新形勢下農林高校科技檔案管理現狀與對策研究

鄭鵬 鄭雯 毛苑菁 梁柏 胡彩平

摘 ?要：農林高校科技檔案專業性很強，是一類開放度較高、受眾面較廣、應用價值較大的信息資源。在“互聯網+”的形勢下，做好高校科技檔案收集與管理，加強科技檔案的共享與利用，發揮科技檔案對高校教師科研創新的服務作用，對促進教師科研能力提升有重要意義。

關鍵詞：農林高校;科技檔案;管理;互聯網+

中圖分類號：G270.7;G273.5 ? ?文獻標識碼：A

引言

科技檔案是組織機構或科技人員在參加科技有關活動當中發現、發明并保存備查的歷史記錄，它是以文字、圖表、數據以及影像等作為載體的資料。高校集教學、科研、服務社會等三大職能為一體，同時也是科技檔案的主要來源之一。高校科技檔案管理是科研項目管理的重要一環，既是高校科技創新體系建設的有機組成部分，也是開展創新工作的重要基礎。農業科技檔案具有開放度較高、受眾面較廣、應用價值較大等特點[1]。近年來，隨著科技的進步和國家對科技的投入不斷增多，科技檔案的數量日益增多，重要性也日益凸顯。為適應時代發展的需要，特別是在“互聯網+”形勢下，我們應積極創新農林高校科技檔案管理模式，尋找科學有效的管理方法，進一步完善科技檔案管理工作，發揮科技檔案在科學研究中的作用，提升教師的科研能力，激勵和啟發高校教師科研創新工作。

1 農林高校科技檔案管理過程中的重點與難點

農林高校科技檔案資源專業性很強，在科技創新驅動戰略實施過程中，重大科技項目、重大科技成果、知識產權及科技開發等檔案的大量增加，農林高校科技檔案所承載的信息將愈來愈重要、愈來愈復雜、愈來愈多樣[2]。近年來，我國的農林高校科技檔案管理機制不斷完善、管理水平日益提高、科研工作者檔案意識也在不斷增強，但管理過程中仍存在突出問題影響了高校科研創新工作的深入開展，亟待解決，主要表現為以下幾個方面。

1.1 高校科研管理系統建設不完善

在“互聯網+”環境下，互聯網能夠科技檔案工作提供全方位、社會化的信息服務。早在2008年，復旦大學就已經啟動了科研管理系統，包含了綜合辦公、科研機構、科研人員、項目管理、科研成果、學術活動、年度統計、系統維護等多個功能模塊。信息化管理促進了復旦大學更好地管理科研項目和科研成果，節約了大量人力和時間成本。我國目前已有150多所高校啟用科研管理信息系統，大幅提升了科研管理效率[3]。然而，由于高校科技檔案管理的計算機系統建設還不完善，高校科研項目中納入信息化管理的只占很小比例，很多高校只有不到三分之一的科技檔案采用計算機系統管理[4]。同時，因為每類信息涉及的廣度和維度不同，同一類信息分類標準的變動，或者科研工作者填寫信息不規范等原因，信息管理系統的信息不時會出現重復、信息缺漏或錯誤等情況，造成科技檔案信息不完善。

1.2 二級單位對科技檔案管理不夠重視

我國高校科研工作普遍采用校、院二級管理體制。科技處作為學校成立的專門部門負責全校的科研工作的統籌管理、科研政策的制定以及科研事務的實施。學院負責本單位內科研工作的管理、政策的傳達和細化、工作的組織和協調[5]。院系科研秘書是聯系學院和學校的橋梁和紐帶，起著溝通、協調的重要作用，科技檔案的管理工作也需要二級單位和科技處相互協調及共同管理。但由于二級單位對科技檔案管理的重視不夠，對科研秘書的工作支持不夠，有些院系并沒有設置專職的科研秘書崗位。許多科研秘書是由科研人員兼職擔任，并且經常更換人員，因此無法一心一意搞好科研管理，更無暇深入進行科技檔案管理，造成科技檔案的不完善、歸檔不及時甚至有缺漏或錯誤等情況。

1.3 科技檔案資料的保密性存在風險

科技檔案資料的保密性在內部和外部均存在風險。內部風險體現在數據的載體上。科技檔案管理信息化，數據載體紙張逐步演變為電磁或光電設備，這些電磁和光電介質均存在可破解性。目前我國高校信息化檔案管理軟件主要使用開放式的TCP/IP協議進行互聯網的數據更新和共享。而TCP協議包含的端口，也可能成為黑客竊取權限、篡改和偽造信息、破壞數據的入口。另外，由于受熱受潮、折損等原因，也極易導致所存儲的電子檔案數據丟失或破壞[1]。外部風險體現在對科技檔案保密方面缺乏健全的法律法規。目前我國涉及科技檔案管理工作的法律法規比較滯后，在計算機管理方面的規定也明顯落后于互聯網的發展，導致科技檔案工作人員不能依法辦事，科技檔案保密工作存在很大缺陷。同時，由于缺乏完善的科技報告制度，對于科技檔案是否公開和面向社會共享等，缺乏明確的界定條款和操作規范，阻礙科技檔案資源共享利用[6]。

1.4 農林高校科技檔案利用率不高

當前農林高校科技檔案利用率低，一方面體現在社會利用意識差。科技管理部門對科技檔案以保管為主，基本都是圍繞著收藏和保管科技檔案這項工作而開展。科技檔案工作歷來強調保密，但只重視保管，輕視信息資源的開發利用。而作為科技檔案的主要利用者——科技工作者對科技檔案利用的意識也不強，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息[7]。另一方面，則是因為科技檔案收集和編纂工作開展得不夠。截至目前，科技檔案管理相關部門依舊存在不能及時收集檔案文件的問題，導致在需要時不能滿足工作所需，而保存的部分內容因含金量低，保密性差，有價值的信息沒能開發出來，無法實現科技信息資源的共享，起到相應的作用，利用率不高[8]。此外，科技檔案管理人員在技能、知識等方面尚不能滿足“互聯網+”的需求，也導致科技檔案利用互聯網效率較低。

