企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策

韓洪云　張景川　王亞麗　張永波　陳文強

摘 要：信息化建設(shè)是做好企業(yè)檔案工作的根本途徑。企業(yè)檔案保存著一個企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的資產(chǎn)，在企業(yè)發(fā)展過程中，存在很多問題，應(yīng)有相應(yīng)對策，建立檔案信息化系統(tǒng)，解決企業(yè)信息查詢服務(wù)，克服紙質(zhì)檔案的單一性，從而助推企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案信息化建設(shè);問題;對策

1 引言

目前，隨著信息社會的迅猛發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理是十分必要的。信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作的必由之路。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

所謂企業(yè)檔案信息化，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進行管理并提供利用服務(wù)。加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，以協(xié)調(diào)組織、加強管理和決策，是十分必要的。筆者認為：實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)主要應(yīng)從如下幾方面入手。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策

3.1加強企業(yè)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施投入以完善區(qū)域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

企業(yè)應(yīng)加大資金投入，加強區(qū)域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還用于庫房的管理，以助推企業(yè)的快速發(fā)展。

3.2 加強企業(yè)檔案信息化人才隊伍建設(shè)

推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，它需要企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)及所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重，與企業(yè)其他部門同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)企業(yè)。

從目前看，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，有計劃有組織地進行培訓(xùn)，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達到質(zhì)的飛躍。

3.3 檔案信息化建設(shè)的組織管理和具體操作方法

檔案信息化建設(shè)并不是簡單的使用信息化硬件和軟件問題，要真正實現(xiàn)檔案信息化管理關(guān)鍵在于做到“五化”。

領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)化。加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，形成 “一把手掛，成立檔案管理工作小組，切實提高管理效能，從人財物等各方面給予保障。

隊伍專業(yè)化。定期組織檔案管理人員參加繼續(xù)教育和檔案信息化管理培訓(xùn)，開展學(xué)術(shù)交流、現(xiàn)場參觀、知識競賽等活動，促進檔案管理人員自覺提高自身業(yè)務(wù)水平。

管理規(guī)范化。認真完善檔案管理規(guī)范，制定操作性強的的檔案管理細則，制定相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制度，另外，還要注重設(shè)備的規(guī)范化。及時對信息化軟件設(shè)備進行更新，保證防火防盜、防蟲害。

使用便捷化。根據(jù)企業(yè)的具體需求建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。首先把文件及目錄輸入數(shù)據(jù)庫，然后用掃描儀等設(shè)備對原文進行錄入，利用信息化軟件的功能對信息的收集整理和檢索網(wǎng)絡(luò)化。建立企業(yè)檔案網(wǎng)頁。需要借閱時，可以在網(wǎng)頁上申請。

運行安全化。對于網(wǎng)絡(luò)安全問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)挑選專業(yè)的檔案人員進行相應(yīng)的安全技術(shù)培訓(xùn)，另外，為了避免不可能不可抗拒的自然災(zāi)害對檔案的破壞，還要做好重要檔案的異地異質(zhì)的備份工作。由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害。

檔案信息化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化。

近及年企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高瞻遠矚，克服資金短缺和人才短缺的雙重困難，紛紛啟動了檔案管理的信息化建設(shè)項目。公司的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員，都親身參與公司檔案信息化的建設(shè)工作。檔案信息化管理成功上線。

聚銀公司是銀光集團首家實現(xiàn)檔案信息化管理單位并領(lǐng)跑西北。公司各部門領(lǐng)導(dǎo)、公司檔案管理人員以及各部門兼職檔案管理人員互相協(xié)作，加速了檔案信息化的進程并提高了檔案的信息化管理水平，從而服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營。

公司在檔案信息化過程中，成立檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從注重檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重檔案信息化建設(shè)管理，從人、財、物各方面給予保障。

公司先后購買了電腦和掃描儀等設(shè)施，加強了公司檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和區(qū)域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為了提高檔案管理人員的信息化管理水平，公司多次派檔案管理人員到全國檔案信息化管理先進單位參觀培訓(xùn)，并且也多次邀請專家對公司所屬各單位兼職檔案員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，分別采取集中培訓(xùn)和一對一培訓(xùn)方式。公司檔案管理人員以及各部門兼職檔案員的信息化管理水平得到了大大的提高，公司檔案信息化建設(shè)進程和水平達到了質(zhì)的飛躍。

公司檔案信息化建設(shè)工作正在蓬勃發(fā)展，提升公司檔案的服務(wù)效能。檔案信息化建設(shè)的成果，提高了公司檔案管理員和兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)以及管理水平，提高了檔案的服務(wù)效率，從而服務(wù)于企業(yè)。爭取在未來的兩年里達到兵器一級數(shù)字檔案信息化管理單位。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是一兩天的事情，要在探索中不斷完善，企業(yè)應(yīng)積極尋求適合自己的檔案信息化之路，從而使檔案工作適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展步伐，以助推企業(yè)發(fā)展。

參考文獻

[1]齊虹：《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會記憶中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》中國人民大學(xué)出版.

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的信息化管理》《機電兵般檔案》2009年第一期.

[3]崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》《當(dāng)代經(jīng)理人》2006年第? 6期.

作者簡介：

韓洪云（1968-），男，漢族，籍貫：遼寧大連，單位：甘肅銀光聚銀化工有限公司，學(xué)歷：研究生，職稱：高級工程師，研究方向：檔案管理.