建立檔案數據庫是現在檔案管理的趨勢

鐘智

摘 要：檔案數據庫是通過運用現代信息技術實現檔案信息資源的規范管理和有效共享、開發與利用。檔案數據庫以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，以擴大檔案信息資源開發利用為目的，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為社會各項建設服務。本文通過對檔案數據庫應用在檔案管理方面的簡單介紹，研究其意義和社會背景，為如何實現檔案數據庫提出幾點建議。

關鍵詞：檔案數據庫;檔案管理;趨勢;探討證明

一、前言

社會信息化發展已經開始帶動檔案數據庫發展，檔案數據庫建設也是信息社會建設的重要的組成部分。20世紀80年代以來，信息技術的快速發展和廣泛應用，引發了一場新的全球性產業革命——信息產業革命。在這場新興的產業革命中，國民經濟與社會發展的信息化是一項核心的內容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區現代化水平的重要標志。我國信息化發展開始進入全方位、多層次推進的新階段，各行各業、各個領域的信息化迅猛發展，信息化已成為我國國民經濟與社會發展的必然趨勢[1]。檔案作為信息資源，面對信息化的發展潮流，檔案數據庫也必然成為檔案事業發展的戰略選擇，這是時代賦予檔案事業的要求，攸關檔案事業的發展前途。同時信息化也是檔案事業創新發展的契機，無論是國家信息化中對于信息資源建設作為核心內容的要求，還是先進的信息技術為手段為檔案各項事業的發展所提供的技術支持和保障，都是檔案事業實現改革與發展的重要契機，檔案部門必須緊緊抓住這一重要發展機遇期，適應時代發展的要求，積極作為，科學謀劃，夯實檔案信息資源作為國民經濟與社會發展的戰略性基礎信息資源的地位，通過檔案數據庫推動檔案事業的跨越式發展。

二、建立檔案數據庫在檔案管理的意義

檔案數據庫建設符合社會需求與活動規律。社會信息化導致檔案數量劇增，檔案載體呈現多樣性，檔案內容分散交叉，檔案部門必須改變傳統管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應用，不宜用傳統的方法來管理檔案;另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足這種需要。國家行業電子政務和電子業務的普遍應用，大大拓寬了檔案信息的服務空間，對檔案資源服務的內容和方式提出了更新更高的要求，促使檔案工作跳出傳統的狹窄思維，適應社會發展，改變管理理念，創新服務方式，利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的信息服務平臺，有效積累和儲備國家信息資源，真實保存社會記憶，實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以適應社會發展和國家信息化建設的需要[2]。

在探索檔案數據庫建設中，其建設重點在于規劃與設計，規劃包括基礎設施構建、檔案信息資源建設、應用系統開發、標準規范建設和人才隊伍建設等。其整體規劃和總體架構比較完整，不僅有對館藏數字化和館務自動化的具體規劃，還提出了實現文檔管理系統和目錄中心管理系統的中期規劃，以及實現文件管理系統的遠期規劃。

檔案數據庫建設逐步規范。為進一步規范數字的檔案館建設，盡可能的少走彎路，國家和地方檔案部門紛紛結合檔案數據庫建設的實踐編制相應的建設規范，有效的指導全國各地的檔案數據庫建設。以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案接收、整理、保管、鑒定、保護、共享利用的檔案管理模式[3]。其建設主要內容包括網絡建設、軟件建設、數據庫建設、安全管理、制度建設、人才隊伍建設、施工、監理與驗收等。檔案數據庫建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、開發、運行等諸多環節，需要各業務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與，是一項長期的工作任務。

資源得到有效開發利用。加快檔案信息資源開發利用、實現社會共享是檔案數據庫的根本目標，“十二五”期間，各級檔案部門認真貫徹黨的精神，充分發揮檔案數據庫的技術優勢，拓寬檔案信息資源開發利用手段，不斷加強和推進信息化條件下檔案信息資源開發利用工作。加強多形式多層次共享平臺建設，推進服務機制創新，促進檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發利用水平和能力;加快優化檔案信息資源開發利用工作的保障環境，建立長效發展機制。各級檔案部門也都將信息化條件下檔案信息資源開發利用工作納入本地區、本部門在“十二五”期間檔案事業發展的重要內容。

