，其在內容方面十分的豐富，類型也極其多樣，相關工作者在具備過硬技術能力的基礎上，也要求檔案工作者能進一步做好管理與服務工作[5]。但由于多方面因素的影響，包括市縣級檔案館與企事業單位檔案室在內的各地檔案館在專業檔案人才與計算機人才上都非常匱乏。現有的檔案工作者在多個方面的素質均無法滿足新時期對其的要求，包括思想觀念、技術水平、知識結構和管理能力等。

3.3 技術應用尚不深入

雖然“三網一庫”的基礎設施建設已基本在我國副省級市以上的檔案館完成，但大多數數字檔案館的電子文件、網絡資源一體化管理均未實現；同時，大部分已部署的網絡架構是以傳統檔案信息化實踐要求為基礎的，未運用一些新技術，如云計算、物聯網等，在面對大數據時代的強大數據壓力時，往往難以應對。

3.4 資源組織有待加強

初級“數字化”是我國大多數數字檔案館現在的狀態，因為缺乏較好的條件、技術和管理，還有很多電子文件未在第一時間被收錄入館，數字檔案館資源總量有限，結構也不豐富。與此同時，沒有展開大范圍深度的資源開發，現有的資源建設以編研傳統館藏資源為主，沒有開發新增數字檔案資源的內容；各個數字檔案館未保持溝通聯系，沒有深度整合數字檔案資源。

3.5 信息服務需推進

雖然我國的檔案服務工作取得了顯著成績，但數字檔案館信息服務才剛開始起步。就服務內容而言，數字檔案資源缺乏豐富的結構，也未進行大范圍深入的開發，知識轉化實現難度較大；就服務方式而言，數字檔案資源的利用還是以簡單查詢目錄為主，沒有多樣的利用形式，不能滿足用戶便捷性、個性化的利用需求；從服務途徑上來說，數字檔案資源的在線信息服務主要通過檔案網站來實現，缺乏較多的服務渠道，相應的也就降低了數字答案資源的競爭力。

4 數字檔案館發展的趨勢

4.1 技術應用策略

數字檔案館的建設和發展，數字資源的組織與存儲均與諸多專業技術有關，包括頂層設計、海量數據存儲、知識數據管理、多媒體數據檢索訪問、數字資源長期保存等，大量的先進技術將會為數字檔案館的順利進行提供充分保障[6]。

4.1.1 頂層設計技術與方法

頂層設計，英文全稱為Top-Down，屬于一種將總體管理過程體現的設計方法。頂層設計要求站在整個學校的角度，以全局視角對數字檔案館的方案進行設計，并付諸實施，同時把整個數字檔案管理機構的系統性體現出來，并對任務目標予以明確和制定。數字檔案館的建設在頂層設計全局性與發展性的影響下，將得到有效保障。

4.1.2 海量數據存儲技術

不斷深入的數字化，增多了各類歸檔的電子文件，同時也提高了對海量信息存儲的需求，這除了需要借助海量存儲設備存儲備份相關文件以外，還需要利用數字化檔案信息提供的網絡化服務。這就要求將網絡的在線存儲技術優勢發揮出來，獲得安全性更高、可靠性更強的存儲空間，使訪問速度更快。諸如直接附加存儲（DAS）技術、存儲區域網（SAN）技術、內容尋址存儲（CAS）技術以及網絡附加存儲（NAS）技術等均包括其中。

4.1.3 知識管理與數據挖掘技術

快速發展的經濟社會，檔案數據量的積累大大增加，隨著檔案館保存的數據越來越多，就需思考怎樣運用數據挖掘技術和知識管理的相關知識，以此來分析、整合、挖掘以及共享檔案數據，將檔案的價值充分發揮出來，把知識服務提供給經濟活動。

4.1.4 多媒體數據訪問和檢索技術

以內容為基礎的信息檢索也屬于數字資源檢索技術中的一種，主要是檢索多媒體對象的內容和上下文語義環境。其三種主要類型是內容的圖像檢索、以內容為基礎的視頻索引以及音頻檢索。

4.2 數字檔案館建設標準逐步完善

技術與組織標準是數字檔案館建設的主要標準，前者是為順利進行數字檔案館建設而做出的技術要求，后者是組織數字檔案館開展各類活動的主要依據。在制定數字檔案館建設標準的過程中，需結合以下原則：

