創新辦公理念發揮職能優勢

刁俊菁

摘 ?要：辦公室是整個公司的中樞系統，它的職能是連接內外關系，服務職工。具體的辦公室工作紛繁瑣碎，需要負責的事務種類包羅萬象，某一細節的疏漏都可能對公司正常的運轉產生較大的影響。辦公室也是接待外賓，和外界交流聯系的場所，統籌公司各部門的工作，是公司的門面。提高辦公室工作的效率，發揮辦公室職能，有利于公司高效的運轉。

關鍵詞：辦公室職能;發展現狀;改進措施;實踐管理

引言

辦公室是領導的重要助手，合理安排公司的日?；顒?，同時也要全心全意的為職工服務，保障各位職工能夠順利工作，是公司正常運轉的核心部門。而在當今，辦公室功能的發揮仍然面臨著很多問題，需要我們進一步創新辦公理念，切實把辦公室的工作落實到細節上面，統籌公司發展的大局，辦公室人員要充滿責任感，為整個公司的順利運轉保駕護航。

一、辦公室職能發揮現狀

1、規章制度需要完善

我國辦公室的管理理論研究于上個世紀八十年代問世，在目前還未形成完備系統的獨立理論體系，很多的規章制度和工作方式都是借鑒外國的管理經驗和理論成果，使得我國的辦公室職能不能滿足公司的發展現狀，管理滯后的情況較為嚴重。對于整個公司來說，辦公室的管理工作是一項承上啟下的重要工作，如果沒有相對完善的規章制度作為依靠，整個執行力度和工作效率就很難發展。在當今很多公司中，辦公室的管理并沒有明確的規章制度，對于工作的細節也并沒有做出清晰的要求，流程落實不到位，從而很難保證辦公室的各項工作有條不紊的進行，工作效率較低，給公司的運轉帶來了重大影響。由于制度上存在疏漏，使得考核標準也存在著一定問題，不同部門之間的責任劃分不明確，管理的范圍相對混亂，一些擦邊球的工作并不能很好的被完成，影響其他工作的開展。辦公室的服務能力也存在著很大問題，在日常的工作開展過程中，辦公室人員的服務力度和工作開展的深度有比較有限，從而難以保證整個工作完成的效率。最后辦公室人員的素質問題成為阻礙辦公室發揮職能的重要因素。很多企業的崗位設置不合理，人員安排不夠科學，一部分員工并不能勝任當前的工作，很多員工都是通過走后門的關系進入到公司辦公室，其個人素質并不達標，在日常工作中不端正態度，工作懶懶散散，完成的工作存在很大的問題。再加上辦公室的工作瑣碎復雜，一些員工的創新意識不足，使得辦公室的工作難以進行有效的創新，內部人員缺乏服務的觀念，不能和各部門統籌合作，溝通效果不理想，這給公司的管理工作留下了很大的隱患。

2、信息溝通不順利

在社會面臨經濟轉型的大環境下，辦公室發揮著輔助決策的重要功能，這部分功能的實現需要各部門之間協調合作，將各項工作落實到位。溝通交流，內外應酬是辦公室特有的功能，協調交流機制的建立，是辦公室職員、公司的領導、公司的員工與外界聯系的關鍵。有效的溝通機制也是公司制定發展戰略和落實政策的關鍵，對于公司企業效益的提升有著很大的關系。通過高效合理的溝通，可以增加辦公室與各員工的信任程度，同時還能凝聚整個公司的力量。在辦公落實制度管理期間，會面臨著層級管理的問題，形成上下級的階級關系。辦公室成為制度的制定者是制度落實的監督者，從而與各部門之間溝通工作出現障礙。辦公室是企業調度溝通的核心，是溝通外界社會，實現企業文化的重要橋梁。辦公室本身的定位就決定了其在決策和管理制度方面發揮的作用。在企業的管理方面，辦公室發揮職能的程度有限，有些功能的實現是有一定限度的，在制度的實施過程中，辦公室起到傳播的重要作用，作為制度的實施者，辦公室所形成的文化交流可以緩解企業員工與領導之間的不對稱問題。

