以風險為導向的外協項目審計

陶海云

[摘要]本文按照外協立項、外協供應商選擇、合同訂立、外協過程控制、外協驗收、外協付款等環節分析風險，針對風險提出審計重點和方法，以提高審計效率和效果，促進企業完善制度。

[關鍵詞]風險 ? ?外協項目 ? ?審計

協項目是由于企業自身技術、設備或時間節

點等條件限制，必須交由外部單位進行論證、設計、檢測、加工等的項目。外協管理是企業經營的關鍵風險之一，影響協作產品、零部件的價格、質量、周期及服務的總體效果。因此，研究外協風險及如何開展審計監督防范風險具有重要意義。

一、外協風險

（一）外協立項階段風險

企業外協范圍不合理，把本企業可以自行生產或研制的產品拿出去外協或外協產品成本高于本企業生產成本，導致經濟損失。

外協內容界定有難度，缺少必要的審核或立項審核流于形式，導致外協任務的必要性、真實性、效益性得不到保證，外協的隨意性強，甚至轉移、挪用項目經費，謀取經濟利益。

（二）外協供應商選擇風險

供應商選擇不當，沒有能力完成任務或沒有承接任務的資質;選擇外協單位的主觀性強，難以做到公平、公正，容易滋生腐敗;供應商單一，未形成競爭，容易形成價格壟斷，如美國聯邦貿易委員會訴訟高通公司利用蜂窩技術早期的技術優勢，收取高額專利費，阻止技術創新，構成壟斷行為。另外，關鍵技術由外國供應商提供時要考慮政治風險。

（三）合同訂立風險

合同訂立方的主體資格達不到要求，無經營資質或無良好信用，以虛假的合同主體身份與他人訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據或虛假的產權證明作為合同擔保，簽訂空頭合同，供貨方本身是“皮包公司”，轉手倒賣，導致外協加工件質量無法保證。

未經授權訂立合同或合同無簽章或簽字，造成合同無效。

合同內容存在重大疏漏或內容中的權責劃分，利益分配，知識產權歸屬等條件有失公平或違法，致使企業產生法律糾紛和經濟損失。如未簽署保密條款，造成泄密事件。

合同內容不清晰。研究內容、技術標準等不清晰。如在軟件系統開發合同中，軟件系統定位不明確，軟件實現的功能與實際需求不符，導致合同變更較多，合同工作量與工作時間條款彈性大，項目進度、經費都難以控制，甚至合同無法履行，造成經濟損失和法律糾紛。

合同內容虛假或違法，實為無實質交易的“空轉”業務、變相融資行為或“兩只白手套”利益輸送等，導致企業人員涉案。

外協費用核定缺少依據，價格過高損害企業利益，數量少造成缺件，不能及時滿足生產的需要或外協過多造成積壓和損耗風險。

（四）過程控制風險

外協監控不嚴，產品質量低劣。如設計圖紙未經過評審或校審，圖紙有問題;雖然圖紙經過修改，但是下發生產時使用了錯誤的圖紙，出現產品質量問題。外協單位采購材料未進行監控出現質量問題等。

（五）外協驗收風險

未執行檢驗操作規程。如檢驗的溫度濕度環境未達標，檢驗器件時未采取防靜電措施造成部分器件功能損壞等。

檢驗規程未覆蓋整個產品，造成驗收漏項;未能發現產品的問題，造成名譽和經濟損失。

驗收流于形式，研究室外協申請人同時又是驗收人，未見貨物，出具虛假驗收證明。

發現產品質量問題未及時更正處理，拖延產品周期或造成經濟損失。

（六）付款風險

未經授權審批，辦理支付業務;未按照合同進度付款，超額付款;申請人填錯付款單位，付款內容與任務書不符合;重復付款，一方面因業務人員工作疏忽造成重復付款，另一方面因使用網絡審批付款的企業申請人可以重復打印付款審批單辦理付款業務，財務人員難以辨識重復性而造成重復付款。

二、審計重點

審計人員將風險點與外協管理制度及外協流程相對照，檢查制度是否全面覆蓋風險控制點，是否能夠有效防范風險。

（一）外協項目立項階段審查

審查有無外協立項審批流程。外協立項申請單中是否提出明確研制目標、內容、技術要求和指標、外協進度、質量要求，潛在的供應方情況，預期成果，項目預算及估算依據，風險分析及應對措施等內容，防止審批人不了解情況導致審批流于形式。

對于重大外協事項、首次外協項目或技術難度較高項目，應采用專家聯合審議，項目管理部門、質量管理部門、財務部門等都應參與評審，并有會議紀要。

審查外協文件依據和了解自行生產能力。有無上級項目批復、任務書或技術協議，項目是否有專家評審的設計方案、工藝文件等，是否明確規定產品需要外協，詢問企業生產受限條件等外協原因。

（二）外協單位選擇階段審查

企業應在合格目錄中選擇外協供應商，不在合格目錄中的應通過評審后納入。在評審過程中，不僅應對供應商質量體系證書進行審查，還要對企業營業執照經營范圍、法人授權書、代理資質、行業資質、信用、財務狀況等進行審查，原則上企業注冊資本應不小于合同標的。此階段有關科室、項目管理部門、質量管理部門、財務部門等應參與其中進行評審，并有會議紀要。

外協單位的選擇可以采用招標、談判等方式，符合國家招標要求的應招標，應公開招標的審查是否采用了邀請招標，可以采用競爭談判的審查是否采用了獨家委托。

采用談判方式的，應審查談判的工作程序。重要、重大事項是否組成談判小組，事先對談判內容、流程、策略、目標、評定原則等是否進行充分討論，是否編制談判文件、確定成本價格;對潛在供應商是否按照質量、價格、交貨能力、技術設備、資信、研發能力、財務能力等進行評分、排名，談判是否有完整記錄。

