企業人事檔案管理工作的運用與創新探究

徐富波

摘要：隨著經濟的迅猛發展，市場競爭壓力不斷加大，為企業帶來全新的挑戰，企業管理人才的不斷增加，也提高了人事檔案管理工作效率，但由于其傳統的管理模式，致使檔案管理工作漸漸落伍，不能符合時代的發展需求，企業必須對人事檔案管理模式創新，探究出新的創新手段，為企業未來的管理事業打下良好的基礎。

關鍵詞：企業;人事檔案管理;創新

目前，社會經濟的不斷發展，企業要想在市場競爭中脫穎而出，必須加強人事檔案管理，以配合企業的自身發展。所謂的人事檔案管理工作是指對人力資源的優化，提高相關管理機制，壯大企業的高科技管理人才隊伍，對人事檔案管理模式進行創新，引領人力資源部門，安排人員招聘，處理歸檔信息，加強人員管理，對企業的發展具有重要的現實意義。

一、企業人事檔案管理的概述

所謂的人事檔案是企業通過人力資源部門進行招聘人才，安排職位以及培訓等工作，真實地記錄了工作的每一個員工的工作業績，并對其歸檔保存。檔案管理的資料主要是表格、圖片以及文字等方式，是企業嘉獎員工的主要依據。同時也是企業提拔人才的衡量標準。

二、企業人事檔案管理的意義

企業設置人事檔案管理部門，可以為企業提供服務，招攬人才，也為企業注入了新生力量，由此看出檔案管理的重要作用。企業必須規劃好人力資源的管理，加強人才配置，優化企業發展。員工的工作政績和效率，部分歸功于人力資源部門對檔案的有效管理。目前，不少企業為了更好的生存，開始轉型產業，尋求市場合作機會，人事檔案管理必須與時俱進，更新人力資源管理設備，挖掘每一個員工的潛力，提高人事檔案管理水平。

三、企業人事檔案管理工作中面臨的問題

（一）檔案管理模式滯后

任何企業的發展，都離不開管理，只有管理水平到位，才有利于企業的長遠發展。人事檔案管理也不例外，經濟的不斷發展，激活了企業的市場競爭地位，不少企業開始轉變經營方式和管理方法，避免人事檔案管理制約企業的發展。當下所面臨的問題是檔案管理模式滯后，一直采用簡單的檔案管理模式，針對人事資料，就存在這方面的情況，保管資料不到位，影響人力資源管理效率。此外，人事檔案管理還存在操作繁瑣，資料記錯，甚至丟失文件的情形，為其工作人員制造了大量的工作。現階段，高科技信息技術已成檔案管理新模式，應摒棄陳舊的管理思維，建立相關的數據庫，發揮其信息管理的重要作用。

（二）人事檔案信息不完整

人事檔案管理中存在著員工信息資料不完整的問題。這不利于企業管理人員對員工的了解，很難做好人才合理安置。不少企業人力資源部，管理的檔案資料信息不準確，造成重要信息的缺失。人事檔案管理的內容有員工的身份信息、學歷資料、職稱復印件以及簽訂的勞務合同等。其管理人員工作失誤，檔案歸檔時，出現了紕漏，導致員工手續不全，資料缺乏真實性，為企業提拔人才制造了瓶頸。企業優秀的員工，經常會獲得資格證書，為自身的福利待遇奠定基礎，但是檔案管理人員并未做好相應的記錄工作，影響員工福利待遇的正常發放。

（三）人事檔案管理人員素質低

近些年，信息時代快速發展，技術不斷更新，企業應與時代共舞，打破傳統的人事檔案管理模式，學習管理檔案的新技術，強化人事檔案的管理。企業的人力資源部門，很多老員工，一時間很難掌握信息化技術，影響了整個人力資源的管理水平，與此同時，企業招聘人才條件必須符合人事檔案管理專業，具有豐富的管理經驗，對非專業的人員進行加強培訓，避免企業檔案管理出現失誤。

