建設(shè)項目檔案收集與管理

覃愛群

摘 要：本文在建設(shè)項目檔案工作定位、完善建設(shè)項目檔案工作程序、有效促進(jìn)規(guī)范化歸檔進(jìn)程等方面進(jìn)行了闡述，指出了充分認(rèn)識規(guī)范化歸檔的意義，強(qiáng)化落實規(guī)范化歸檔應(yīng)遵遁的原則，并從多方面提出了完善檔案收集與管理的有關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);檔案;建設(shè)項目;收集與管理

企業(yè)檔案是企業(yè)的核心信息資源，是生產(chǎn)經(jīng)營、市場開發(fā)和發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。《大港油田公司檔案分類標(biāo)識規(guī)則》規(guī)定，油田公司檔案共設(shè)10個一級類目，電力公司涉及文書類、科學(xué)技術(shù)研究類、建設(shè)項目類、設(shè)備儀器類、會計類、職工檔案類、聲像類、實物類等8大類。這些檔案，不僅記錄了電力公司的創(chuàng)業(yè)史、成長史和改革發(fā)展史，也見證了公司發(fā)展的重要過程和公司各項工作、各個方面、各個環(huán)節(jié)的真實情況，是擴(kuò)大經(jīng)營范圍、開拓市場、加強(qiáng)管理、維護(hù)權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的重要組成部分。

電力公司自1966年8月成立至今，建設(shè)項目檔案在公司工程建設(shè)、維護(hù)和改擴(kuò)建中占著舉足輕重的地位，在節(jié)約人力、物力、財力等方面都起到了關(guān)鍵作用。建設(shè)項目檔案，主要指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。如何把建設(shè)項目檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮項目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理、維護(hù)和改建擴(kuò)建中的作用，是目前油田企業(yè)檔案管理部門面臨的一個突出問題。

一、明確建設(shè)項目檔案工作定位，充分認(rèn)識規(guī)范化歸檔與管理的意義

1.各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、建設(shè)項目管理部門首先要在建設(shè)項目立項時充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，明確兩個理念：一是檔案是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源;二是檔案工作是企業(yè)的基礎(chǔ)工作。

（1）各級領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案歸檔工作列入項目建設(shè)范圍，從工程立項和開工環(huán)節(jié)、施工過程環(huán)節(jié)、竣工驗收環(huán)節(jié)層層抓實，時時督促，嚴(yán)格要求，幫助解決項目建設(shè)過程中檔案工作遇到的實際問題和困難。

（2）檔案管理部門要定位服務(wù)、突出服務(wù)、強(qiáng)化服務(wù)。要緊緊圍繞工程項目建設(shè)工作，提供及時、優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)，既是檔案部門的首要任務(wù)，也是做好檔案工作的根本保證。

（3）各級管理部門要關(guān)心和支持檔案工作。一要把應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料及時移交到檔案部門集中保管。二要支持配合檔案部門做好重大建設(shè)項目檔案管理工作。三要同檔案管理部門共同搞好檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.實現(xiàn)建設(shè)項目科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化歸檔與管理，在基礎(chǔ)管理上要強(qiáng)化以下三個方面的工作。

（1）強(qiáng)化制度建設(shè)。從管理入手，結(jié)合建設(shè)項目檔案的特性，完善相關(guān)的制度和考核辦法，形成管理機(jī)制，按照工程進(jìn)度要求進(jìn)行考核評比，成績優(yōu)秀的予以表彰和獎勵，充分調(diào)動檔案工作人員的積極性。

（2）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要建立由項目部門負(fù)責(zé)人、項目部門及檔案管理人員等組成的團(tuán)隊網(wǎng)絡(luò)，組織、協(xié)調(diào)設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位等編制項目竣工文件，并由項目部門負(fù)責(zé)人并對項目建設(shè)全過程形成的文件材料進(jìn)行指導(dǎo)、審核和把關(guān)。從而形成一個符合項目特點與管理相適應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在機(jī)構(gòu)發(fā)生變化、人員發(fā)生調(diào)整期間，根據(jù)實際情況及時重新進(jìn)行調(diào)整。

（3）強(qiáng)化全員教育。積極開展建設(shè)項目檔案培訓(xùn)，根據(jù)不同的建設(shè)項目組成符合項目特色的學(xué)習(xí)小組，通過集中授課和主動上門服務(wù)積極開展學(xué)習(xí)交流，掌握最新檔案動態(tài)，增強(qiáng)項目人員對檔案工作的認(rèn)識和提高。