在供應商為獨家的情況下，除審查上述協作資質和能力之外，還要重點關注其與項目組成員是否有關聯，獨家委托的理由是否充分，有無專家審核意見等。在關鍵技術由外國供應商提供時要考慮政治風險，防止禁售行為;要考慮產品國產化，對國內供應商應進行戰略扶持，盡量做到外協供應商多元化。

（三）合同訂立階段審查

審查合同主體合法性、承研能力和信用情況。審查企業有無工商登記、稅務登記;有無相關代理資質、行業資質如檢驗、計量授權、ISO9000質量管理體系認證證書等;了解企業的生產規模、生產能力，是否有超越供應商的經營范圍或授權資質等訂立合同，審查企業財務狀況和信用情況，可以通過審計報告、銀行資信證明、檢察院失信情況證明等了解。

審查企業合同是否執行授權審批程序。重大外協合同是否經過企業“三重一大”決策后簽訂，對專業性很強的合同是否進行專家評審，雙方合同簽約人是否有法人授權書，是否履行企業合同用章審批手續，申請人和印章管理人是否分離，合同是否有授權人簽章或加蓋合同專用章，防止個人擅自簽訂合同導致合同無效，企業合法權益受到損害。

審查合同主要條款是否完整，包括單位名稱，聯系人及電話、地址，標的物名稱，產品規格型號、數量、質量、價款、履約期限、地點、方式、驗收，技術成果歸屬，擔保，違約責任和解決爭議方式等。與合同配套的任務書或技術協議是否齊全，合同簽訂時間、簽字或蓋章是否完整。審計時可以采用列表式檢查，把應有的合同條款列入表中，與實際合同條款進行對照，防止漏項。

審查合同內容。外協依據是否明確，如加工圖紙編號或上級批復的任務書，任務書是否對技術指標、質量要求、驗收標準等的實施范圍、技術標準有詳細說明;在合同訂立過程審查中，可以要求工程師列明硬件、軟件清單，并逐個確認技術指標和要求，清除開發合同不成熟需求，或將項目分階段，將不成熟需求放在下一個階段來考慮。對于技術難度大、內容多、金額高的合同是否組織專家評審，以減少變更風險。

外協費用的檢查。外協費用的準確性審核包括價格、工作量的核定。審計主要采用分析法。分析內容包括定價依據、工作量計算基礎、比較分析數據。比如，外協材料列表及報價依據、人工工時統計表、參加人員工資表、工資核定依據，查找同類或類似產品定價數據與本產品進行比對分析，判斷有無虛高、工作量不實的情況。進而查證是否存在轉移、套取經費的問題。

空轉業務等違規行為的檢查。檢查是否存在兩個單位或多個單位互相轉移資金情況。檢索外協單位是否與本企業互相外協，存在一收一支情況，項目合同的收支金額、時間是否接近;外協費用占項目收入的比重是否較高、嚴重超過預算開支;項目是否存在僅有收入無支出或僅有支出無收入、甚至支出大于收入等異常情況;外協產品是否驗收;外協單位有無相應資質或生產能力等，分析收入與支出內容的相關性。

（四）外協過程控制審查

審查外協管理部門是否有過程控制記錄，即是否對外協件的研制生產方案進行了評審，是否對外協單位采購用料進行了監督或備案，供應商能否按合同進度交付產品，外協件到貨后是否驗收，數量、質量、規格是否符合合同要求等，不合格品是否及時記錄并采取措施，加強對合同履行違約糾紛的處理，保護企業合法權益，及時防止合同風險擴大。審計可以對重點外協項目供方開展專項檢查，督促外部供方貫徹落實管理要求，重點監督有關部門對關鍵項目、不可測試項目等實施監視和控制，落實強制檢驗點要求、影像記錄要求、數字履歷要求。

（五）外協驗收審查

審查有關部門是否根據外協產品專業特點，開展設計、生產風險識別，完善或制定專業產品驗收規范，驗收規程或標準是否由甲方和設計師進行了評審，防止漏項;是否嚴格按照規程辦理驗收;產品驗收應由檢驗部門、科室共同完成，而非獨家完成，應形成不相容崗位內部控制;產品數量、質量是否符合合同要求;審計應對重點外協項目進行現場跟蹤驗收審查，防止無實質交易的“空轉”業務以及變相融資行為或“兩只白手套”利益輸送行為，監督有關部門落實管理要求，確保外部提供的產品滿足要求。

（六）外協付款審查

審查是否有外協立項申請，是否履行付款審批手續，符合“三重一大”事項的是否履行決策程序;付款金額是否超過預算，付款是否與合同進度相符，支付內容是否與批復任務書相符，有無非外協費用的內容列入，如委托加工設備或采購的設備沒有形成固定資產入賬，而是列為外協費用支出;與下屬公司開展的外協合作，是否收取超過市場的平均利潤;企業是否在信息系統中建立防止重復付款的措施或其他有效控制措施，如通過點擊合同號才能辦理付款業務的功能或通過檢索合同號能夠查詢付款;又如，通過信息系統控制打印付款審批手續的時間或次數，防止重復付款等。

（七）外協項目績效考評

外協項目績效考評是外協項目的事后審計評價，需對外協項目經費是否經濟、外協項目質量是否達到標準、外協周期是否滿足要求等作出審計評價，檢查外協管理部門是否每年對外協供方進行評價和篩選。

（作者單位：北京無線電計量測試研究所，郵政編碼：100854，電子郵箱：13691208626@139.com）

主要參考文獻

熊軍.科研外協經費審計探討[J].財會審計， 2013（9）