企業合同檔案的有效管理探析

周薇

摘要：隨著社會經濟的快速發展，我國的綜合實力越來越強，人們的生活水平也有了顯著的提升，繁榮的經濟在給企業發展帶來機遇的同時，也給各個企業提出了更高的要求。尤其是合同檔案的管理，合同檔案是企業從事經濟活動的原始記錄，是提高企業經營管理水平的重要依據，因此對企業合同檔案的有效管理尤為重要。本文就嘗試對企業合同檔案的有效管理進行分析，并結合企業合同的特點及其中當前企業合同檔案管理中存在的一些問題，提出了相應的有效管理措施，以供參考。

關鍵詞：企業合同檔案;有效管理;措施

所謂合同，即雙方在國家法律法規的保障基礎上，按照自愿、平等、誠信、公平的原則上達成一致意見的協議。通常情況下，合同的簽訂主要是為了明確企業與當事人之間的相互權利與義務的關系，在維持社會關系和市場秩序上發揮著至關重要的作用。所以說，合同是企業維護自身在經濟活動中正當利益的重要依據，也是維護簽訂雙方合法權益的重要憑證。合同作為企業企業從事經濟活動的原始記錄，在企業檔案管理工作者是非常重要的部分。基于此，筆者結合企業合同的相關特征，就企業合同檔案的管理問題進行分析，并且從以下幾方面談談自己粗淺的認識。

1、企業合同的特征

第一，規定性。合同使用范圍具有一定的規定性，因為合同是雙方在國家法律法規的前提下協商一致簽約的制度，為了維護雙方的權益義務，它只是適用于合同簽約當事人，對當事人之外的任何企業、單位和個人都不具有約束力，為此，合同使用范圍具有一定的規定性。

第二，有償性。合同是雙方有償合同，合同雙方的當事人之間的關系都是建立在等價交換基礎上的，其中合同當事人的權利和義務對等的，簽約了合同的雙方必須按照合同中的相關規定承當責任、義務，雙方都要為所得的財產利益付出相應的代價。

第三，獨立性。不管合同是作為企業經濟活動記錄的一種形式，還是作為一種具有法律效益的文件，它與其他企業文件材料的類型都不同，合同是可以單獨存在的一種文件材料。

2、企業合同檔案管理存在的問題

（一）合同文件的屬性問題

從當前企業合同檔案管理現狀來看，合同難以保存除了有一定客觀原因之外，還有一定的內在屬性問題，具體表現為：第一，很多企業的合同屬于帳外文件，通常保存在經辦部門和人員手中，既沒有登記記錄，也沒有收文編號，是合同檔案部門最難掌握的文件之一;第二，合同在企業中屬于“兩性”文件，不僅屬于文書檔案，還屬于科技檔案，而我們國家對兩性文件的歸檔問題一致沒有統一的標準，這就使合同成為當前企業中最難掌控的一種文件，至今沒有一個明確的歸檔規范;第三，合同來源復雜，其合同的保存地點比較分散而且保存部門不相同;第四，合同在一定時間內具有時效性和保密性，通常會被經辦部門私自留下保存或者拒絕歸檔;第五，合同利用率較高，合同經辦人員擔心歸檔之后利用不方便，為了以后使用方便，“留以自用方便”使得當前企業在合同管理收集工作難度更大。

（二）合同檔案管理的問題

在當前企業合同檔案管理工作中，把合同作為檔案是企業檔案管理部門的新課題，其中合同內在因素、企業的多變性以及檔案管理自身存在的一些問題都是影響合同檔案管理的主要因素。具體表現：第一，檔案給管理制度有待健全，國有企業檔案管理制度中很少涉及合同檔案管理;第二，企業改制的影響，由于企業的多變性，其相關職能部門的工作人員發生過變化已成為常態，合同去留很難準確掌控;第三，合同所涉及的人員和部門較多，這給檔案管理部門工作帶來了很多困難;第四，有些工程或者課題項目的周期較長，影響合同的按時收集與歸檔;由于合同文件在企業檔案管理工作中有很多不確定性和難度，導致合同檔案管理在企業檔案管理工作中邊緣化，這給企業生產經營維權帶來了很多隱患。