二、完善建設(shè)項目檔案工作程序，強(qiáng)化落實規(guī)范化歸檔應(yīng)遵遁的原則

1.納入項目計劃，認(rèn)真落實歸檔要求

企業(yè)應(yīng)把建設(shè)項目檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃，納入項目建設(shè)管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位職責(zé)描述，實行建設(shè)項目歸檔范圍確認(rèn)制，包括歸檔材料所涉及的各部門和各崗位。依據(jù)主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍，與項目建設(shè)管理同步實施。項目檔案按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。

在建設(shè)項目整個過程中，檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)堅持“三同時”原則，即：在簽訂合同時，應(yīng)同時明確項目檔案所包括的內(nèi)容、要求及各相關(guān)單位對項目檔案的職責(zé);檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，應(yīng)同時檢查項目文件材料的收集、整理情況;在進(jìn)行工程驗收時，應(yīng)同時審查、驗收項目文件的歸檔情況。

2.部門相互配合，嚴(yán)格執(zhí)行檔案程序

企業(yè)要按照相關(guān)要求，充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)的作用，對項目實施過程中產(chǎn)生的資料和文件的歸檔進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行全過程管理，將任務(wù)和責(zé)任層層傳遞，確保歸檔工作順利實施和推進(jìn)。檔案管理部門和項目管理部門的負(fù)責(zé)人和檔案人員要嚴(yán)格按照檔案歸檔范圍確認(rèn)制管理檔案，每一個歸檔環(huán)節(jié)都實行確認(rèn)制，并形成雙向制約機(jī)制。

三、嚴(yán)格履行項目管理規(guī)定，有效促進(jìn)規(guī)范化歸檔進(jìn)程

企業(yè)應(yīng)將建設(shè)項目文件資料歸檔納入項目的整體管理，并形成文件化管理，在項目合同中確定相關(guān)條款，在項目實施的各個階段中，文件資料的收集與項目進(jìn)度同步進(jìn)行，文件資料歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行項目合同、驗收、結(jié)算規(guī)定。

1.在簽訂勘察、設(shè)計、施工、工程總承包及監(jiān)理等合同時，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確項目檔案有關(guān)事宜和應(yīng)當(dāng)提交的項目文件名稱、內(nèi)容、套數(shù)、時間、質(zhì)量要求和與其相對應(yīng)的電子文件及整理、審核、歸檔與違約責(zé)任，并經(jīng)檔案管理部門簽署會簽意見。同時，為了保證文件資料歸檔的完整性，還應(yīng)在合同中注明工程質(zhì)量保證金中應(yīng)包含檔案質(zhì)量保證金。

2.建設(shè)項目管理部門和參建單位，應(yīng)在建設(shè)項目竣工驗收前按階段或單項，將經(jīng)過整理的項目文件，提交檔案管理部門歸檔。同時，應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)照片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，建設(shè)項目重要階段、事件、事故，應(yīng)當(dāng)有完整的聲像材料，并對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行編寫。按照檔案管理系統(tǒng)要求，進(jìn)行加工處理，紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容相符。歸檔的電子文件必須確保可讀性、安全性，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

3.建設(shè)項目辦理竣工結(jié)算時，應(yīng)有檔案管理部門的簽署意見，先檔案驗收，后工程結(jié)算。檔案管理部門根據(jù)合同，檢查所提交的項目文件，符合檔案管理要求的，簽署同意付款意見，方能進(jìn)入合同付款環(huán)節(jié)。對不按照歸檔范圍、時間、份數(shù)、要求歸檔的歸檔單位或個人，檔案部門應(yīng)進(jìn)行催交，責(zé)成其按照歸檔要求限期歸檔，否則不簽署竣工結(jié)算意見。

四、結(jié)束語

通過規(guī)范化、制度化、程序化管理，企業(yè)的建設(shè)項目檔案歸檔工作將健康發(fā)展，并取得良好的效果。同時，還要在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)建設(shè)項目檔案的開發(fā)和利用，充分發(fā)揮服務(wù)職能，循序漸進(jìn)，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]中國石油天然氣集團(tuán)公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定（中油辦〔2010〕187號）