制約人事檔案管理的因素及其改進

張海軍

事業單位人事檔案管理工作十分復雜，給相關研究人員提出了新的工作要求，如今傳統管理方式已經無法滿足時代發展，人事檔案管理更需要進行自動化與信息化結合發展，在進行檔案管理時，把傳統形式進行創新是發展的需要，當然在發展過程中，必須要注意檔案管理工作的問題，并對應的給予解決處理。

一、事業單位人事檔案管理的現狀

事業單位開展檔案管理工作是發展的需要，也是社會進步的體現，對于事業單位來說，檔案管理工作仍然存在一些問題，若不對這些問題進行總結整理，必然會影響以后檔案工作的有效進行與發展。例如工作中對于檔案管理工作不重視，對于這些不足現狀來說，都是我們需要進行一一分析的，只有找出問題存在的核心，才能夠有效處理，并提出解決辦法。這也是避免這些問題對檔案管理工作造成影響的最好辦法，在檔案管理中，最主要是工作中積極的、從容樂觀的態度，當然這些都需要我們進行深入探析。

二、.事業單位檔案管理工作中存在的幾點問題分析

（一）檔案管理工作意識淡薄、素質不高

從目前的事業單位檔案管理總體情況了解到，一部分單位領導忽視檔案管理工作，對于相關的檔案管理意識淡漠，這些工作意識上的影響直接反映了事業單位中檔案管理問題的根源所在，從意識方面就可以看出事業單位檔案管理存在部分缺陷，無論是在工作中，還是后期存檔處理都容易出現問題，并且這些問題也會影響日后檔案查詢與借鑒。嚴重的也會影響事業單位健康發展。對于其整體工作效率的提升也有阻礙。同時檔案管理人員素質參差不齊也是問題之一，在事業單位中，由于工作人員趨于飽和狀態，高素質的專業性人才無法引入，導致這類人員不多。部分單位中在職的檔案管理工作人員基本都存在知識結構老化、不合理的問題，新技術新制度等執行力度不夠，也無法滿足新技術、新設備對人才的要求。這些問題的存在必然影響其發展。

（二）事業單位中檔案管理制度不健全

對于管理制度來說，制度的確立是在各項工作中總結的，也是基礎工作。作為基礎工作必須要不斷完善和提高。但是在事業單位中，檔案管理制度已經無法與當今發展進度同步，制度存在不完善情況，檔案管理制度不僅包括事業單位內部的管理制度，同時也應該制定符合發展的工作人員的責任制度，通過依照國家制度規章制定符合本單位發展的小制度。通常在事業單位中只針對本單位的情況制訂了相關的檔案管理與監督制度，對于全面制度考慮上欠缺，進而忽視了我國宏觀制度的落實和執行。若這樣進行制度制定必然導致檔案管理工作漏洞百出，進而影響每個檔案管理工作人員職位作用，不利于長期穩定發展。

三、應對這些問題的具體解決方法

（一）加強隊伍建設，加大培訓力度，提高人員的素質。由于人事檔案管理具有比較強的業務性、保密性和政策性，再加上各項改革以及制度的深入，檔案管理工作急需要高素質的復合型人才。首先，我們要注重挑選那些作風正派并具有較強的責任心的工作的人員。其次，檔案管理工作人員應該加強自身學習。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握前沿的知識和先進的管理經驗，跟上信息時代經濟發展水平的要求，有效的提升檔案管理的技術水平。

（二）注重人事檔案材料有效內容的收集。收集人事檔案材料是人事檔案管理工作的基礎，檔案管理人員必須要做到及時收集與檔案有關的各種材料，并且認真整理，細致鑒別，做到取之有據。另一方面由于事業單位人員的調整，個人信息會發生一定的變化，所以要重視資料收集工作，工作人員要有高度的主動工作性。在這個過程中還可以適當采用一些定量指標考核作為對個人工作業績的記錄，這樣做會更加有助于提高人事檔案信息的價值。

（三）提高檔案的網絡化管理如今事業單位發展過程需迎合信息化時代發展，檔案管理工作也是如此，把傳統形式向現代化信息化轉變也是歷史發展的要求，我們必須要合理進行網絡化管理，這種網絡化管理模式需要進行進一步實施，而不是單一的說，在檔案管理過程中由于受到人力資源流動性的制約，這樣從另一方面一定程度上增加了事業單位人事檔案管理的難度，為了能夠更加有效、并且通過迅速準確的方式完成檔案的處理工作，必須要采用網絡技術，通過設計好的網絡管理平臺把人員變動等情況進行錄入調動等，這種網絡化方式即方便了檔案管理人員使用，也節約了時間和成本，這樣必然對事業單位管理部門的檔案工作起到有效便捷的監督管理途徑。

（四）加強人事檔案管理現代化和信息化建設。現代社會中科學技術的發展，尤其是信息技術的發展給各行各業的管理帶來了很多的便利。因此信息化是當今社會發展的趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求。眾所周知，人事檔案是人才信息資源庫，合理地利用這個資源庫里面的信息資源，使其最大限度的發揮作用，就需要我們盡可能的運用現代新技術以及管理新手段，提高人事檔案管理的時效性，盡快實現人事檔案現代化管理。檔案管理人員要使用計算機網絡來收集檔案資料，并且將檔案信息輸入管理系統中，對于新增的信息要及時在系統中增加，將原來的文字資料轉化成計算機網絡材料。為了保證人事檔案信息的安全性，事業單位還需要加強對管理系統的維護，同時建立相應的紙質材料，在計算機網絡出現問題的時候可以查詢紙質材料。

四、結束語

總之，事業單位在發展過程中，檔案管理工作的建設與完善都必須受到我們重視，這些問題的解決需要我們耐心調節，通過總結我們發現問題的發生與發展都是在社會經濟發展與信息化的大背景下，企業單位中檔案管理模式的建立已經成為了一個不可逆轉的趨勢，所以說對于檔案人員的培養更要注重于培養計算機能力，把握每個細節，實現事業單位檔案進一步發展。