3、企業合同檔案的有效管理策略

（一）建立健全相關制度

對企業而言，健全合同檔案管理制度，是對合同檔案各項環節作出規定的重要依據。由于企業合同檔案準確地記錄了企業產品適銷情況和用戶對產品的具體要求，包括豐富的經濟技術內容，因此，健全合同檔案管理制度，是提高企業管理質量，增強市場競爭力和提高產品開發能力的關鍵依據。作為企業，一定要對合同檔案的收集、立卷、歸檔、保管、利用、銷毀和各類人員經濟責任作出明確規定，確保做到合同的妥善保管、完整安全、方便利用等，充分發揮合同在企業經濟活動中的作用。除此之外，企業還應根據合同檔案的秘密性特征，建立完善的保密制度，確保企業的經營活動能正常進行且不被泄露，從而保證企業的合法權益。

（二）做好合同檔案收集

在企業合同檔案管理工作中，收集是非常重要的工作內容，只有做好合同檔案的收集工作，才能提高企業合同檔案管理工作的有效性。在企業對外簽訂合同的過程中，可根據檔案部門的工作要求，建立合同臺賬，同時將有關合同方面的一些資料一起做好登記，以為以后的工作提供更好的依據。另外，企業檔案管理部門的工作人員，一定要重視對合同檔案意義的宣傳工作，對企業的合同檔案的記錄有一定了解，以備日后合同歸檔時使用。只有在這樣嚴格的檔案管理流程下，才能讓企業合同及時、完整的歸檔，從而使企業合同檔案內容更加豐富、完整。

（三）加強合同檔案整理

企業合同檔案整理工作在合同檔案的管理中有著至關重要的作用，能最大限度地保持文件之間的關系，其中文件之間的關系必須以提供合同利用為前提，保證合同檔案的保管和使用。首先，所有的合同類型都起源于企業的經濟活動和科技活動，主要處理企業與企業之間、企業與國家之間以及企業與各個部門之間的關系，其目的是為了維護企業的經濟利益和合法權益。其次，同一份合同內的所有文件材料都是一個整體，不管是合同原件還是企業為執行合同而提供的各種材料，都是這個合同的有機組成部分，能為各類經濟糾紛提供重要憑證。再次，雖然說每一合同所簽約的對象不同、周期不同，其內容也不同，但其最終目的都是為了達到一定的經濟目的，它和其他文件材料有著根本性的區別。為此，加強企業合同管理在企業檔案管理工作中有著非常重要的地位。

（四）強化合同檔案的利用

合同作為企業內部明確職責的依據和對外經濟活動的重要憑證，不僅要做好日常的合同管理工作，還要根據合同的特殊性，加強企業合同檔案的利用工作。在企業合同檔案的管理中，要想充分發揮合同檔案的作用，一定要積極改進服務方法，提高服務質量，為利用者提供方便。除此之外，在利用者查閱合同檔案時要嚴格履行相關審批規定，而且要規定沒有批準不能私自抄錄合同或者帶出合同，一定要在合同檔案管理室進行查閱，以此來確保合同檔案的安全性。

總而言之，在合同檔案的有效管理工作對企業發展有著至關重要的作用，一定要管理好企業的合同檔案，規范合同檔案的管理，以保證合同簽約雙方的切身利益和合法權益。然而從當前企業合同檔案管理來看，影響合同檔案管理的因素包括很多方面，如管理不規范、管理難度大等，對合同簽約雙方帶來一些不必要的扶風縣。因此，本文從當前合同管理中存在的一些問題出發，給出了一定的有效管理措施，建立健全相關制度、做好合同檔案收集、加強合同檔案整理、強化合同檔案的利用等，希望能為以后合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

參考文獻

[1]王增英.企業合同管理常見問題和應對策略[J].城市建設理論研究（電子版），2017（28）：76-77.

[2]郭知翠.優化企業合同檔案管理分類的措施研究[J].中國管理信息化，2017，20（10）：167-168.

[3]王志偉.企業合同檔案管理初探[J].機電兵船檔案，2015（04）：40-43.

[4]李霞.企業合同檔案管理探討[J].科技信息，2013（18）：82.