網絡辦公自動化系統開發分析

何衛

摘? 要：目前計算機技術已經被廣泛應用于各個領域，并且均獲得了良好的反響。在當前每個人的工作量不斷提升的背景下，利用計算機可以很有效地將工作變得簡單，間接地提高了使用者完成自己工作的速度，并且可以避免一些人為因素導致工作中出現的錯誤。因此，在工作中應用這項技術可以起到很好的輔助作用，在減少人力資源投入方面有著很好的效果，而網絡辦公自動化就是其在實際辦公中的一種應用，并且目前已經成為了一個熱門的話題。

關鍵詞：網絡辦公自動化;網絡協同;單機型辦公

中圖分類號：TP317.1? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）01-0133-03

Development and Analysis of Network Office Automation System

HE Wei

（Jiangsu Provincial Government Office，Nanjing? 210024，China）

Abstract：At present，computer technology has been widely used in various fields，and has received good response. In the current environment where everyone’s workload is constantly increasing，the use of computers can effectively simplify the work，indirectly improve the speed of users to complete their work，and can avoid some human factors leading to errors in the work. Therefore，the application of this technology in the work can play a very good supporting role，in reducing human resources investment has a very good effect，and network office automation is one of its applications in the actual office and has become a hot topic.

Keywords：network office automation;network collaboration;stand-alone office

0? 引? 言

網絡辦公自動化系統是一種將計算機技術與辦公相結合的辦公模式，主要的特點就是通過計算機將許多復雜的工作簡化。顧名思義，這種辦公模式就是通過控制網絡來將一些辦公時會占用大量時間的工作自動完成。如果可以在企業中實行這種辦公模式，那么就可以很大程度上減少辦公的壓力，提高辦公人員在完成日常工作時需要消耗的時間。

1? 網絡辦公自動化概述

1.1? 傳統辦公模式

辦公自動化已經成為熱門話題很久，但是始終不見相關方面的技術性突破成果，因此這種辦公方式依然只是停留在理論階段，雖然通過技術的進步有望在以后被成功應用，但是仍需要有關人員對此進行不斷努力。目前辦公過程中許多工作還是需要使用人工控制設備的方式來進行文字與表格處理，部分工作雖然用到了一些自動化技術來減少工作的總量，但是這只能說明目前仍處于辦公自動化的起步階段。在信息傳遞以及辦公人員之間合作完成工作等方面都不能達到不出差錯的效果，使得無法對于整體的工作質量進行保證。隨著當前計算機技術的飛速發展，計算機被應用于各個領域來輔助完成各項工作，這就為信息交流以及信息共享提供了一個良好的平臺，辦公人員之間的合作也能因此變得更加良好。這些變化代表著網絡在辦公中起到了越來越重要的作用，網絡化辦公模式的實現很可能在日后成為現實。

1.2? 網絡化辦公模式

通常來講，辦公過程就是一個將文件或者信息進行加工并傳遞的過程，這些工作本身帶有一定重復性，因此可以將這些工作轉化為相應的數據來通過計算機儲存下來，并通過計算機來系統地對其進行完成，這樣可以很大程度上節省人工，同時也能提高完成工作的速度，避免工作中出現各種錯誤。目前最為理想的辦公模式就是將這些數據通過網絡來進行統一管理，將一些工作通過網絡來直接完成，目前由于一些技術方面的限制而仍然沒有良好地實現，但是已經有了一個較為完整的雛形。目前應用的信息管理系統以及辦公系統都能完成這項工作，雖然其系統在應用時存在著許多不合理的地方，但是已經可以作為辦公系統開發的一種參考。

2? 辦公自動化系統概況

2.1? 單機型辦公自動化系統

這種系統主要是以各種基礎辦公軟件和當前較為常用的信息管理系統為主要的應用對象。其作用在于通過使用數據庫系統來自動將一些文件進行處理，其中包括將對文字與表格的處理、對相關數據的處理以及將信息進行統一處理等。這種辦公系統應用的意義在于成功將計算機技術應用在了辦公方面，并且有效提高了辦公效率，開啟了現代化辦公的大門。這種系統的缺陷也是比較明顯，缺乏對協同工作的輔助能力使得其在面對類似工作時會出現無法完成的現象，因此其自動化依然沒有達到自動化辦公所需求的標準。

2.2? 網絡協同工作型辦公自動化系統

這種系統主要是通過對信息流進行分析與處理來完成工作，起到自動化效果的。隨著計算機技術在辦公中的應用越發常見，軟件方面的開發也受到了極大的重視，不斷有功能強大的軟件被開發出來，這對于提高辦公效率有著很好的推動作用。通過對電子郵件、數據庫管理工具、群組協同工作軟件等比較先進的功能型軟件進行應用，將對信息流進行分析與處理作為工作的核心，實現了對各種需要協同完成的工作進行自動化管理。對于信息的相關操作可以被更高效地完成，使辦公效果得以提高。

2.3? 知識管理型辦公自動化系統

顧名思義，這是一種以知識管理為突出特點的系統，同時這種系統也是目前企業最為需要的。由于目前信息更新的速度十分迅速，網絡作為一個功能廣泛的平臺，為人們提供了一種限制比較低的信息交流與共享的平臺。由于信息交流變得更加簡便，這就使許多單位對各種相關方面的信息以及自身在運營過程中總結出的知識有了更多的需求，并希望通過二者的不斷結合來達到知識的不斷更新。這種辦公系統通常需要建立在網絡平臺上，這樣是為了更加方便地進行應用，也是為了實現對知識的有效管理，讓單位中的辦公人員能夠在工作中不斷吸取知識來達到自身的進步，進而提高整體的競爭力。