3、管理觀念不能與現代社會接軌

在社會主義新時期，針對辦公室管理工作的不足之處進行改善和創新是當前工作的重中之重，也是改變辦公室工作形式，提高管理工作的有效性的關鍵所在。建立健全辦公室的管理機制，不僅要提高自身的業務能力，同時也要提高辦公室的工作效率，與社會發展的前沿接軌。辦公室職能的完善很大程度上關系到辦公室能否發揮正常的職能。在當前的信息化時代，很多企業都處在發展的高速路上，企業內部的組織形式較為復雜，員工工作的內容復雜多樣?，F代社會的發展對企業的運營也產生了一定的影響，對于企業內部的管理模式也提出了更高的要求。隨著企業改革的不斷深入，良好的運轉和科學的管理機制是企業管理工作所要達到的目標，辦公室也漸漸成為公司內部管理服務的核心部門，所以要提高辦公室的管理工作。

4、職工素質需要進一步提升

辦公室的工作主體就是人，職工的個人素質是影響工作質量的關鍵。在信息發達的當今，要求辦公室職員能夠熟練的操控各項辦公軟件，具有突出的溝通能力，較強的執行能力和良好的服務態度。要根據時代發展的步伐，不斷更新自己的管理觀念，豐富自身的各項技能。在辦公室工作中要進行合理的安排，提高工作的積極性，讓自己處在主動狀態，服務職工，服務領導，為企業的正常運轉貢獻力量。

二、辦公室工作的創新理念

1、更新觀念，完善制度

制度是公司和諧發展的行為規范，由于辦公室的工作涉及的范圍較廣，需要有明確的規章制度進行約束，制度不完善可以借鑒國外先進的管理經驗，結合公司的發展實際，制定出符合公司發展現狀的規章制度。辦公室員工要明確自身的職責目標，保證每個工作事項都能有制度可依。

2、落實服務工作

辦公室是整個公司發展的樞紐，協調好各部門工作，落實好服務職能是辦公室功能實現的關鍵。身為辦公室的職員，要勤于思考，靈活處理工作，同時還要統籌各部門的工作，了解各部門的職責。在日常工作中，要端正服務態度，積極主動的為員工做事，遇到困難時，要勇于面對困難，解決困難。領導傳達的精神和指示要及時的通知各員工，還要將員工的集體意見及時上報，做好承上啟下的工作。辦公室要將工作的能動性和創新性淋漓盡致的表現出來，善于拋開原有的工作觀念，在落實工作中積極創新。要根據企業發展的方向，提出一些發展的新思路、新觀點，讓辦公室的管理工作保持先進性。還要求辦公室擁有統籌全局的意識，在工作中以大局為重，尊重各部門的意見和建議，提出科學合理的工作方案，加快公司的創新。

3、加快思想的轉變

作為辦公室的職工，一定要將辦公室的工作擺在正確的位置上，認清時代發展的形勢，及時更新自己的思想觀念。要增強責任感，提高自己的大局意識，提高工作的積極性和主動性，解放思想，大膽創新，面對新問題，新挑戰，有自己獨特的思考，不斷地由被動轉為主動。要緊跟領導的思想，如果不能兼顧領導和員工，主動服務的意識較差，就很可能在工作上考慮不周。所以要提高服務意識，及時轉變自己的思維，把工作做好。

結束語：

辦公室作為公司的核心部門，要發揮辦公室的職能，并在現階段的基礎上不斷創新。實現由原來按部就班的工作向高質量高效率的工作狀態發展，要由按照規章制度辦事轉變為出謀劃策，積極探索的方式的轉變。要站在一定的高度上，統籌好公司內部的事務，協調好領導和員工的工作，為企業的順利運轉發揮自己的作用。

參考文獻

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