如何提高醫院辦公室工作效率

許真 陳孟利

摘 要：我國的醫改正在有條不紊地進行中，使醫院的發展面臨著更多的挑戰和改革。醫院辦公室是醫院行政工作的重要職能部門，醫院辦公室的工作狀態和質量直接影響到醫院辦公的質量和工作效率。

關鍵詞：醫院辦公室;作用;管理;創新

醫院辦公室是醫院的中樞神經，擔負著溝通上下、協調左右、聯系內外、輔助參謀等重要任務。醫院辦公室只有具備過硬的素質和能力，才能提高工作效率，充分發揮應有的職能作用，為醫院領導出謀劃策，協調內外關系，更好地為本單位和社會服務。

1 醫院辦公室的作用

醫院辦公室作為醫院的綜合辦事機構，在醫院管理中具有重要的地位和作用，主要體現在服務作用、協調作用、參謀作用、監管作用和外事作用。當這些作用得到很好的發揮時，能有效促進醫院更好的發展，更好的服務于社會。

1.1 服務作用

醫院辦公室是醫院的心臟，又是一個服務機構，服務的質量和水平，直接關系到醫院整體行政效率的提高。醫院辦公室既服務于院領導，聽從院領導的指示和安排;又服務于臨床科室和其他行政職能部門，溝通和協調各部門之間的關系;同時還要服務于患者，為患者及家屬解決問題，排憂解難。所以，醫院辦公室要把服務是否到位作為衡量辦公室工作的重要標準，要努力從被動服務向主動服務轉變，從常規性服務向創造性服務轉變。

1.2 協調作用

醫院辦公室是醫院的對外窗口，做好溝通協調，為醫院樹立良好的形象，也是辦公室要承擔的重要任務。醫院辦公室的協調作用主要分為外部協調和內部協調。外部協調是協調醫院與上級主管部門的關系，以及醫院與政府的有關行政部門的關系，期望在醫院的發展過程中，能得到各相關部門的支持和幫助。內部協調則是協調辦公室與其他行政職能部門的關系、辦公室與臨床科室的關系、以及辦公室與患者及其家屬之間的關系。醫院有很多大型的活動是由醫院辦公室來牽頭負責，辦公室在統籌安排的時候，需要得到其他行政職能部門的配合與幫助，才能讓活動得以順利推進，所以，辦公室在平時就要加強與其他行政職能部門的溝通和聯系。

1.3 參謀作用

醫院辦公室既要服務于院領導，又要在院領導做出決策時，發揮參謀的作用。醫院辦公室要關注和熟悉國家相關的衛生工作政策和法律法規，為領導決策提供參考依據和信息資料，積極為醫院發展出謀劃策，輔助領導作出正確的決策，配合領導做好工作。醫院辦公室要將領導的決策準確的傳達給相關科室和部門，在決策的執行過程中，要跟蹤動態、收集反饋信息、及時發現問題并上報給領導，提出可行的建議和方案，充分發揮好參謀的作用。

1.4 監管作用

醫院辦公室作為領導的左膀右臂，肩負著上傳下達的重要任務。不僅要及時并準確傳達院領導的指示和決策，還要及時傳達上級衛生管理部門的政策，并對指示、決策和政策的執行情況及其結果進行監督管理。醫院辦公室在進行監督管理時，需要注意協調好與其他行政職能部門的關系。一方面，醫院辦公室要監督管理其他行政職能部門的工作落實情況;另一方面，醫院辦公室需要和其他行政職能部門一起協作，對臨床科室的工作進行監督管理。醫院辦公室還要將監管時獲得的重要信息和發現的問題，及時向院領導匯報，等待領導作出指示和決定。

1.5 外事作用

一些醫院沒有把外事辦公室設立為一個獨立的行政職能部門，而是把外事辦公室掛靠在醫院辦公室下面，在這種情況下，外事工作就成為了醫院辦公室工作的一項重要內容。醫院的對外交流越加頻繁，外事手續的辦理和外事接待也需要由醫院辦公室來承擔。外事工作是一項非常嚴謹的工作，不論是外出進修，還是來院交流，都要嚴格按照相關規定來辦理，并及時向上級領導請示和備案。在外事接待工作中，既要展現醫院的風采，又要盡量滿足交流單位的需求。在食宿和餐飲方面，要尊重來賓的宗教信仰、風俗習慣和生活習慣，進行妥善的安排。

2 怎樣提高醫院辦公室的工作效率

2.1 建立健全相關管理制度

醫院辦公室要尋找曾經沒有建立或沒有被發現的制度，對原有的制度進行一種擴展，以便于對辦公室工作人員進行調控和引導，讓工作人員更清楚的理解工作內容和要求。這并不需要刻意為之，只要在有問題發生的時候，及時把處理過程記錄下來，并對措施進行相應整改，避免事情再次發生。醫院辦公室應該在條例中明確規定違反條例后的具體懲罰措施，這樣可以讓工作人員更加直觀的感受到違反條例的后果，并以此來提升自己的責任感以及辦公室的效能。與之相應的，關于獎勵方面的條例也需要完善，獎懲措施的明確規定能刺激和調動工作人員的積極性。

2.2 提高工作人員的綜合能力

醫院辦公室地位特殊，工作量大，涉及面廣，綜合性強，對工作人員的能力也提出了較高的要求。醫院辦公室的工作人員不僅要正確高效地處理好日常事務，還要提高自己的政治素養，保證醫院辦公室工作的正確性與方向的合理性;要熟悉醫院的規章制度、發展規劃和發展戰略，保證在思想上和行為上與醫院總體目標相一致;要不斷擴充知識面，提高工作技能，增強知識儲備量;要始終保持良好的工作心態，在被動服務中尋找主動，探索做好工作的新途徑。

2.3 營造積極向上的工作氛圍

醫院辦公室的任務繁重，醫院要為醫院辦公室的工作人員創造良好的工作環境，營造積極向上的工作氛圍，使工作人員擺脫機械式的思維，開闊視野，有更多的自主權和發展平臺。醫院要從以人為本的角度出發，尊重和關心工作人員，加強與他們的交流和溝通，取得他們的理解和支持。通過定期開展有意義的文化活動，緩解工作人員的工作壓力，提高他們的工作效率。例如，辦公室可以定期開會學習在良好的工作環境與氛圍中，工作人員能夠以更飽滿的熱情去工作，更好地發揮積極性和創造性，提高工作質量和效率。

3 結語

在新形勢下，醫院需要不斷創新和改變自己的發展理念，不斷完善和調整自己的管理理念。醫院辦公室作為醫院重要的行政職能部門，辦公室的工作也面臨著各種挑戰。醫院辦公室要完善相關的管理制度，提高工作人員的綜合素質，創造良好的環境和氛圍，從而提高辦公室的工作效率，推動醫院的健康蓬勃發展。

參考文獻

[1]王巍，論醫院辦公室工作的創新實踐

[2]尹莊，新時期深化醫院辦公室工作的實踐與思考

[3]魏瓊，羅孝蓉，新形勢下醫院辦公室管理工作的創新路徑

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[5]陳偉新，新醫改背景下的醫院辦公室管理探索

[6]蔣文娟，醫院辦公室工作在醫院管理中的作用研究

（作者單位：西南醫科大學附屬中醫醫院）