運用信息化手段開展工作，積極推進無紙化辦公

倪坤 郭偉 劉磊

摘 ?要：隨著信息化建設和網絡技術的迅猛發展，方便、快捷的無紙化辦公得以推廣，新型的網絡化辦公方式正在向傳統的“公文式”辦公提出挑戰，并迅速地在全球興起一股“無紙化辦公”新的潮流。本文分析了無紙辦公并其對策展開了探討。

關鍵詞：無紙化辦公;安全防護;培訓考核

黨的十九大報告提出，要“善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作”。無紙化辦公作為最基礎的信息化應用，是利用現代網絡技術的傳輸功能，通過計算機來減少或者不用紙張，從而實現辦公的自動化和無紙化，已經獲得了社會的廣泛認可和采用。

無紙化辦公與傳統的有紙化辦公顯著區別就是其傳播速度更快、效率更高、查閱和攜帶更加便捷，降低了辦公成本，其主要優勢是：一是工作效率極大提高。無紙化辦公將時間、地點和人物的限制降低到最低，利用計算機、辦公軟件以及通信網絡等媒介，傳播速度快，能夠同時到達多個終端。二是辦公成本有效降低。無紙化辦公最大限度地節省了紙張、設備和各種耗材的損耗，網絡的傳輸減少了紙張和印刷的使用頻率，減少了交通和郵寄成本，也在最大程度上節省了人力開支。三是信息資源得以共享。無紙化辦公通過構建信息資源共享渠道，能夠實現文件數據資源的共享利用，使用人員在查找文件時，只需要進行計算機程序的查找功能就能準確找到相關文件，減少了不必要的麻煩。

無紙化辦公雖然已經深入人心，并且在現實生活中得到了較為廣泛的應用，但是還存在著一些問題，制約其作用的發揮，主要有：一是傳統思想觀念影響無紙化辦公的應用。無紙化辦公顛覆了傳統的人們的行為習慣和觀念，很多領導習慣了在紙質文件上進行圈閱和改正，有些人計算機水平有限抵觸現代化辦公方式，都在不同程度上制約著無紙化辦公的發展速度。二是無紙化辦公的安全性受到質疑。無紙化辦公通過計算機和網絡傳輸文件，在網絡連接、服務器、數據庫等方面存在安全隱患可能性，一旦發生泄密事件影響巨大。三是辦公人員素質有待提高。無紙化辦公的操作和運用需要較高的技能和水平，技術隊伍的強大是其有效運行的重要保障。

針對存在的問題，必須從以下幾方面著手：

1、轉變思想觀念，提高對無紙化辦公的認識。要大力推行無紙化辦公必須在思想上提高認識，轉變傳統的紙質辦公思想，樹立無紙化辦公意識。單位主要領導要帶頭轉變觀念，放棄傳統的公文閱批方式，在實際工作中率先落實無紙化辦公，從而才能帶動整個單位推行無紙化辦公。領導辦公可以通過網絡與工作的各環節緊密結合，處理一些涉及保密的文件時可以通過設定權限的方式由收文人直接查閱，并可以用電子簽名的方式進行簽名批閱，不通過報送、傳閱等中間環節。電子簽名認證保證了領導簽名內容的不可更改性和來源的真實性。無紙化辦公是通過網絡傳送和閱讀文件的。軟件可以設置每一個文件的收件人、查閱順序和處理文件的權限，并能準確的記載發文、閱讀和批示的時間和內容。這能明確責任，分明權限，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。另外各部門可通過電腦實現信息交流，領導者也可以通過網絡對各用戶終端的工作內容進行監督，必要時可以對其進行控制

2、加強安全防護，保障無紙化辦公穩定運行。為防范安全風險的發生，必須健全關鍵信息基礎設施等級保護制度，配置必要的邊界防護系統、病毒防護系統、安全監測系統、漏洞掃描系統等，將不允許的用戶與數據拒之門外，實時感知網絡安全態勢，確保網絡和信息安全。有一個安全、穩定、可靠的辦公系統和網絡環境是無紙化辦公順利運行的首要保障。在計算機信息技術不斷發展的同時“網絡黑客”、“網絡木馬”等也在威脅網絡的正常運行和信息數據的安全和可靠。所以要實現無紙化辦公不僅人人都需要掌握一定的計算機技術，還要有專業的技術人員時時維護辦公系統和網絡的安全可靠、穩定暢通的運行。

3、加強培訓考核，真正發揮無紙化辦公作用。一支高效的技術隊伍是辦公自動化系統成功實施的可靠技術保障。但無紙化辦公所有的文件都需要通過計算機來完成。這就要求所有的發文人、收文人和閱讀批示人都要有一定的計算機操作技能。計算機在中國，特別是邊遠基層地區尚未普及或剛剛普及，有些地方雖然已經普及了計算機，但大部分工作人員，特別是領導干部由于年齡較大，在學年沒有機會學習計算機方面的知識，在多年的工作中也習慣了比較容易的紙質文件的批示和簽署，不愿以相對復雜的電子文本的方式批示和簽署。無紙化辦公系統的推行使用離不開高素質的工作人員，因此要高度重視工作人員的培訓和考核工作，定期對工作人員進行培訓，制定一些切實可行的獎懲辦法，做到培訓和考核相結合才能保證網上流水作業運行通暢，無紙化辦公的好處才能得到真正的體現。

計算機、網絡技術和移動互聯的應用給我們的辦公方式帶來了前所未有的變革動力，無紙化辦公將會實現更加便捷和更加便利的辦公方式。未來，我們要做到未雨綢繆，從工作實際出發來最大限度地實現無紙化辦公。

總之，實現無紙辦公需要轉變觀念、規律和相關法律制度，需要全社會人員實際工作中的重視和緊密合作，還需要有安全、穩定、共享的辦公系統及網絡平臺和專業有素的維護團隊。在推行過程中必然會遇到很多困難和問題，需要我們堅持科學發展觀，通過理念創新、技術創新、制度創新和實踐創新來解決。

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