企業數字檔案館建設制度體系架構之我見

劉瀟

摘 要：經濟發展形勢下，企業之間所面臨的競爭也變得越來越激烈。當前國內企業數字檔案館的研究與建設已經成為許多行業加航天、鋼鐵、電力等領域檔案工作研究的重點和熱點問題，同時也將是今后相當長時期內的發展目標和發展方向而制定相應的標準規范體系是保證質量、安全和績效評估一致性的關鍵依據。本文就企業數字檔案館建設制度體系架構展開探討。

關鍵詞：企業;數字檔案館;制度體系

引言

企業數字檔案館建設主要是依托企業信息化建設，建立起文書、基建、產品、設備、照片、合同、榮譽、信用等各類檔案案卷級、文件級目錄數據庫，通過對存量紙質檔案進行數字化轉換，以及增量檔案信息數據的接收整理，積累并形成圖檔、文檔全文數據，構筑起檔案查詢及業務交流、溝通平臺，滿足企業對數字檔案信息資源管理的需要。

1 數字檔案館的界定

根據國內外相關研究，數字檔案館按照建設主體和功能定位可大致分為兩種模式：基于信息資源共享的模式和基于本館信息化的模式。前者主要圍繞某一主題實現跨機構的（檔案）信息資源共享，對分散在不同機構的檔案資源或其他信息資源進行整合并提供在線利用;后者則是傳統檔案館（館群）進行的數字檔案資源管理系統的建設。企業數字檔案館建設，大體屬于第一種模式，即圍繞企業管理，對分散在不同機構的檔案資源或其他信息資源進行整合并提供在線利用，實現跨機構的（檔案）信息資源共享。那么，企業數字檔案館的定義可以理解為：利用現代信息技術對電子文件和傳統載體檔案信息進行采集、加工、整理、長期保存，并通過統一的網絡平臺，實現業務協同與信息共享的文檔集成管理平臺。其建設內容包括基礎設施設備、檔案信息資源、應用系統、標準規范及保障體系。應滿足的基本需求：一是檔案收、管、存、用傳統業務功能的信息化;二是電子文件管理的全過程化;三是館藏檔案資源的數字化;四是檔案信息資源與知識服務的共享化。

2 企業數字檔案館建設總體架構

通過數字檔案館建設，公司各類檔案管理的總體架構設想如下：文書、會計檔案。通過檔案管理系統與協同辦公系統的有效對接，公文能夠在線接收、歸檔，建立檔案文件級、案卷級目錄數據庫，以及全文數據庫（不含涉密檔案），并提供在線查詢及利用。產品檔案。通過檔案管理系統與PDM產品研發系統建立集成接口，實現圖紙及技術文件的在線接收、復制、發放、整理、建檔，實現在線更改，并實現對同一圖紙的不同技術狀態的并行歸檔與管理。建立檔案文件級、案卷級目錄數據庫，以及全文數據庫，并提供在線查詢及利用。工藝技術檔案。通過檔案管理系統與MPMS工藝設計及制造系統建立集成接口，實現工藝技術文件的在線接收、更改、復制、發放、整理及建檔。建立檔案文件級、案卷級目錄數據庫，以及全文數據庫，并提供在線查詢及利用。設備、基建檔案。建立檔案文件級、案卷級目錄數據庫，對部分檔案（如使用說明書、竣工圖等）通過掛接建立全文數據庫，并提供在線查詢及利用。后期將以建設部門錄入、檔案管理部門在線接收的方式實現檔案全文數據庫管理，并提供在線查詢及利用。榮譽及資質、資信等實物檔案。建立檔案文件級、案卷級目錄數據庫，通過手工掛接建立全文數據庫，并提供在線查詢及利用。多媒體檔案。通過錄入或批量導入，建立檔案文件級、案卷級目錄數據庫，通過掛接建立全文數據庫，并提供在線查詢及利用。后期將通過與其他各業務系統建立集成接口，實現其它類別電子文件的在線歸檔、管理及提供利用服務。

3 我國企業數字檔案館標準體系建設的必要性

（1）企業檔案館適應企業戰略發展的需要。從企業戰略的高度來搭建全局意義的標準體系平臺，使檔案工作真正地服務企業中心工作，服務企業戰略發展。這種具有全局意義的標準文件體系不僅是企業檔案館工作的實現規范管理的必要條件，同時也將是適應企業一定時期內戰略發展的需要。（2）企業檔案館可持續發展的基礎保障。隨著大中型企業內部檔案信息化程度的加速，為保障在現有環境下企業檔案館各項基礎工作的順利開展，同時企業支持中期目標和遠期目標的實現，建立與檔案館同步運行的標準體系使檔案館各項工作流程化、標準化和規范化最終達到建設一流企業數字檔案館的水平，既至關重要，又刻不容緩。

4 檔案資源建設的制度體系

標準體系包含數字化的傳統檔案、電子文件、元數據及數據庫四大資源主體涉及的相關標準。數字化檔案資源包括：《特殊載體檔案數字化規范》《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T43-2009）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）;電子文件資源包括：《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）、《公文類電子檔案管理規定》《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T32-2005）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）、《照片檔案管理》（Q/716GG229-2017）、《錄音錄像類檔案歸檔管理規定》《軟件歸檔管理規定》《型號產品電子檔案管理規定》;元數據資源包括：《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）、《型號產品電子文件元數據方案》《錄音錄像類電子文件元數據方案》（DA/T63-2017）;數據庫資源包括：《第七一六研究所檔案電子目錄數據格式規范》《數據庫建設規范》。

5 我國企業數字檔案館標準體系建設的總體思路

（一）在分類方法上，以企業標準體系表編制指南為依據。本文在標準體系的分類方法上未沿用檔案領域部分學者借用的印度魏爾曼提出的‘標準體系表三維結構思想”，即將標準體系劃分為信息技術維、業務屬性維、層次領域維三個維度，也未采用個別其他專業領域學者的技術領域、標準級別、標準內容三維屬性空間，而是按照GB/T13017-2008企業標準體系表編制指南卜的分類要求將企業數字檔案館標準體系分為技術標準、管理標準、工作標準這是由于企業數字檔案館標準體系作為企業標準化的有機組成部分需要考慮與企業其他各部門、各門類標準體系之間的銜接性和配套性才能更好地融入到企業的各項生產、管理當中去，才能發揮出其最大效用因此這也是與以往研究的不同之處（2）在研究成果上應該編制標準體系明細表系統性更強更具現實意義。除應按照常規思維對企業數字檔案館標準體系建設的必要性和可行性、存在的問題等方面加以闡述外更需一改以往理論研究中的務虛垢病不僅要提出以往研究中企業數字檔案館標準體系“應該建、怎么建和建什么”的問題更重要的是按照GB/T13017-2008可企業標準體系表編制指南卜的要求編制各門類標準體系明細表將標準體系的整體面貌呈現在讀者面前使整套標準呈現科學化、系統化的特征，即完成標準體系由‘應該是什么”到‘具體是什么”的過渡，更直觀更系統也更具現實參考性。

6 結語

總之，數字檔案館建設是企業的一項基礎性管理工作，是企業改革和發展的必備條件。檔案部門應大膽創新，選擇適合自身實際的組織形式、管理模式和運行機制，勇于探索新形勢下的數字檔案館建設新課題，把企業的數字檔案館建設工作做得更好。

參考文獻

[1]程妍妍，李圓圓.我國數字檔案館標準規范體系研究[J].檔案學通訊，2015（6）.

[2]楊安蓮.關于數字檔案館標準體系的思考[J].檔案學通訊，2016（6）.