2 高校科技檔案管理優化對策

通過以上分析我們認識到了農林高校在科技檔案管理過程中的重點與難點。針對新形勢下農林高校科技檔案管理工作中出現的問題，本文提出以下幾點優化對策：

2.1 重視科技檔案工作，加強組織領導和協調管理

農林高校科技檔案通常來自于各個院系的科研活動，隨著交叉學科、邊緣性學科及綜合性學科不斷興起，各院系科研之間聯系越來越密切，科技檔案的歸檔需要多個部門配合完成。因此，高校科技管理部門及各院系在日常的科研項目管理中，應加強對科技檔案管理工作的重視程度，提高科技檔案管理的意識，將科技檔案管理納入到高校的發展議程中，為科技檔案的管理營造良好環境。同時，單位領導應增加在科技檔案管理中的投入力度，加強宣傳，讓每一位工作人員及科研工作者均能認識到科技檔案管理的重要性。

2.2 健全科技檔案管理制度，創新科技檔案管理模式

在“互聯網+”形勢下，結合農林高校的實際情況，建立健全的科技檔案管理制度，創新科技檔案管理模式。圍繞《中華人民共和國檔案法》，參照相關工作法規，編制科學、合理、實用的規范制度，并針對科技檔案的搜集、整理、保存、使用等環節編制詳細的規定。明確科技檔案的歸檔范圍、歸檔時間和要求，確保科技檔案管理工作的完整性和系統性。建立科學、合理的科技檔案檢索體系，創新檔案檢索工作方式，促進互聯網與科技檔案工作的有機融合[6]。同時，應該由專人負責科技檔案的管理工作，將科技檔案的材料形成、整理以及歸檔的整個流程正式納入科技檔案管理工作中來[9]。通過宣講、培訓等方式培養管理人員和科研工作者依法歸檔的理念，提高其對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，著力提高檔案法律意識。

2.3 提升科技檔案管理安全，強化信息化建設

科技檔案管理的安全包括兩方面，一方面是存放硬件設施的安全。傳統科技檔案管理即紙質檔案的管理，硬件設施是做好傳統科技檔案存放與管理的基礎與支撐，完善檔案庫房、場地、設施和用品，保證場地通風、干燥。信息化科技檔案即電子化檔案的管理，則需對室內溫度、濕度進行控制，確保計算機、硬盤以及科技檔案管理系統的正常運作。另一方面，是科技檔案內容安全。通過建立嚴格的科技檔案系統安全管理制度，使檔案的收集、分類、保管、利用等工作有章可循。做好計算機系統的定期檢查和維護，對科技檔案管理數據進行備份[1]。同時，在保證計算機系統可靠與安全運行的前提下，建立具有長期保存功能的數字檔案館系統，實現科技檔案的信息化管理，既可以有效的提高科技檔案的管理水平，又能減少科技檔案的損失率。

2.4 “激活”單位科技檔案，提升科技檔案利用價值

科技檔案不同于行政管理工作中形成的文書檔案，具有很強的技術性，包含了大量的科技信息和知識，是一種無形的資產。科技檔案只有通過開發利用才能實現其價值，管理科技檔案的最終目的是服務于科技工作，服務于科技生產和科技管理者。科技檔案的管理應由過去關注檔案的載體管理逐步向關注檔案的內容管理進行轉變，由檔案保管向科研智庫功能進行轉變[10]。為此，一方面高校應該積極重視科技檔案的文獻編訂工作，同時避免工作及資料的不必要重復。建立檔案使用平臺，為檔案使用者提供良好的使用條件，有利于查詢、檢索和使用檔案，避免勞動的重復性以及不必要的資源浪費。另一方面，科技主管部門要將科技檔案開發利用視為科技成果推廣、應用與轉化的重要形式之一，將科技檔案的開發利用率作為科技成果評價的指標之一，充分發揮科技檔案在科研中的重要作用，將科技檔案打造成科研智庫。

3 結語

高校農業科技檔案是國家投入資金，科研工作者貢獻智慧形成的寶貴的科技信息資源財富。科技檔案管理工作能為教師開展課題研究提供有價值的信息，推動教師與社會各方面的聯系，促進科研成果的轉化，提升教師的科研能力，極大的激勵和啟發高校教師科研創新工作，具有重要意義。因此，要通過增強高校對科技檔案工作的重視，健全完善科技檔案的管理制度，提升科技檔案信息化建設及激活科技檔案的應用價值來強化高校科技檔案的管理工作，以期對高校教師科研能力的提升有所助益。

參考文獻

[1] ?黃云萍.淺談科技管理部門檔案信息化管理[J].科技資訊，2011（31）：20.

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[6] ?王燕.基于“互聯網+”的科技檔案管理創新[J].檔案與建設，2016（3）：87-89.

[7] ?吳晶.論信息網絡化時代提高科技檔案利用率的有效措施[J].情報探索，2010（08）：55-56.

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[9] ?李揚.高校科技檔案管理促進教師科研能力提升的作用分析[J]. 公共管理，2016（14）：82.

[10] ?孫晶，虞迎亭.信息化背景下廣東省科技檔案管理的現狀與對策研究[J].科技與創新，2018（04）：99-100.

鄭 鵬（1986-），男，博士，助理研究員，研究方向：科技管理，E-mail：zhengp@scau.edu.cn。

基金作者簡介：項目：廣東省自然科學基金博士科研啟動項目（2018A030310190）。