醫院人事檔案管理中數字化信息應用的重要性探究

徐利琴 曹昊洋

摘? 要：隨著我國社會的迅速發展，醫療事業也得到了飛速的發展。與此同時，在醫院的多層管理中，醫院的人事檔案管理占據著舉足輕重的地位。人事檔案管理主要記錄著醫院人員的變化，對醫院的發展具有關鍵作用。而數字信息化也在我們的生活中應用愈來愈廣泛，它的應用不僅節省了人力物力財力，也在以前的基礎上提高了醫院的管理效率。本文就醫院人事檔案管理中數字化信息應用的重要性進行探究。

關鍵詞：人事檔案管理;數字化檔案;檔案信息化

中圖分類號：G270.7? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）19-0136-03

Abstract：With the rapid development of our society，medical care has also made rapid progress. At the same time，in the multi-level management of hospitals，the management of hospital personnel files also plays a decisive role. Personnel archives management mainly records the changes of hospital personnel，and plays a key role in the development of hospitals. And digital information technology is also more and more widely used in our life. Its application not only saves human，material and financial resources，but also improves the efficiency of hospital management on the basis of the previous. This paper explores the importance of digital information application in hospital personnel file management.

Keywords：personnel archives management;digital archives;archives informatization

0? 引? 言

一個醫院的正常運行離不開人事管理，而人事檔案管理在人事管理中是十分關鍵的一個環節。隨著醫療設備的不斷更新改革，人事檔案管理最傳統的方式已經逐漸開始不能滿足現代醫療設備體制的需求。日復一日，科技在不斷創新，現代醫療的管理方式也日趨科學化，而以前的古老的、原始的方式已經不能滿足社會的需求。因此，要想緊隨時代的步伐，就要不斷地提升，改變現在的管理制度，在舊的基礎之上，把數字化信息應用于人事管理中，從整體上促進醫院的發展。

1? 醫院人事檔案管理的現狀

1.1? 醫院人事檔案管理意識薄弱

隨著時代的發展，醫療水平逐步提高，但很長一段時間以來，醫院的重心主要集中在這一方面，對于人事檔案管理未給予足夠的關注，管理的意識薄弱，導致部分工作者忽略了人事檔案管理在醫院管理中的重要性。所以完成這項工作的過程中工作效率低下，直接致使院內人事管理混亂，對醫療工作的開展造成了不小的困擾。

1.2? 人工管理準確性低

在目前的眾多醫院中，人事檔案管理這一項關鍵性的工作還是由人工操作。人工操作不僅需要花費眾多的財力、物力、人力和時間，而且工作效率和歸檔的準確性也得不到保障。醫院人事管理主要是對醫院各層人員的學歷、工作經歷、工資獎懲等一系列的資料進行歸檔、整理，方便他人查閱。而在此過程中，很多的信息需要不斷地進行更新和增加，所以在人工歸檔的過程中會有很多的資料出現重復或者歸錯檔的現象。而資料出現整理錯誤現象時，重新歸檔又需要耗費大量的時間。但是如果不及時整理，就會導致查詢檔案信息的可靠性和準確性降低。

1.3? 人工操作整體拉低醫院的工作效率

采用人工的方式對人事檔案進行記錄整理，不僅需要付出相當多的人力、物力、財力，還會導致醫院整體的工作效率受到嚴重影響。在采用人力對人事檔案資料進行管理的過程中，人的精力有限，所以資料的錄入、更新等具有一定的延后性，醫療工作過程中，如果需要使用到某些人事檔案資料，那么極有可能因人力的不足導致這些資料缺乏時效性，應用時就不具備完全的參考意義，導致醫院的工作效率降低。

1.4? 人事管理人員自身素質和能力不足

很多醫院對人事管理方面的工作都不夠重視，使得在該崗位上任職的員工對這份工作沒有明確的認識，檔案管理人員的素質和自覺性整體偏低，以至于在工作時十分松懈，不具備有嚴格的專業業務素質，思想落后，跟不上時代新潮，對人事檔案管理的重要性沒有很強的意識，使檔案管理工作的效率和質量都受到了不可逆的影響。

1.5? 檔案保密性不夠

在通常情況下，檔案的保密性和安全性是十分重要的。在傳統的人事檔案管理模式中，紙質的檔案由人工直接接觸，而一家醫院的工作人員又是極多的，所以資料整理起來時很容易出現遺失等現象，進而可能直接導致信息的泄露。

2? 醫院人事檔案管理中數字化信息應用的價值

2.1? 節約時間和空間

在傳統的人事檔案管理中，大部分工作主要是依靠人工手段進行登記和保存的，這樣的管理模式導致資料的記錄和保存尤為不便。而當數字化信息技術被應用到醫院管理中以后，電子檔案代替了傳統的紙質檔案，這不僅可以節約資源，也解決了資料的保存問題，不需要準備大量的空間用來放置檔案資料，很大程度上節約了傳統資料的保存空間。同時，電子計算機的存儲量大、效率高、速度快，能夠在長期保存檔案的同時確保人事檔案資料的時效性、完整性和準確性，在應用過程中，保證使用者能夠第一時間接收到最完整有效的檔案資料。從整體來看，數字化信息的應用，有助于節省在醫院查閱人事檔案的時間，在整體上提升工作效率。

2.2? 提高資源共享程度

在傳統的人事檔案管理中，查閱人事資料還需要跑到資料管理室提取紙質資料，這樣既費時又費力，嚴重地影響了人員的工作效率。在應用數字化信息以后，人事檔案管理依靠電腦對人員的檔案信息進行輸入或輸出，把紙質的檔案轉化為電子檔案的形式，對信息進行分類整理、歸檔。這樣不僅可以提高工作人員的效率，還可以實現資源的共享，需要查閱資料的人員通過電腦就可以隨時接收到所需的信息，查閱資料時方便、快速，也在一定程度上提高了資料的可靠性和準確性，使人事檔案在醫院管理中的應用價值得以體現。

