試論基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)

摘? 要：隨著計算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，在這種環(huán)境下，各個行業(yè)各個領(lǐng)域都向著數(shù)字化信息化的方向發(fā)展。對于檔案管理工作而言，為了提高檔案管理工作的效率和現(xiàn)代化程度，檔案人需要結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的特點，以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維來進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。本文對基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了論述，分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”對數(shù)字化建設(shè)的影響、面臨的主要問題以及“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下數(shù)字化建設(shè)的方法，目的在于提高我國檔案數(shù)字化的發(fā)展速度，以供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案數(shù)字化;檔案管理

中圖分類號：G270.7? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）19-0131-03

Abstract：With the development of computer technology and information technology，our country has entered the “internet plus” era，in this environment，all fields of the industry are developing in the direction of digital information. In the case of file management，in order to improve the efficiency and the modernization of the file management work，the archivists need to combine the characteristics of the “internet plus” environment and take the “internet plus” of thinking to carry out the digital construction of the archives. This paper discusses the digital construction of the archives based on the “internet plus” environment，analyzes the influence of the “internet plus” on the digital construction，the main problems and the method of the digital construction in the “internet plus” environment，and aims at improving the development speed of the archives digitization in our country for reference.

Keywords：internet plus;archives digitization;file management

0? 引? 言

隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的持續(xù)增長，我國各行各業(yè)都進(jìn)入了發(fā)展的黃金期，在這種時代背景下，檔案管理工作要想實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，就必須要做到與時俱進(jìn)，用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維方式來取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維方式，基于此，深入研究“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)則顯得尤為重要，通過分析不僅可以了解“互聯(lián)網(wǎng)+”對數(shù)字化建設(shè)的影響、面臨的主要問題，還可以運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下數(shù)字化建設(shè)的方法指導(dǎo)實踐，促進(jìn)發(fā)展。

1? “互聯(lián)網(wǎng)+”及其思維對檔案建設(shè)的影響

1.1? “互聯(lián)網(wǎng)+”的提出與內(nèi)涵分析

“互聯(lián)網(wǎng)+”的出現(xiàn)可以追溯到2012年，在易觀第五屆移動互聯(lián)網(wǎng)博覽會上首次出現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，隨著大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新戰(zhàn)略的開展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的重要性不斷提升，2015年7月，《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》頒布，推動互聯(lián)網(wǎng)的領(lǐng)域拓展，加速提升產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平，至此“互聯(lián)網(wǎng)+”正式上升到了國家戰(zhàn)略的高度，成為了推動我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的主要動力之一。

“互聯(lián)網(wǎng)+”包括跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人性、開放生態(tài)、連接一切等六大特征。“互聯(lián)網(wǎng)+”是信息化與工業(yè)化融合的產(chǎn)物，是將互聯(lián)網(wǎng)和工商業(yè)金融業(yè)等行業(yè)進(jìn)行融合，通過互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大計算與即時交流能力來促進(jìn)傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展。“互聯(lián)網(wǎng)+”并非是互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的簡單的相加，而是立體的結(jié)合，是互聯(lián)網(wǎng)融入到行業(yè)的每一個部分，創(chuàng)造新的行業(yè)生態(tài)。“互聯(lián)網(wǎng)+”的核心是創(chuàng)新，如果“互聯(lián)網(wǎng)+”失去了創(chuàng)新那么互聯(lián)網(wǎng)就無法與其他行業(yè)進(jìn)行真正的融合。

1.2? “互聯(lián)網(wǎng)+”思維與檔案管理的融合

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維是在“互聯(lián)網(wǎng)+”的基礎(chǔ)上通過不斷的實踐發(fā)展出來的新型思維方式，在檔案管理工作中，要想完成“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略就需要檔案人轉(zhuǎn)變思維方式，積極運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維。檔案管理中的“互聯(lián)網(wǎng)+”思維主要包括以人為本思維、創(chuàng)新驅(qū)動思維、跨界融合思維。

以人為本思維指的是以用戶為工作的核心，具備服務(wù)理念，在進(jìn)行工作之前要理解用戶的實際需求，對于數(shù)字化建設(shè)而言這一點尤為重要，如果檔案人的用戶思維不強(qiáng)，那么最終數(shù)字化之后的檔案很可能在實際的使用中達(dá)不到應(yīng)有的效果，降低檔案工作的用戶滿意度，

創(chuàng)新驅(qū)動思維包括理念創(chuàng)新與技術(shù)創(chuàng)新，理念創(chuàng)新是指改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過簡約思維等方式來優(yōu)化檔案管理的管理理念;技術(shù)創(chuàng)新是指以數(shù)字化技術(shù)取代紙質(zhì)化技術(shù)，讓新時期的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行全面融合。

