檔案數(shù)字化的意義

宋昱　韓舒文

一、檔案數(shù)字化的含義

所謂檔案數(shù)字化即指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)、字符識別（OCR）技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源（主要是紙質(zhì)載體）轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前，大多數(shù)單位保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的新形勢。檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

二、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括一下兩個方面：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫（案卷級及文件級目錄數(shù)據(jù)庫）;二是載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案聲像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫。

三、檔案數(shù)字化的主要作用

1.檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心便是數(shù)字檔案資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有庫藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和庫藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化（存量檔案數(shù)字化）;二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理（增量檔案電子化）。

2.檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。⑴、代替原件使用，保護檔案原件。⑵、數(shù)字化副本異地保存，輸出磁盤、移動硬盤供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。⑵數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。⑶“時間”不再受限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

4.檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案室走向數(shù)字檔案室的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案室無疑是21世紀(jì)各級各類檔案室的發(fā)展方向與終極建設(shè)目錄。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還并不是太成熟，可其“室藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其重要組成部分。