四、企業人事檔案管理工作的創新對策

（一）重視人事檔案管理

企業領導應高度重視人事檔案管理，定期對人力資源部門培訓，充分認識人事檔案管理所發揮的重要作用。加強其他部門之間對人力資源部門工作的配合。同時讓員工加強其檔案管理的正確認識，積極配合人力資源部門的工作，主動反應自己的工作表現，為評定優秀員工提供機會。由此看出，重視認識檔案管理，必須構建完整的管理體系，加強整頓力度。例如：慶陽市華池縣某個企業，針對檔案管理問題，做到了規范化要求，落實企業員工的人事檔案材料歸檔工作，定時收集，跟蹤員工的相關業績，同時鑒別材料的真實性，并對員工按照學歷、工作經驗、業績等進行不同的等級分類，確保無誤后經過本人簽字才能歸檔。此外，制定了《員工檔案歸檔工作細則》，每年整理一次，定期考核，具備晉升的員工給予崗位調動，為企業人才的選拔奠定基礎。

（二）革新人事檔案管理理念

事檔案管理不同于其他的管理工作，具有一定的專業性，為企業提供專業的人才，而且也屬于保密機構。企業對其管理態度必須嚴謹，制定相應的管理條例以及規章制度等，明確規定人力資源管理人員對檔案的歸檔流程，時刻控制在一定的范圍內，同時加強保密工作監管。當下，不少企業都采取了新技術，利用計算機等設備記錄信息，不僅便于查閱，也便于改善其工作效率，不斷落實人事檔案管理理念革新。

（三）資源和信息共享策略

人事檔案管理主要通過計算機管理模式，加強企業員工的信息化管理。運用信息技術的同時，將檔案資料內容轉化，加強對其管理，便于將信息內容傳遞各大平臺，實現資源和信息共享，保證人事檔案信息的利用率。該信息技術軟件可以隨時更新員工相關情況，對其工作業績、表現都一一記錄在案。這與傳統的人事檔案管理更具有科學性和準確性，便于企業管理者隨時都可以了解員工的動態，也可以線上管理，提高員工工作效率，為企業創造經濟效益。

（四）落實區域性檔案管理

區域性檔案管理是指建立企業單位內部的人事檔案管理，采取信息技術手段，系統化管理員工檔案，保證服務于現代化企業。區域性檔案管理必須服務社會，合理配置人才，轉變人事檔案管理職能，滿足時代的發展，保護企業員工的信息，規避對檔案的損壞。最后，區域性檔案管理相對可以減輕企業的用人負擔，節省了物力、人力，同時挖掘更多的新型人才服務于企業。

（五）嚴格把控人事檔案保管工作

不少企業的人才流動大，一時間引發檔案保管問題，由此也成為企業檔案管理的焦點問題。人事檔案管理部門需要嚴格把控檔案保管。當企業內部人員發現職務變動或離職的情況，必須先通知人事檔案管理部門，提前做好檔案的變更或退檔工作，針對檔案歸屬問題，應告知職務變動的員工或離職的員工，并對其檔案進行核對，若需要增加內容補充，必須聯系好相應的員工，確保檔案的真實性和有效性。

（六）提高檔案管理人員工作水平

人事檔案管理部門的工作人員，是否具備檔案管理工作水平，直接影響著企業的管理工作。目前檔案管理人員工作素質落后，工作水平有限，必須定期開展培訓，拓展其工作人員的管理知識，加大對計算機的培訓力度，在此基礎上，企業需要招聘專業的檔案管理人才，加強對檔案工作的管理，避免企業員工因變動，交接時出現問題，導致檔案丟失情況發生。

結束語：

本文簡單闡述了企業人事檔案管理工作的運用與創新探究，分析了企業人事檔案管理的概述、意義以及面臨的問題。企業應高度重視人事檔案管理，革新人事檔案管理理念，嚴格把控人事檔案保管工作，落實區域性檔案管理以及資源和信息共享策略，才有效加強企業的競爭實力，確保企業健康穩定的發展。

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