淺談關于辦公室行政管理工作的幾點思考

摘要：辦公室在企業中是一個非常重要的、必不可少的基本部門，而其行政管理更是關系到整個企業運轉的流暢性和發展的穩定性。本文主要從辦公室的人員管理和工作效率展開分析，探討當下存在的問題以及對此的思考和建議。

關鍵詞：辦公室；人員管理；工作安排；措施

一、引言

行政管理是根據國家法律實行政務的組織活動。在執行中又能動地參與和影響國家立法和政治決策，制定政策是行政管理的一種重要活動方式。大到國家，小到企業，我們都應該對行政管理工作有足夠的重視。在企業中，辦公室負責周轉承上啟下、協調各方關系、準確傳達指令，可見辦公室的重要性和必要性。可是在辦公室的行政管理中，仍存在著一些問題。

二、辦公室行政管理工作的問題

（一）人員管理

所謂人員管理，從來不是一件單方面的事情。辦公室人員分為管理者和被管理者，管理者作出決策，制定制度，把握著辦公室發展的大方向，相對主動；被管理者接收到管理者的信號后，按照要求完成相應的工作，相對被動。顯而易見，辦公室的順利運行，需要二者相輔相成。

1.員工個人素質停滯不前。由于老舊思想的影響，很多員工會認為進了單位就可以不用再努力提升自己，從而自身素質能力逐漸停止前進，甚至后退。辦公室市場要求員工做很多重復的工作，容易給員工造成“這件事已經很熟練了”、“我只要會做這一項工作就可以了”、“我這點技術在工作崗位上已經夠用了”等錯覺，以致于喪失對工作和提升自我能力的熱情，日漸失去活力。

2.員工集體關系僵硬。雖然大家是一起工作的同事，但關系可能僅限于一起工作。員工們對于自己的同僚不甚了解，更有甚者懷有敵意，導致在工作的交接上出現指意不明、遺漏缺失等錯誤，互相埋怨，從此惡性循環，關系更加僵硬。這樣不利于辦公室部門的發展，也會對工作完成度產生較大影響。

3.管理者與員工的溝通不順利。首先，作為辦公室的給管理者，如果頒布的指令不夠明確簡短，很大程度上會造成員工的理解困難。這會造成員工在做完任務之后因為和要求內容不符合被要求返工，既使員工身心疲憊，也讓領導肝火旺盛，不利于雙方關系的和平發展，嚴重者會影響辦公室日常工作。其次，如果對工作內容管的太少會讓員工覺得領導者對這些事務不太關注，產生渾水摸魚或是心里不平衡的想法；如果對工作內容管得太多又會給員工壓迫和窒息感，并且很容易發展成矛盾和沖突，影響辦公室氛圍和人際關系。

4.管理者制定的管理目標不明確。從日常紀律來講，管理者如果沒有制定好科學、合理、精細的規矩制度，按照事實公平公正地制定獎懲制度，會導致辦公室紀律散亂，員工不愿意按照規章制度辦事，對管理者喪失信任，對工作喪失熱情。從日常工作來講，管理者對發布的任務沒有一個固定的質量要求，會導致工作完成情況層次不齊，一來影響運行流暢度，二來助長部分員工渾水摸魚的情況，日復一日，管理難度只會越來越高。

（二）工作安排

1.工作安排過于固定。很多企業辦公室，為了使運轉速度更快，把人員與工作安排得過于固定，導致員工過于熟練造成粗心大意，也導致一旦出現變化，辦公室日常工作會遭遇滯塞。同時，工作量的差別在長時間的積累以后會被放大，因此有些員工會相互比較，引發不平衡的心理。

2.工作量控制不當。其一是管理者分配任務失衡，造成工作在前期安排過多，引發員工的疲勞，降低他們的工作積極性；其二是上文提到過的人均分配工作內容長期固定，而管理者無法做到真正公平的分配，在時間的積累下終會成為一個大問題。