跨界融合思維指的是打破檔案管理的局限性，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展至今，行業(yè)之間的界限已經(jīng)變得模糊，并沒有嚴(yán)格的區(qū)分，行業(yè)融合的趨勢越發(fā)明顯，檔案管理也要跟隨行業(yè)融合的進(jìn)程，與其他不同領(lǐng)域的技術(shù)和行業(yè)進(jìn)行融合，例如將互聯(lián)與共享技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來，實現(xiàn)檔案管理的地區(qū)統(tǒng)一化。

2? 現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)工作面臨的問題

2.1? 硬件設(shè)施數(shù)量與質(zhì)量問題

硬件設(shè)施是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，然而就實際情況而言，很多地區(qū)基層單位的硬件設(shè)施數(shù)量和質(zhì)量都存在一定的問題，首先是數(shù)量問題，基層單位的辦公設(shè)備數(shù)量減少，軟件系統(tǒng)的資源投入也不足，并且非常缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備;其次是質(zhì)量問題，現(xiàn)存的辦公設(shè)備使用時間較長，機(jī)器的老化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，甚至計算機(jī)系統(tǒng)都達(dá)不到國家規(guī)定的基本標(biāo)準(zhǔn)，許多單位雖然在建設(shè)數(shù)字化檔案，但是由于硬件問題往往流于形式，在真正進(jìn)入工作時仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作手段來進(jìn)行，這就嚴(yán)重阻礙了檔案工作的工作效率和正常的數(shù)字化進(jìn)程，影響了檔案管理工作的發(fā)展。

2.2? 工作人員專業(yè)水平不足

檔案數(shù)字化的建設(shè)是專業(yè)性較高的工作，對計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)的要求較高，需要工作人員具有較高的專業(yè)水平，能正確處理在數(shù)字化過程中出現(xiàn)的常見問題，但事實上很多檔案管理工作人員的專業(yè)水平不足，一般來說大部分檔案管理工作人員僅僅掌握了檔案管理的業(yè)務(wù)知識，對計算機(jī)信息技術(shù)則不了解。此外，在對工作人員進(jìn)行信息技術(shù)專業(yè)技能培訓(xùn)時也存在問題，信息技術(shù)的發(fā)展速度相當(dāng)快，每隔一段時間就會出現(xiàn)新的技術(shù)，而對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)的速度和水平往往跟不上技術(shù)發(fā)展的速度，這就導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)水平始終落后主流技術(shù)一段距離，這種情況也對檔案數(shù)字化建設(shè)造成了很大的困擾。

2.3? 容易出現(xiàn)安全問題

“互聯(lián)網(wǎng)+”為檔案管理工作帶來了大量的數(shù)據(jù)和便捷的共享能力，提高了信息傳播和整理的速度與效率，但是也帶來了安全問題。安全性是檔案管理工作的至關(guān)重要的性質(zhì)，然而數(shù)字化的檔案信息一旦接入網(wǎng)絡(luò)，如果在安全方面出現(xiàn)了疏忽，不法分子很容易借助網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來竊取信息，從而造成損失。此外數(shù)字化信息也存在不穩(wěn)定性，篡改較為容易，如果不接入網(wǎng)絡(luò)僅僅保存在本地的計算機(jī)硬件上的話，一旦計算機(jī)硬件出現(xiàn)問題很容易導(dǎo)致信息的損失。

3? “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化方案

針對以上的問題，可以得出“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化方案。

3.1? 完善基層單位的硬件和軟件水平

要想完善基層單位的硬件水平要從兩部分入手，其一是國家的支持，國家要加大對檔案工作的經(jīng)濟(jì)支持，保證基層檔案單位能有足夠的經(jīng)費(fèi)來購入所需要的各種儀器設(shè)備;其二是本單位的重視和調(diào)查，基層單位要統(tǒng)計本單位所缺乏的硬件設(shè)備的種類和數(shù)量，將經(jīng)費(fèi)花在刀刃上，并且對市面上的計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備的性能和性價比做好調(diào)查，購入性價比最高的硬件設(shè)備供檔案人使用。

除了硬件水平之外，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對軟件水平也有著一定的要求，基層單位要積極應(yīng)用新的軟件技術(shù)，通過引入指紋識別技術(shù)、多重密碼技術(shù)等來保證檔案的可靠性，還要提高檔案單位的辦公智能化程度，通過構(gòu)建在線辦公平臺來提高檔案辦公的即時性和互聯(lián)性，打破各個單位間的網(wǎng)絡(luò)互不相通的情況，并借助互聯(lián)網(wǎng)將數(shù)字檔案進(jìn)行收集和整合，實現(xiàn)電子檔案的大數(shù)據(jù)化。

