淺談檔案管理信息化建設的幾點心得

盧嘉莉

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化工作不斷加快，積極開發(fā)檔案信息資源，促進信息化建設，對檔案工作更有效的服務于政務信息公開和社會主義政治文明、物質(zhì)文明和精神文明具有著重要意義。本文就檔案管理工作現(xiàn)代化的要求，如何提高信息化建設水平和促進檔案管理化做了詳細分析并予以闡述。

關鍵詞：檔案管理 信息化 建設

習近平同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展、社會治理過程中不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，是一個地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展水平和文明程度的重要標志。加強檔案工作，對于保存社會記憶、傳承中華傳統(tǒng)文化，增強全社會檔案意識、擴大檔案工作社會影響都具有重要意義。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多，存在著查找利用率低、管理人員知識單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。筆者在近幾年的檔案管理工作中，在上級檔案管理部門的規(guī)劃和指導下，在具體的檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。對于檔案管理信息化建設工作，有著以下幾點心得。

一、必須加快檔案管理基礎平臺建設

信息時代飛馳而至，我們生活已經(jīng)離不開信息這個關鍵詞，工作、生活、學習都與之相聯(lián)系，特別是計算機網(wǎng)絡的普及，讓我們的社會前進了一大步，檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術與檔案管理工作結(jié)合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的為社會、企業(yè)服務，體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢。檔案管理信息化基礎設施的建設，就是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎和前提，是成功建設各項檔案應用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。

檔案信息化基礎設施建設整體規(guī)劃主要包含了兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網(wǎng)絡。首先，我們要加強檔案的網(wǎng)絡化建設，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡的每一個節(jié)點。其次，要加強檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應用于檔案網(wǎng)絡之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化。再者，要對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。同時，需要建立各種規(guī)范化、標準化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務的整體水平。

二、檔案管理信息化與電子政務建設同步發(fā)展

檔案信息資源是人類社會發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協(xié)調(diào)發(fā)展。

三、對檔案管理人員相關職責加以明確

對于做好檔案管理工作來說，加大檔案宣傳的力度是基本前提，而相關機制和機構(gòu)的健全則是檔案工作得以落實的組織保證。除了要利用宣傳檔案的相關法律法規(guī)和管理規(guī)定，使各級領導和廣大干部職工增強檔案管理意識，同時還需要在各立檔單位建立起綜合檔案室，將檔案管理人員、檔案室主任、檔案分管領導分別確定下來，并對各自的職責加以明確，如有需要，還可結(jié)合內(nèi)設機構(gòu)的相關情況為其配備相關的兼職檔案管理人員，促使檔案管理網(wǎng)絡化得以形成，這樣一來，不僅能夠使檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，同時還能增強檔案管理工作效率。

四、提高檔案管理現(xiàn)代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段變得尤為重要，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發(fā)展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優(yōu)秀的科學理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動化。

五、加強檔案管理中信息技術人才的培養(yǎng)

在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。筆者發(fā)現(xiàn)，在基層檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又精通計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，各單位首先要重視對檔案管理復合型人才的培養(yǎng)，加大培養(yǎng)力度，采用科學的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，加強對檔案信息管理急需人才和高端人才的引進工作，不但能解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

六、統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范

檔案管理標準化是檔案信息化建設的重要基礎。檔案信息化建設是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的。所以，檔案信息資源的管理規(guī)范必須統(tǒng)一。比如：必填的項目該如何填寫，選填項目可否由填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負什么責任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎上，嚴格規(guī)定電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設備的更新維護。檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范通過制定和貫徹各種管理準則、管理規(guī)范，使檔案管理內(nèi)的分工協(xié)作得到了統(tǒng)一，保證了檔案管理中各項工作分而不亂，使各項工作有機地聯(lián)系起來，在檔案管理中取得更佳的效果。

綜上所述，在科學技術不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化的建立和運作，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，加快檔案信息化建設，要加強領導、提高認識、注重實際?？傊?，檔案管理信息化的提升將會使檔案事業(yè)邁上一個嶄新的臺階，為和諧社會作出更好、更大的貢獻。

參考文獻：

1、夏燕玲 《檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考》【J】云南檔案 2013（03）

2、王靜 《檔案信息化成長與問題探析》【J】山東檔案 2015（3）