3? 網絡辦公自動化系統功能模塊設計

3.1? 公文管理模塊

公文對于一個單位的辦公是十分重要的，幾乎所有工作都會伴隨著公文的傳遞來進行，在管理公文時需要避免出現各種錯誤，否則很可能使整個單位的工作都受到不同程度的影響，因此在實現自動化時需要考慮到對公文的管理。這個功能模塊主要是控制公文進行發送與接收，并在必要的情況下對一些公文進行存儲來方便再次瀏覽，需要保證整個流程都是按照系統中對其進行的設計來完成。對流程進行設計也是需要通過系統這項功能來控制完成的，這也是最難以通過簡單地編程來實現的地方，因為其具有較高的可變動性，在設計時需要考慮各方面因素來完成對其各項功能的設計，同時其起到的作用也是最重要的，決定了系統的具體功能以及工作能力。發送、接受和存儲公文方便再次瀏覽這三項工作是網絡辦公自動化系統的重點，在進行模塊設計時需要將工作重心放在實現這些功能方面。

3.2? 郵件管理模塊

這個功能模塊設計的目的在于實現對郵件更加合理地管理，由于許多單位在工作時都會接收到大量的郵件，同時也有發送各種郵件的需求。處理數量龐大的郵件在操作時很可能出現錯誤，出現錯誤就很可能使單位因此而面臨著不小的損失，所以對這些郵件進行妥善地管理就成為了目前迫切需要的。系統的這項功能可以使各種郵件都能夠有序地被存放，這樣可以使發送郵件時不會出現內容錯誤的現象，同時接收到的郵件也可以在需要時被提取并閱讀，極大地方便了辦公人員對于郵件管理的需求。

3.3? 表單管理

這個模塊對于一些工作的進行有著很好的輔助作用，同時一些其它功能的模塊在實現功能時也需要其參與來完成一些相應的操作。這個模塊主要是對表單進行設計、存儲以及提取等，這些功能在其它模塊中都有一定的應用。對于某一個企業或者單位來說，對表單的管理是十分重要的，其在一些工作中的重要性幾乎與公文一致，因此對該模塊進行設計也就顯得尤為重要。需要注意的是該模塊中需要實現的表單設計以及提取等功能在實現方面都具有很大的難度，雖然這項功能有人工來完成本身不難，但是很難達到自動化的要求，因此更加需要有關人員在這方面付出更多努力。

3.4? 檔案管理

這個模塊主要負責對設計單位各項工作的文件進行存儲，并確保在需要用到某個文件時能夠第一時間從數據庫中調出。由于文件的分類有很多，例如：公文，表單等都屬于文件范疇，因此在通過對模塊進行設計來實現對其的管理時就具有一定的難度，這種難度主要來自于文件分類多和查閱權限很難進行統一。在設計時需要明確文件的各種分類，同時確保文件存儲時每個分類都有特定的存儲空間，避免存儲時出現錯誤，一些文件的名稱比較相似，需要通過特定的標識來進行區分。

3.5? 人事管理

這個模塊主要是對人員資料、薪資、權限等信息進行管理，同時也負責對員工進行工作分配、任用、辭退等功能，因此可以說這個模塊包含了所有與人事管理相關的功能，對其進行設計是為了以更高的效率來完成這項工作。該模塊將系統地對人員進行統一管理，確保管理的合理性以及準確性。避免人工完成這項工作時會受到個人感情的影響。同時該模塊還需要根據員工的各項屬性來確定具體的管理方案，這樣可以使管理過程不會出現差錯。

3.6? 日程安排

這個模塊的功能雖然比較簡單，但是其起到的作用卻是十分重要的，其主要是將日程信息進行最基本的管理。日程的安排決定了單位應當在什么時間段進行什么工作，同時也約束了辦公人員的各項工作，因此正確地對其進行安排對于工作的合理性有著重要意義。這個模塊的設計并不復雜，需要注意的是將單位與個人的日程進行分別存儲，以此確保存儲的準確性。在設計時也需要為其添加綜合各種因素來安排日程的功能，使日程之間不會相互沖突，同時也可以使其具有較高的合理性。

3.7? 會議管理

會議是每一個單位都會進行的，并且其也具有較高的重要性。當前的會議已經不再拘泥于傳統的面對面的開會形式，慢慢地趨向于多樣化。除了面對面的形式外，還可以通過各種具有交流功能的軟件或平臺來進行網絡會議、視頻會議等現代化的會議形式，使信息可以更直觀地進行傳達。一般來講，視頻會議取得的效果要比非視頻形式的好，但是這會受到網速的影響，因此要根據具體情況來選擇適合的形式，這也是進行會議管理時的核心理念。

4? 結? 論

由此我們可以看出，自動化這一概念可以被套用在各個領域，這對于提高工作效率有著很好的效果。在辦公方面，目前存在的主要問題就是工作流程較為繁瑣，一些日常的工作需要反復進行，這就使許多辦公人員對工作感到十分乏味。網絡辦公自動化的應用可以很好地解決這個問題，將一些需要在日常反復進行的工作通過網絡控制來自動完成，這樣可以有效提高辦公的效率，減少辦公人員的壓力，也可以減少在辦公過程中出現的錯誤。

參考文獻：

[1] 張大斌，李玉海，陳緒君.數字化校園的辦公自動化系統開發研究 [J].現代教育技術，2005，15（1）：69-72+66.

[2] 張新長，楊大勇.基于集成技術的辦公自動化信息系統開發與研究 [J].中山大學學報（自然科學版），2002（S1）：138-140.