3.2? 提高檔案人才的專業(yè)化程度

檔案管理人員是整個檔案工作的主體，是一切工作的開展者，也是整個檔案數(shù)字化建設(shè)過程中最為重要的部分，為了讓檔案管理人員能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案基層單位要加強(qiáng)對檔案人才的專業(yè)化培訓(xùn)。

培訓(xùn)分為兩方面，一方面是對其進(jìn)行檔案知識的強(qiáng)化培訓(xùn)，檔案數(shù)字化建設(shè)歸根結(jié)底是檔案工作，這部分主要是對數(shù)字化的檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案人才能在數(shù)字化環(huán)境下繼續(xù)完成應(yīng)做的工作;另一方面是對檔案管理人員的信息化技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，要定期組織工作人員進(jìn)行計算機(jī)信息化的集體培訓(xùn)，讓檔案管理人員能熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計算機(jī)操作技術(shù)、圖像編輯技術(shù)等一系列數(shù)字化技術(shù)。此外還要注意將兩種培訓(xùn)結(jié)合起來，開展實操培訓(xùn)，使檔案管理人員能正確將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來，還要建立相應(yīng)的考核機(jī)制，督促檔案管理工作人員進(jìn)行認(rèn)真有效的學(xué)習(xí)，真正做到提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

3.3? 加強(qiáng)安全防護(hù)，保證數(shù)字化檔案的安全

數(shù)字化檔案一旦接入網(wǎng)絡(luò)很可能會遭到不法分子的篡改和竊取，也很可能會受到計算機(jī)木馬的入侵和破壞，因此各個單位要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的安全防護(hù)，使數(shù)字化檔案既能享受到互聯(lián)網(wǎng)的便利性又能避免受到互聯(lián)網(wǎng)的負(fù)面影響。

要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的安全防護(hù)首先要做好安全防火墻的建設(shè)，在建設(shè)好網(wǎng)絡(luò)防火墻后要進(jìn)行測試，尋找防火墻存在的問題，其次是做好檔案瀏覽和修改的身份驗證工作，建議設(shè)置多重驗證，進(jìn)一步保證驗證的準(zhǔn)確性和安全性，此外還要將單位的內(nèi)外網(wǎng)隔離，不光是設(shè)置網(wǎng)絡(luò)上的虛擬隔離，還要設(shè)置硬件隔離，對進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)的移動存儲設(shè)施進(jìn)行嚴(yán)格限制和檢查，防止泄密現(xiàn)象的出現(xiàn)，如果本單位獨(dú)立完成上述工作存在問題的話可以聘請專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全公司協(xié)助建設(shè)本單位的數(shù)字化檔案安全防護(hù)系統(tǒng)。針對數(shù)字化檔案過于依賴計算機(jī)硬件而存在的問題，各個單位應(yīng)當(dāng)做好數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的備份工作，一旦原檔案出現(xiàn)了問題或者丟失，要啟用備用的檔案對原檔案進(jìn)行及時修復(fù)，通過多種手段來確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的安全性。

3.4? 運(yùn)用綜合思維進(jìn)行建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是將檔案進(jìn)行掃描，將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案存儲這一項工作，而是以構(gòu)建數(shù)字檔案館為主的一項綜合的工程，這也是“十三五”工程中的重點內(nèi)容之一。要想實現(xiàn)數(shù)字檔案館的構(gòu)建就要用綜合思維來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，例如，可以通過云計算等方式將獲得的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，使檔案能不受地區(qū)的限制而進(jìn)行跨地區(qū)的相互交流，各個大地區(qū)可以設(shè)置相應(yīng)的中心，圍繞中心來進(jìn)行信息化檔案的交流，從而實現(xiàn)社會公共檔案的即時共享和統(tǒng)一規(guī)劃，還可以通過大數(shù)據(jù)計算等方式來進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)的抓取，對存在公共特征的大量信息化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分類，從而在需要進(jìn)行檔案提取和分析的時候能夠以最科學(xué)和最迅速的方式來進(jìn)行工作，大大優(yōu)化了檔案管理和檔案應(yīng)用的工作效率。

4? 結(jié)? 論

我國已經(jīng)進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，用數(shù)字化來取代紙質(zhì)化，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的特點，通過運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維來進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”角度出發(fā)，探討了“互聯(lián)網(wǎng)+”對數(shù)字化建設(shè)的影響，對檔案數(shù)字建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了分析，并針對性提出了優(yōu)化方法。

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作者簡介：劉丹（1975-），女，漢族，山東萊州人，二級教師，本科，研究方向：檔案系列。