數字化背景下檔案管理模式的探討

魯永南 王雅靜

摘 ?要：新時期下，隨著現代信息技術的快速發展，社會已然進入到數字化時代，而這也對檔案管理活動提出了新的挑戰。從檔案管理實際看，傳統的紙張管理已經無法滿足其實際工作需求，必須立足于數字化的大背景，對檔案管理模式進行改革創新，開展現代化的檔案管理活動，加強檔案信息化建設，從而更好的提升檔案管理效率，下面對此進行分析。

關鍵詞：數字化;檔案管理;模式;創新

前言

在今天，信息技術已是人們生活、工作、學習十分重要的手段，在實際中，為了更好的發揮出檔案資料的價值，全面加強檔案管理的信息化顯得十分重要。因此，在開展現代化的檔案管理活動時，必須進一步加強檔案信息化建設，利用現代信息技術對檔案開展收集、保存、管理等活動，從而真正的發揮出檔案的作用。

1.檔案管理信息化的優勢

在檔案管理活動中，開展信息化管理的優勢主要表現在：（1）便于檔案信息的存放，在傳統的紙張檔案管理中，對檔案保存環境有很高的要求，如果環境潮濕，紙張很容易發霉，如果突遇火災，更是會造成檔案資料的損毀，影響到檔案的價值。開展信息化的檔案管理活動，可以將檔案信息保存到相應的硬盤、U盤、微云盤等中，保存管理十分方便，能確保檔案資料的完整、原始。（2）有助于檔案資料查找，檔案資料會隨著時間的推移而逐漸加多，在以往的檔案管理活動中，要想查找之前的一些信息，需要花費很長的時間來查找檔案原件，而檔案管理信息化，可以在查找資料時，輸入幾個關鍵詞，或者將檔案日期輸入檢索系統中，就可以在幾秒內找到相應的檔案原件，極大的提高了檔案使用效率。（3）提升檔案管理效率，在以往的檔案管理活動中，不管檔案資料的收集，還是檔案整理、保存，都需要檔案工作人員進行，其工作強度大，難以保證工作效率。實施檔案管理信息化以后，可以借助先進的信息技術來完成檔案收集、錄入、保存等工作，極大的減輕了檔案管理人員的工作強度，提升了管理效率。

2.數字化背景下的檔案管理策略

2.1數據管理信息化

在數字化背景下，檔案管理最為基礎的就是實現信息化，而加強數據管理的信息化則是實現檔案管理信息化的關鍵。在實際中，開展檔案管理時，借助相應的管理軟件，對檔案資料進行操作，能極大的提高檔案的實際管理效果。一般情況下，開展檔案管理信息化活動時，還需要做好相應的軟件、硬件設備準備，并且要建立良好的局域網，這樣才能保證檔案信息化管理的良好進行。因此，要建立一個安全的局域網，檔案管理人員可以通過相應的網絡統計活動，在局域網中開展檔案管理工作，并對檔案數據的完整性、準確性進行分析，確保到檔案數據資源的真實性。隨著現代信息技術的進一步發展，相關領導也要徹底改變以往的思想觀念，全面提高對檔案管理的重視力度，并建立一套科學、完善的的檔案管理體系，指引檔案管理人員可以更加規范的利用現代信息技術進行檔案管理活動。

2.2工作方式信息

在現代檔案管理活動中，實現工作方式的信息化是實現檔案管理信息化的重要表現，也就是說，在實際中看，開展檔案管理工作時，需要采取現代化的信息技術手段進行，從而推進檔案管理信息化。在傳統的檔案管理工作中，要求檔案管理人員采取人工方式進行，其具有很強的工作強度，加上其他因素的影響，很容易出現檔案記錄失誤的情況，這也造成了檔案管理效率極低，影響到檔案資源的利用。新時期下，實現檔案管理工作方式的信息化，能保證檔案收集、分類、整理、保存、查詢、利用等活動的信息化進行，極大的減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了其工作質量。在檔案管理活動中，注重對檔案信息化管理的規范、指引，并對檔案管理人員的職責進行明確，引導其開展信息化工作的同時，最大限度的減輕人為因素帶來的干擾，從而保證檔案管理效果。

2.3信息檢索信息化

在開展檔案管理活動時，信息檢索是十分重要的管理工作，在數字化背景下，在檔案管理過程中可以采取信息化的手段進行信息檢索工作，這樣就可以極大的提高檔案信息檢索準確性及檢索速度。在以往的檔案管理活動中，由于往年累計的檔案資料有很多，在尋找某一項檔案內容時，需要花費很長的時間、精力進行，這就會對檔案使用帶來極大影響。在數字化背景下，采取信息化的手段進行檔案信息檢索，能在短短的幾秒中就找出相應的資料，不僅減輕了檔案管理人員的工作強度，同時也提高了檔案使用效果。

2.4安全管理信息化

在檔案管理活動中，安全管理會直接影響到檔案整體管理效率，在檔案管理中必須堅持原始性原則，要防范檔案篡改。同時檔案管理還屬于一項極強的特殊的工作，其具有很高的保密性，在以往的檔案安全管理活動中，需要檔案管理人員做好防潮、防火、防盜等各項工作，而紙質檔案本身比較脆弱，很容易受到破壞。在數字化背景下，可以采取信息化的手段對檔案進行安全管理，這對于檔案管理效率的提高也有極大幫助。在實際中，要結合具體情況，制定相應的安全管理制度，保證檔案管理人員可以嚴格的落實、執行，并且要促進檔案管理人員具有良好的法律意識、安全意識，可以規范的開展檔案管理操作。另外，還可以結合檔案管理活動需求，制定相應的檔案安全管理信息化體系，及時處理各種不安全問題，避免出現檔案丟失、殘缺等情況。

最后在數字化背景下，為了更好的提高檔案管理工作質量，還需要結合檔案管理人員的工作水平，為其制定相對應培訓策略，不斷提高檔案管理人員的綜合素養，使得檔案管理人員可以更加科學、規范的開展信息化檔案管理活動。同時還需要注重對檔案管理人員進行責任教育，要強化其責任意識，引導檔案管理人員意識到自身工作的重要性，督促其可以更加積極的開展檔案管理工作。

總結

綜上所述，在新環境下，全面加強檔案管理信息化具有極為重要的作用，因此，在實際中要結合現實情況，進一步完善檔案管理信息化平臺，借助信息化的手段來提升檔案效果，以此更好的發揮出檔案的價值。

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作者簡介：

魯永南（1987.01-），男，民族：彝族，籍貫：云南大理，學歷：本科，研究方向：檔案管理。

王雅靜（1986.12-），女，民族：漢族，籍貫：云南保山，學歷：本科，研究方向：檔案管理。

（作者單位：云南瀚哲科技有限公司）