三、檔案數據庫發展現狀

檔案數字化建設。檔案數字化是目前檔案數據庫建設的重要內容之一，“十二五”期間，許多檔案部門在國家檔案局一系列政策標準的支持和引導下，開展了不同程度的數字化工作探索。檔案數字化工作迅速發展，檔案數字化的規模不斷擴大，檔案數字化的規范日漸成熟，檔案數字化加工市場已經逐漸形成，檔案數字化對象不斷豐富，不僅僅局限在紙質檔案方面，已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數字化[4]。

有政策大力引導支持。《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中明確提出：根據“統一領導、標準先行、利用優先、分步實施”的原則，有序推進傳統載體檔案數字化進程。充分利用信息化手段，對國家綜合檔案館館藏檔案進行數字化加工和數據資源整合，制定統一標準，規范檔案數字化與網絡化建設，按照共建共享、互聯互通的要求，建立與完善國家檔案信息目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫等各類檔案數據庫。

檔案數字化實踐探索。在檔案數字化的實踐活動中，各地檔案部門依據各自不同的檔案特點和經濟條件做出了不同的選擇，“十二五”期間，檔案部門在數字化建設中，已經逐漸形成了一套完整、成熟的方法，雖然目前國家和行業標準還不完善，但是各地數字化建設的思路和做法大同小異，標準和手段基本一致。

電子文件應用狀況。由于國家信息化的整體推進，信息技術已在各行各業得到普遍應用，各組織機構、企事業單位的文件檔案工作環境正由紙張環境向電子環境遷移，許多領域正逐步實現業務活動電子化、無紙化[5]。電子文件的地位和作用發生了明顯變化，越來越多的機構開始逐步采用電子文件單軌運行。因而可以預見，電子文件應用的廣度和深度將空前加強。

四、如何發揮檔案數據庫在檔案管理的作用

檔案數據庫的標準體系建設。檔案數據庫發展過程中需要解決的問題很多，其中相關標準體系的建設尤其重要，迫切性尤為突出。檔案數據庫的標準體系應當包括覆蓋文件和檔案管理的完整流程。

為適應檔案數據庫建設的快速發展，“十二五”期間的檔案數據庫標準體系建設任務依然艱巨。需要加強頂層設計，通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案數據庫建設標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程[6]。使檔案數據庫工作落到實處，便于操作。

信息安全建設。檔案信息資源是國家的寶貴財富，檔案信息安全是國家信息安全工作的重要組成部分，確保檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是國家信息安全工作的一項重要內容。檔案信息安全體系建設是檔案工作的重中之重，是檔案事業各項工作順利開展的基本保障。在檔案數據庫建設中加強信息安全管理，在采取有效措施和技術手段，保證數字檔案信息管理系統運行安全、可靠的同時，建立健全本地區、本行業檔案數字化、網站運行、數據庫管理等各項涉及檔案信息安全的工作環節的規章制度，建立檔案數據備份和災難恢復機制，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。

制定規劃措施，開展檔案信息安全保障工作。加強檔案信息網絡系統的管理，保障操作安全、數據安全、接入安全和應用服務安全。建立完備的檔案信息數據備份和災難恢復機制，確保檔案信息數據安全[7]。各地檔案部門，按照國家和檔案行政領導部門關于信息安全的統一要求，將檔案信息安全保障體系建設納入檔案事業發展總體規劃，提出本地區、本行業檔案信息安全體系建設的具體要求，采取建設檔案數據災備中心、省市級檔案館結對子進行檔案數據異地備份、重要檔案數據異質備份等具體措施，有效開展檔案信息安全保障體系的建設。

五、結語

綜上所述，檔案數據庫建設任重而道遠，是新時期檔案工作所面臨的嚴峻挑戰，同時也為檔案事業迎來了新的發展機遇。作為新時期的檔案工作者，必須與時俱進的牢記時代賦予的光榮使命與責任，勇于迎接挑戰、緊緊抓住機遇，把檔案數據庫建設作為檔案事業發展的有利契機，推動檔案事業與社會進步的同步發展。

參考文獻

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[7]關敏峰.城建檔案管理工作發展趨勢的分析[J].經營管理者，2017，11（10）：009-009.

（作者單位：臨高縣人力資源和社會保障局）