其一，銜接整個檔案工作的標準。在制定數字檔案館建設標準時，不僅要將數字化檔案所具備的特殊性歸納到考慮范圍內，還應考慮與傳統檔案管理標準在銜接和配套方面的問題，進而對檔案工作標準的系統性起到有效維護作用。第二，數字檔案館建設標準應和國際管理相關通用性標準接軌，并予以正確的運用。盡管各國家在檔案工作方面存在著不同，但管理技術有很多相似之處。對數字檔案館的研究，國外早在多年前便已在進行，且也取得了較多的成果，這使我國在制定數字檔案館建設標準時有了可供參考的資料。第三，對高技術的發展進行追蹤，適時制定和修訂標準。素質檔案館產生于高新技術發展的條件下，而計算機技術具有非常快的更新速度，每次更新技術設備，都會影響到之前的工作標準，所以，在制定一個標準后，可根據實際情況做適當的修訂，進而與技術基礎的變化相適應。

4.3 向檔案信息用戶提供“一站式”服務

深入開展的數字檔案館建設實踐，勢必會讓檔案信息服務在數字檔案館建設中占據首要位置，成為不可或缺的部分。數字檔案館網站在總體設計上應將“以人為本，以內容為中心”的原則體現出來，在一個互聯網頁面上集中數字檔案館內外以及線上線下的檔案信息資源，將檔案信息用戶查詢檔案信息的步驟簡化，并結合相應規則給檔案信息用戶提供“一站式”服務。數字檔案館以網絡為媒介，借助網絡服務檔案信息用戶，對各類網絡檔案數據庫具有很大的依賴性。數字檔案館應在網絡數據庫的建設上下功夫，數據庫必須滿足量多、質高和易用的特點。所謂數字檔案館檔案信息服務系統是數字檔案館通過先進信息組織以及交流理論的指導，對合適的方式和策略予以運用，借助現代化的計算機網絡與通訊技術對數字環境下的檔案信息資源展開有效搜集、整理與存儲，讓檔案信息用戶的系統在第一時間得到滿足的工具。其作為一項基礎交流工具，主要服務于數字檔案館的檔案信息用戶，幫助其提交申請、檢索與咨詢。檔案信息用戶對數字檔案館使用效率的高低將直接受其設計優劣的影響。

4.4 開展新型數字知識服務，實現資源協同共享與信息增值服務

現階段，紙質檔案的數字化已經在我國大多數檔案館內實現，可以說，我國擁有了一定的數字檔案基礎。而建立數字檔案管理網絡，協同數字檔案館的業務，提供更加全面的數字檔案服務是數字檔案館今后發展的一項重要內容。數字檔案管理網絡的網絡化和協作化是以數字檔案館為基礎的，該網絡除了對各級類檔案館系統進行整合和協同外，還應和政府機構保持互聯互通，便于前端控制檔案文件，加大和政府機構的協作力度，防止《檔案法》與《政府信息公開條例》之間出現矛盾，以便順利進行我國政治民主和公開。檔案管理網絡的形成一方面可對開發和利用我國檔案信息起到有利作用，另一方面也能夠幫助社會公眾更加全面的利用檔案信息而做出正確決策，進一步推動社會經濟的發展。

5 結 論

總而言之，國家開展檔案管理工作的一項重要內容就是數字檔案館建設，這也是檔案管理模式轉型的必經之路，開展數字化檔案建設能夠有效增強對檔案資源價值的運用，并促進其安全性的提升，讓檔案管理效率更高。所以，總結我國數字檔案建設過程中遇到的問題，能夠推動建設質量以及管理質量的增強，讓檔案管理在服務內容方面變得更加的豐富，讓我國檔案事業能夠和大數據環境相互促進。

參考文獻：

[1] 吳健鵬.我國數字檔案館建設現狀與發展策略研究 [J].中國檔案研究，2017（1）：105-113.

[2] 張超.論智慧城市背景下數字檔案館的現狀和發展方向 [J].黑龍江檔案，2017（1）：35-36.

[3] 徐丹丹.信息時代數字檔案館發展探析 [J].蘭臺世界，2017（7）：42-45.

[4] 孫豐滿，程妍妍.我國數字檔案館研究的現狀、基本問題及思考 [C]//上海市“3+1”檔案論壇，2011.

[5] 黃少芳，劉曉鴻，張俊芳.應對大數據的數字檔案館及其服務體系 [J].國土資源信息化，2013（5）：22-25.

[6] 金俊蘭.數字檔案館建設思考 [J].湖北經濟學院學報（人文社會科學版），2017，14（6）：54-57.

作者簡介：馬麗萍（1984.11-），女，漢族，廣東湛江人，館員，本科，研究方向：地質檔案管理與信息化建設、油氣地質資料匯交、檔案系統建設。