三、關于辦公室行政管理工作的思考

（一）關于人員

1.提高員工的個人素質。員工個人工作能力的持續提升是良好運行辦公室工作的基本要求。企業每天都在面臨不同的挑戰，作為重要部門的辦公室必須跟上企業發展的步伐。正所謂任何事物的發展都必須首先從量變開始，沒有一定程度的量的積累，就不可能有事物性質的變化，就不可能實現事物的飛躍和發展，這個“量”就是員工的個人素質。我們可以通過制度、考核、專業化講座等的方法來激勵大家進行自我充電。在擁有制度的條件下，大家的自我約束力會提升，而設立考核更是在心中拉起了警戒線，給大家的自我升級一個推力，同時也可以給因為大量重復操作而略顯枯燥的工作環境增添一些趣味。制定的考核標準要合情合理，處于一個員工努力后可以到達的位置，并且配合相應的獎勵和懲罰措施，才能起到最好的作用。定期投放專業化的講座開拓員工的眼界，了解自我提升的重要性。

2.提高員工集體凝聚力。獨木難成林，很多工作是需要團隊合作來完成的，而團隊合作的核心內容就是凝聚力。員工們的凝聚力是一個企業發展的精神力量，關系著整個企業的士氣和氛圍，辦公室也是如此。首先，辦公室管理者要做到公平決策，令員工信服，減少因為片面化的決策而在員工心里埋下怨氣的種子。其次，可以適當增加集體活動的次數，在輕松的氛圍下讓員工們學習交流，更多地了解自己同僚們，促進同時感情。以及，可以開設辦公室特色項目，比如真心話等，在人與人之間隔閡還沒有積小成大的情況下盡多地去解決。

3.辦公室管理者選擇正確的管理方式。首先要分清主次關系。作為管理者，每次要先考慮到的就是整體情況，從大體出發選擇最合適的做法和安排，不能因為過于主觀的內容影響自己的判斷，給大家做出正確的引導。只有把控了大局，才能掌握辦公室的節奏，更好地做好精細的安排。其次，要制定一套完整的合適的管理體系，從日常制度到工作要求，以及上文所提到的考核和獎懲制度，給員工們一個盡可能公平公正的平臺，并且結合實際狀況，嚴格執行。對于工作人員，優秀的應該給予贊揚和獎勵，肯定他們的價值，激勵他們繼續努力；犯錯誤的給予批評懲罰，減少下一次繼續出錯的可能性，這樣既建立了一個積極的系統，又提高了管理人員的威信。最后，要掌握好一個與員工相處的度。管理人員要適當的滲透在員工的日常工作里。如果滲透過多在員工生活里，可能會在討論嚴肅問題的時候鎮不住場子；如果和員工的生活完全分割，會對工作分配和計劃的適合度產生影響，加深相互之間的誤解。

（二）關于工作

辦公室的工作完成度直接關系到企業運行的順暢與否，在完成“量”的同時，必須注重“質量”。工作量一般都是固定的，這就需要辦公室管理者妥善分配每日的工作量，盡可能均衡的分配給每個人。每個員工分配到的工作可以定期更換，一則使他們對工作事務更加熟悉，二則更為公平。工作質量指的是要讓員工把分配到的工作在最高的效率下精細完成。這就需要上問題到過的個人素質培養和團隊合作，把自己融入進辦公室這個集體，積極主動完成工作，也需要辦公室管理者給出明確的任務要求、完成時限和質量標準，減少因為目的不明確造成的資源浪費。

四、結論

辦公室的行政管理存在著根化的、明顯的問題，但同時，辦公室的重要性也是顯而易見。不論是管理者還是員工，工作中每一個小的疏漏都可能對辦公室的運行造成無法挽回的傷害。為了做好使企業正常運作的“螺絲釘”部門，我們需要充分發揮自己的主觀能動性。作為管理者，對上充分理解領導的要求，對下掌握好辦公室的節奏，處理好員工個人、團隊凝聚力、工作質量等幾個重要方面，人與事齊頭并進，實現高效優質的辦公室行政管理；作為員工，努力提升自己，時時審查自己，認真對待手頭的每一份工作，嚴格遵守辦公室的規范條例，與同事和諧相處。總之，要提高辦公室的行政管理水平，必須依靠大家的共同努力，相互理解，相互協調，如此才能可持續地發展。

參考文獻：

[1]百度百科

[2]史建軍，車妍妍.淺談辦公室行政管理工作[J].經貿實踐，2018（24）：216.

[3]呂鵬.實現辦公室精細化行政管理的有效措施[J].中國集體經濟，2019（03）：35-36.

[4]余萌.辦公室行政管理策略[J].現代國企研究，2018 （20）：181.

作者簡介：趙翀聃（1970.01.21-），工作單位：無錫市人力資源和社會保障局。

（無錫市人力資源和社會保障局 214000）