2.3? 增強保密性

在傳統的人事檔案管理中，由于是人工直接操作，紙質的檔案難免會出現遺失或被盜竊等問題。在應用數字化信息以后，工作人員不會直接接觸到人事資料管理原件，故不會造成信息泄露，而且人事檔案在計算機中會進行相應的加密處理，從而有效增強了醫院人事檔案的保密性。

2.4? 提高資料利用率

其實醫院的前景和發展都離不開人事檔案管理，人事檔案管理可以為醫院制訂方案和策略提供合理的依據，從而使醫院的人才配備日趨科學化。在傳統的人事檔案管理中，資料的查閱需要耗費大量的時間和人力，所以在處理醫院事務的時候能盡量避開檔案查找就避開。在數字化信息應用以后，人事檔案管理這一工作得到了相應的重視，管理效率也在很大程度上得以提升。在處理和篩選員工時，可以省時、快速又全面地對他們的資料進行了解，從而有效地提升人事檔案資源的利用率，使得人事檔案管理在醫院的整體發展中實現自身價值。

2.5? 延長資料的使用年限

當數字化信息的應用取代傳統的人工操作時，紙質檔案產生的不可逆影響被完美的避免了，計算機的存儲功能使得原始的資料可以完整及時地保存，使人事檔案的使用年限可以延長。

2.6? 促進醫院考核的公平公正性

由于在傳統的人事檔案管理中，紙質的檔案在查閱的過程中會耗費大量的人力和時間，因此在醫院進行考核時，這一環節往往會被一筆帶過，所以很難確保醫院考核結果的公平公正性。數字化信息的應用，可以使被考核者的資料一目了然，既節省了查閱者的時間，又使被考核者的資料能清晰、全面地呈現出來，從而間接地提升醫院考核的公平公正性。

3? 數字化信息應用于醫院人事檔案中的相關對應措施

3.1? 增強安全意識

數字化信息的應用給醫院的管理帶來諸多便利，同時也存在著許多的安全隱患。隨著我國的科技發展越來越快，計算機技術越來越高，互聯網的保密性也相對降低了，導致人事管理檔案的安全性受到了威脅。因此，人事檔案管理的工作人員應該做好安全防范工作，提高警惕，增強安全意識，醫院各層也要注意多對員工進行網絡安全教育，并且對電腦的保密功能進行加強，確保數字化信息應用能正常運行。

3.2? 人事檔案管理部門應對資料進行及時整理與匯報

在數字化信息應用前，要求相關人員對人事檔案的資料進行整理、歸類，并要確保其安全性、完整性、可靠性。在整理好這些資料后相對應地對上級進行匯報與確認，在質量驗收人員對相應的資料進行驗收以后，輸入計算機中，對其進行保存。

3.3? 優化管理系統，提升人事檔案管理水平

首先結合醫院的實際情況，將醫院的大體信息、資源等規劃成一個完整的人事檔案管理系統;其次，將醫院的紙質檔案轉換成電子檔案存儲于計算機中，對數據庫進行科學的分類，并將其檔案歸檔，確保資料的準確性和真實性，從整體提高人事管理的水平。系統的設計需不斷地優化、更新，確保系統具有一定的靈活性、可操作性，保證數字化信息系統在使用過程中的實用性和效率。這樣才能不斷提升人事檔案的管理水平和管理人員的辦事效率。

3.4? 重點培養可用之才

數字化信息的應用融入了很多科學技術，醫院應該不斷加強這方面的人才培養，構建一支重量級隊伍，對數字化信息應用技術進行深入的剖析、研究。隨著時代的發展，互聯網也不是絕對安全的，同時科技更新換代的速度也非?？?，醫院應該加強對數字化信息人才技術的培養，給他們提供一個進修的平臺，并選拔真正具備豐富一線作戰經驗的教師組織短期授課，組織骨干人員集中分享研討的短訓，使他們在掌握客觀理論的同時也能掌握相應的技能。另外，在掌握這些知識技能的基礎上，還需加強其安全防范意識和應變能力，多創造一些計算機安全隱患演習，根據員工的掌握程度，有針對性地進行訓練，使他們在遇到問題時能夠快速、準確地進行分辨和解決。在此基礎上，醫院也應該集中精力對這項技術重點開發，這樣在順應時代發展的同時也能為數字化信息應用的順利開展打下良好的基礎。

3.5? 創新醫院的服務模式

數字化信息的應用對于人事檔案管理這一工作來說，既減少了工作人員的工作量，又達到了對所有資料進行管理利用的目的。所以實施數字化信息應用時不僅要覆蓋檔案的調取、查詢等服務，還要在保密的基礎上對人員信息進行更新和完善，提升人事檔案資料的共享性。

4? 結? 論

綜上所述，數字化信息技術的應用可以在很大程度上提高醫院人事檔案管理的工作效率，有效避免人工管理存在的諸多弊病。所以，從長遠來看，醫院應提高對這一方面工作的重視程度，重點培養數字化信息應用方面的相關人才，實現人事檔案管理的科學化和便捷化，創造人才和實力雙贏的局面。

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作者簡介：徐利琴（1971.12-），女，漢族，浙江杭州人，館員，本科，研究方向：電子文件管理、人事檔案管理;曹昊洋（1989. 06-），男，漢族，浙江金華人，館員，本科，研究方向：電子文件管理、人事檔案管理。