檔案管理工作中的常見難點和對策探討

王威威 劉行

摘要：檔案管理是一項很重要的工作，隨著互聯網的不斷發展，檔案管理工作需要不斷創新和改革才能滿足人們多元化的需求。目前，檔案管理工作還存在一些問題，這些問題如果不能得到解決，就會給檔案管理工作造成困難。因此，要積極探討相應的解決對策，提高檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理;難點;對策

目前，互聯網已經滲透到多個領域之中，并深刻影響檔案管理工作。目前，人們只需借助互聯網就可以隨時查找資料和信息，這就對檔案管理工作提出更加嚴格的要求。要順應環境的變化，積極吸取互聯網的優勢開展檔案管理工作。在新形勢下，檔案管理工作會面臨更大的挑戰，也會存在諸多困難，這就需要積極分析問題癥結所在，采取有效的解決對策。

一、檔案管理工作中的常見難點

（一）檔案管理工作得不到足夠重視

許多領導和員工并不重視檔案管理工作，對這一工作的認識比較片面，導致檔案管理工作難以得到有效開展。檔案管理人員對工作缺乏責任感，對待檔案管理不夠認真仔細，缺乏專業的職業素養。一部分領導認為檔案管理只是一項輔助性的工作，對于提高效益起不到作用，這就會對這一工作越發忽視，導致檔案管理不能發揮出有效的作用。

（二）檔案整理不足

在檔案管理部門存在許多檔案資料，有些資料入庫后就無人問津，這樣就會產生許多過期檔案;還有一些檔案早己超過其保密期限，但還是沒有人能夠及時對其進行處理，大大降低檔案的價值。這些檔案長期占據檔案庫之中，沒有得到及時清查，就會影響檔案的實用性。同時，由于檔案管理不善造成的檔案丟失現象比較常見。由于檔案有很長的保存期限，這就需要確保管理工作持久，不過，由于管理人員的疏忽或者時間跨度較大，導致許多檔案出現遺失，這不僅影響檔案管理的質量，還會對其他工作造成不利影響。

（三）檔案管理方式不夠與時俱進

隨著信息時代的到來，檔案管理工作并沒有充分吸取信息技術的優勢，管理方式依然比較傳統。由于檔案管理工作涉及到的部門、內容眾多，因此，就會存在較為明顯的交叉，一旦出現問題，就不一定會在第一時間內找到相應的責任人，這樣就會導致檔案管理工作難以正常進行。如果檔案出現丟失，就會給相關人員的工作造成不利影響，這主要就是由于檔案管理方式落后造成的。檔案管理部門缺乏完善的軟件和硬件設施，檔案管理信息化建設比較滯后，檔案的使用價值沒有得到充分體現。

二、檔案管理工作的改進對策

（一）重視檔案管理工作

檔案管理部門要高度重視檔案管理工作，明確職責，使檔案管理工作可以順利進行，提高檔案的價值。領導要充分重視檔案管理，認清這一工作的地位，更新管理理念，將檔案管理工作納入到考核計劃之中，并加大投入和建設力度，使檔案管理工作與時俱進。檔案管理人員需要積極爭取領導的支持，使其重視這一工作，這樣就可以為檔案管理工作的開展提供有利條件。領導要優化檔案管理人員的工作環境，引進專業的設備和人才，使檔案管理工作更加現代化，規范化。加大宣傳力度，使其他部門的人員能夠了解到檔案管理工作的必要性，提高檔案管理意識，提高檔案管理效率。

（二）制定完善的檔案管理制度

要轉變傳統檔案管理中存在的資料混亂和丟失等現狀，制定完善的管理制度，使各類檔得到科學、合理的管理。確保檔案的收集、整理和保存等工作有相應的制度予以規范，這樣就可以避免檔案出現丟失。要優化檔案管理流程和秩序，相關人員要嚴格遵守，這樣才能避免檔案出現混亂和丟失的現象。要結合國家現行的管理規范對檔案開展管理，明確檔案的分類，對檔案的內容進行優化和完善。設置專門的負責人，并加強對檔案管理人員的培訓，定期召開會議討論檔案的降密、解密及銷毀等工作，使檔案的利用率有效提升。要將加大對檔案管理工作的監督力度，確保制度可以得到落實，不斷提高檔案管理人員的責任感，使其能夠認真對待檔案管理工作。相關部門要定期對檔案管理工作進行檢查，這樣就可以確保檔案管理工作的質量。

（三）更新管理理念和服務機制

要轉變傳統的檔案管理思想，更新管理理念，確保檔案管理工作與時俱進。傳統的檔案管理模式存在許多問題，必須要對檔案管理工作進行創新。要積極吸取信息技術的優勢，充分與互聯網相結合，使檔案管理工作實現信息化建設，提高檔案管理的效率。要不斷完善服務機制，使檔案管理工作能夠服務更多部門，使各個部門能夠參與到檔案管理工作之中，加大監督力度，提高檔案管理工作水平。要實現信息共享，建立完善的管理體系，使各部門能夠明確自身職責，并通過互相溝通，實現信息的有效傳遞。要建立先進的檔案管理平臺，將各部門工作進行統一、集成管理，使各部門人員能夠及時、高效查閱檔案信息，提高檔案的實用性。要引進先進的檔案管理軟件與硬件設備，使檔案管理邁向現代化。提高硬件設施的配置，實現高效的信息檢索與查閱，確保資源得到充分利用，同時還不會輕易丟失檔案。

（四）提高檔案管理人員的素質

要引進先進的檔案管理人才，使其能夠運用專業的知識和技能開展工作。檔案管理人員要有完善的知識結構與檔案管理能力，積極學習國家的政策和各項法律法規，嚴格遵守行業規則與要求，知法懂法，使檔案管理更加規范。要加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠將檔案管理工作與其他工作相結合，提高檔案管理的實效性，使檔案資料能夠為相關決策提供有效的參考依據。要不斷提高檔案管理人員的職業素養，使其具備強大的業務能力，能夠解決實際問題，促進各項工作順利進行。要提高專業技能，使檔案管理人員能夠靈活使用先進的計算機技術解決檔案管理中的問題，提高檔案資料收集的效率，并及時對資料進行調整，優化檔案管理工作。要激發檔案管理人員工作的積極性，提高其福利待遇，完善相應的獎懲措施，使其能夠對工作更加認真負責。

三、結束語

綜上所述，在檔案管理工作中還存在一些困難，只要了解問題的癥結所在，制定有效的對策，就可以做到對癥下藥，轉變現狀，使檔案管理工作更上一層樓。

參考文獻：

[1]莉偉，檔案管理工作中的常見難點和對策探討[J]才智，2019 （33）： 211

[2]郭亞杰.論社區檔案管理工作的難點與對策[J]臨床醫藥文獻電子雜志，2019，6（64）：191.

[3]羅思云.企業檔案管理中的難點及對策分析[J]企業改革與管理，2019 （14）：35-36