國有企業干部人事檔案信息化管理分析

摘 ?要：隨著科學技術的進步，人類迎來了信息時代，推動了全球經濟與社會的發展。信息化革命給國有企業干部人事檔案管理工作帶來了新的發展契機，加強檔案管理信息化建設已成為國有企業更好地適應時代發展要求的一項重要措施。本文闡述了信息化背景下國有企業干部人事檔案管理信息化的必要性，并提出了國有企業干部人事檔案信息化管理的方向與措施，為國有企業干部人事檔案管理信息化的工作提供了必要的參考。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理;電子檔案

中圖分類號：G270.7 ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）17-0120-02

Abstract：With the progress of science and technology，mankind has ushered in the information age and promoted the development of global economy and society. The information revolution has brought new opportunities to the management of personnel files of state-owned enterprises. Strengthening the information construction of archives management has become an important measure for state-owned enterprises to better adapt to the requirements of the times. This paper expounds the necessity of informatization of personnel archives management of state-owned enterprises under the background of informatization，and puts forward the direction and measures of informatization management of personnel archives of state-owned enterprises，and provides a necessary reference for the informatization of personnel files management of state-owned enterprise cadres.

Keywords：archives informatization;archives management;electronic archives

0 ?引 ?言

現階段，先進的信息技術已滲透到社會各個領域，為人們的生活、生產、工作、學習帶來了巨大的變化。人事檔案作為企業人事部對個人管理的基礎與憑證，對于識別干部、選拔人才、干部隊伍建設意義重大。然而，目前我國部分單位盡管已引進了信息技術，建立了專門的人事檔案數據庫，可是，人事管理工作依然只停留于紙質檔案的建立與管理，從某種程度上給企業造成了資源的浪費。因此，促使相關人員加強人事檔案管理的信息化建設尤為關鍵。

1 ?信息化背景下檔案管理信息的必要性

1.1 ?國家數字化進程的要求

在如今信息技術盛行的形勢下，便捷、高效的數字化技術逐漸被引進社會各個行業，促進了經濟的增長。加強數字化建設是我國現代化建設的重要發展戰略。新時期，國有企業的人事檔案管理工作，也應與時俱進，需要數字化技術的有力支持。利用信息化的強大力量，積極地做好現代企業干部人事管理工作，為國家的經濟建設以及人事組織工作提供服務，這也是我國提升數字化水平的客觀要求。

1.2 ?干部規范化管理的需求

目前，我國有些事業單位在組織人事工作過程中，會面對諸多的人事資料，有的信息歷時長久，大多數信息不夠規范，內容不夠完整，難以滿足部門對人事檔案微觀管理以及對職工群體管理的需求。同時，人事管理信息化建設對于干部的選拔、任用也很重要。為了更好地體現公正、公開、公平的原則，干部人事檔案必須走信息化道路。此外，人事檔案管理實現信息化以后，可在數據庫中查找干部人員的基本信息，統計干部任職年限、人數等信息，可高效地掌握每位干部的工作情況以及常規的考核信息，讓企業干部管理工作更加規范。

1.3 ?推廣現代辦公的有效途徑

以往的人事檔案管理主要將重點放在實體的管理方面，相關檔案人員需要以人工方式采集、處理并管理信息，任務繁重，工作效率偏低。在科學技術的發展下，現代化的辦公設備得到廣泛的應用，已成為干部檔案管理的一部分。檔案數據庫的信息化建設，可讓檔案管理工作實現網絡化、自動化，節約了人力資源，極大地提升了工作效率。

2 ?國有企業干部人事檔案信息化建設的方向

2.1 ?從宏觀指導過渡到微觀的信息化指導

相關人員可通過展開大量的調查研究與主座談的形式，共同尋找干部人事檔案信息化建設中存在的共性問題，協同經驗豐富的人事干部以及負責信息化建設的實踐人員一起開會商議，應具體問題具體分析，并尋找共性的問題，從而對干部人事檔案電子數據庫的分支結構予以有效的確定。再從上級到下級，展開集中式的業務技能的培訓，例如：指導電子數據庫的搜索、統計等。學會借助外力，依靠主管部門，最大化地發揮主管人員對下屬部門的指導職能。

