談?wù)剻C(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理

張雷

摘 ?要：人事檔案管理主要是指對(duì)單位人員人人履歷、工作表現(xiàn)等個(gè)人信息的詳細(xì)記錄，其不論是對(duì)于職員的工作調(diào)度、晉升都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，針對(duì)單位來(lái)講，而作為人事部門工作的關(guān)鍵內(nèi)容，人事檔案管理工作的不斷加強(qiáng)，在選拔、任用人才方面也擁有著重要意義，在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位也能夠?qū)θ藛T做出更科學(xué)的配置。因此，對(duì)于人事檔案管理工作的革新，各事業(yè)單位應(yīng)給予足夠重視。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;管理;思考

一、單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀

在社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，以及改革創(chuàng)新工作不斷深入背景下，傳統(tǒng)的人事管理制度、干部選拔與任用記住已經(jīng)無(wú)法滿足單位發(fā)展的實(shí)際需要。而我國(guó)近幾年，雖然也在選拔干部人員、配置人才等方面做出了相應(yīng)的創(chuàng)新改革，也取得了些許效果，但由于缺改革目標(biāo)、定位不準(zhǔn)確，導(dǎo)致相關(guān)改革工作的落實(shí)受到了很大的束縛，也難以徹底的進(jìn)行，且難以全面適應(yīng)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)不同階段的發(fā)展需求。其著重體現(xiàn)在：管理模式、方式過(guò)于陳舊，缺乏創(chuàng)新，未指定出具有系統(tǒng)化、規(guī)范化特點(diǎn)的管理制度，相關(guān)工作的激勵(lì)、監(jiān)督，以及競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制也為得到進(jìn)一步完善。同時(shí)，在人員安排、崗位調(diào)整等方面也缺乏科學(xué)的規(guī)范機(jī)制，人員管理、績(jī)效考核等工作具體落實(shí)的可操作性不高，在此背景下，不僅會(huì)導(dǎo)致一部分人員產(chǎn)生一定的危機(jī)感，也會(huì)使得一些有潛力、工作積極性較高的人員無(wú)法獲得表現(xiàn)的機(jī)會(huì)等等，這些都制約著事業(yè)單位改革創(chuàng)新的推進(jìn)。

二、優(yōu)化人事檔案管理的策略探究

（一）優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用在單位人事檔案管理工作中發(fā)揮的作用是不容忽視的，因此，要想全面提升檔案管理工作質(zhì)量、效率的積極作用，就要不斷加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作，并將認(rèn)識(shí)檔案管理工作視為重中之重，引導(dǎo)相關(guān)管理人員正確認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)其檔案管理的必要性。為此，可以構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)管理小組，并安排專門的單位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)，要關(guān)注每一個(gè)管理細(xì)節(jié)，并對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行定期考核，并針對(duì)實(shí)際工作需求構(gòu)建出完善的管理機(jī)制，進(jìn)而充分體現(xiàn)出認(rèn)識(shí)檔案管理的制度化、規(guī)范化特點(diǎn)。

（二）完善檔案收集工作，提升管理質(zhì)量

為了促進(jìn)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)安排專人來(lái)負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理工作。并結(jié)合相關(guān)規(guī)定，不斷完善人事部門檔案庫(kù)房的管理工作人員與基礎(chǔ)設(shè)施，且每一千人的檔案都要安排一名專門負(fù)責(zé)人員。同時(shí)，庫(kù)房還要擁有防火、防盜，以及防潮等功能，而為檔案專門配備的存儲(chǔ)柜也必須是鐵制的，且要為庫(kù)房配備空空調(diào)、滅火器等滅火與控溫的設(shè)備與管理工具。另外，還要結(jié)合實(shí)際管理需求，構(gòu)建出相對(duì)完善的人事檔案管理制度，優(yōu)化其檔案功能，以此來(lái)不斷增強(qiáng)檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)性、客觀性，也為事業(yè)單位落實(shí)各項(xiàng)人事決策提供更可靠的參考依據(jù)，進(jìn)而為事業(yè)單位的人才選拔工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）強(qiáng)化基礎(chǔ)實(shí)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化管理制度

通過(guò)不斷加強(qiáng)相關(guān)檔案資料的收集，能夠促進(jìn)認(rèn)識(shí)檔案管理工作水平的不斷提升。作為事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)政治體制不斷改革背景下，干部體制改革、考核培訓(xùn)活動(dòng)等方面也增加了諸多需要?dú)w檔的資料，這也在一定程度上為人事檔案材料收集工作的落實(shí)增加了很大難度。所以，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確的收集與整理各種資料，并做好鑒別工作，對(duì)于未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案材料應(yīng)給予認(rèn)真篩選，及時(shí)退回一些手續(xù)不完整的材料，并要求相關(guān)部門及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦，以此來(lái)確保檔案信息的完整性、真實(shí)性與安全性。

（四）優(yōu)化人事檔案功能，增強(qiáng)檔案利用率

通過(guò)對(duì)人事檔案功能的不斷優(yōu)化，不僅可以充分體現(xiàn)出認(rèn)識(shí)檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)性，也能夠重新認(rèn)識(shí)其檔案的功能，一方面，是要有效保留原檔案資料中關(guān)鍵部門;另一方面，是要恰當(dāng)?shù)耐卣谷耸聶n案的內(nèi)含，也就是醫(yī)保、養(yǎng)老保險(xiǎn)等一系列內(nèi)容，認(rèn)真記錄相關(guān)人員的工作業(yè)績(jī)，同時(shí)，為了使得其檔案體現(xiàn)出的內(nèi)容可以充分滿足用人單位的實(shí)際要求，對(duì)于其他方面的資料也可以適當(dāng)?shù)脑黾右恍Ａ硗猓瑢?duì)于單位、工作人員日常辦公都會(huì)用到的一系列功能進(jìn)行補(bǔ)充，從而為事業(yè)單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案利用率的不斷提升。

（五）注重管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，完善管理制度

首先，對(duì)于管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升來(lái)講。各級(jí)組織人事部門應(yīng)選擇在政治方面較為可靠，且具有較強(qiáng)責(zé)任心的共產(chǎn)黨員來(lái)負(fù)責(zé)干部檔案的各項(xiàng)管理工作。同時(shí)，主管部門也應(yīng)該定期的組織檔案員參與專業(yè)、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，管理人員自身也要不斷的學(xué)習(xí)積累，注重自身專業(yè)素養(yǎng)與政治覺悟的提升，認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)待管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)而從整體上提高檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)的提升。其次，在管理制度完善上，應(yīng)注重信息化管理機(jī)制的建設(shè)，不擼是檔案的收集、歸檔，還是利用等方面都要制定嚴(yán)格的管理制度，并以此來(lái)避免出現(xiàn)虛假材料。同時(shí)，對(duì)于案卷整理工作的相關(guān)細(xì)則也要做出進(jìn)一步優(yōu)化，從而為其各項(xiàng)整理工作的科學(xué)、全面開展提供有力保障，也為考察、任用干部人員提供更準(zhǔn)確、真實(shí)的信息內(nèi)容。

總之，就目前來(lái)看，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展的各項(xiàng)人事檔案管理工作雖然獲得了不小的成就，但時(shí)代是在快速發(fā)展的，要想緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，各事業(yè)單位就必須要結(jié)合自身實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理工作的革新，并建立其科學(xué)、完善的管理機(jī)制，積極引進(jìn)更新穎、先進(jìn)的管理手段與方法，注重高素質(zhì)管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，進(jìn)一步提升其檔案的利用效率，只有這樣才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位工作人員的選拔與任用提供有力的參考依據(jù)。