2.2 ?從傳統的指導過渡到現代化指導

信息時代下，需要企業采用信息化的指導方法。上級人事管理部門有義務對下級人事部作出相應的、與檔案信息化有關的業務指導。應著力轉變以往手工式的指導，積極地引進現代技術方式，進行電子數據庫的指導，例如：電子郵件、網頁通知、PPT、頁面更新、網絡互動、電話會議等。

2.3 ?從常規指導過渡到重點指導

國有企業管理人員應緊緊抓住干部人事檔案信息化的代表，以點帶面，開展人事檔案的目標管理以及等級認定機構，樹立典型。對于各地區的差異性問題，或采取有針對性的指導，或采取定期組織業務培訓、研討班;評比、督辦、制作并發放業務性的文件以及編輯資料等方式予以指導。

3 ?國有企業干部人事檔案信息化建設的措施

3.1 ?人事檔案的網絡化管理

為了促進國有企業干部人事檔案管理工作的重點順利地從實體管理向網絡信息化管理方向轉變，更好地利用先進的計算機軟件，構建不同種類的人事檔案的數據庫，建立一個以干部人事檔案信息作為依托的國企干部人事電子信息系統。該系統的基礎要求為：構建人機有機結合的技術性的管理系統，從而實現干部人事檔案信息的網絡化處理、計算機處理。充分地發揮計算機的功能，讓人事檔案資料的管理更具完整性、準確性、動態性，并實現立體化管理，有效地借助互聯網技術為廣大人民群眾提供全方位地服務。

3.2 ?強化業務人員的實操培訓力度

對國有企業干部人員進行人事檔案管理業務的培訓，堅持“持證上崗”的工作原則，要求考取國家認證的人力資源師，具備處理建庫的能力，以及網絡信息安全維護與管理方面的技能，可快速地掌握較為前沿的干部人事檔案信息安全保障的技術設備的安全訪問資格。例如：CA認證、防火墻、數字簽名等。以免人事檔案信息遭到破壞，或者丟失。而且，還應對所有從業人員的辦公軟件的掌握程度進行嚴格的要求，要求工作人員必須熟練應用Office處理人事檔案。對于那些比較特殊的檔案，均由指定的軟件/儀器，通過電子信息處理技術進行分類、使用、保管。例如：BMP、PPT等，要求相關人事檔案人員既要掌握有關信息收集、文件分類、整理、鑒定、保存、管理等技能，又要掌握操作與運行人事檔案管理軟件的技能。學會借助功能強大的圖文處理軟件，對人事照片設備中的批量信息進行掃描、輸入，還要掌握多媒體技術的視聽功能等。

3.3 ?進一步拓展人事檔案的開發利用

新形勢下，國有企業干部人事檔案資源的開發、利用，應充分地結合館藏資源情況，采集、利用工作二者之間也具有一定的聯系。唯有構建合理化的企業干部人事電子信息化的館藏體系，方可為人事檔案信息的開發、利用工作提供必要的物質保障。也必須要提升檔案資源的利用率，才會促使館藏信息最大化地發揮其價值。因此，相關工作人員應在日常工作過程中，強化干部人事檔案信息化的建設力度，多渠道、多路徑地采集人事檔案的材料，在檔案管理信息背景下，企業人事檔案提供的制度要適當地加大透明度，拓寬服務的范圍，在不涉及保密性信息的前提下，充分地保障個人對自己檔案的知情權。

4 ?結 ?論

總之，在信息化形勢下，國有企業的干部人事檔案管理面臨著新的機遇與挑戰。相關管理者必須對此保持高度的重視，根據企業目前的實際情況，加強現有人事檔案管理工作的改革與升級，加快干部人事檔案管理信息化建設，應用先進的信息技術，加強業務培訓，在干部人事檔案信息化中不斷地創新，以期為社會提供更高效、優質的服務。

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作者簡介：付貝貝（1973-），女，漢族，遼寧盤錦人，助理館

員，本科，研究方向：檔案管理。