電網工程物資內控審計的創新實踐

崔燃 陳婷婷 石宇鴻 尚穎 呂鑫 黃松 鄭昕 顧菲

[關鍵詞]民生工程 ? ?物資 ? ?內部審計 ? ?創新

國

一、“望”——通過現場核查對物資倉儲管理進行診斷

（一）盤點物資倉庫，審查物資倉儲實物管理

通過查詢ERP系統，審計組發現16家供電公司的物資庫齡普遍偏高，部分物資的庫齡已達3年以上，由于長期無法得到有效利用，大量庫存物資可能已失去使用價值。針對這一問題，審計組通過現場盤點物資倉庫，對各單位庫存物資的數量、型號、庫齡、質量等進行全面核查。

經核查，發現各單位普遍存在物資庫齡嚴重超期的情況，物資價值經估算超2000萬元。對此，國網北京電力物資部高度重視，要求各單位積極開展庫存物資利用工作。一是及時梳理本單位物資情況，對于有可利用物資的，嚴禁新采購;二是強化“平衡利庫”工作，建立庫存物資利用的長效機制，形成良性循環。

（二）運用ERP系統，審查物資倉儲信息管理

在對各單位物資倉庫進行盤點時，審計組發現16家供電公司提供的庫存物資臺賬、物資出入庫手續、物資盤點記錄等資料格式、樣式不盡相同，由本單位自行編制，未使用ERP系統中的統一格式進行打印。針對這一問題，審計組通過查詢ERP系統物資出入庫時間，與紙質版物資出入庫手續進行比對，判斷是否有效利用信息系統開展物資倉儲管理工作。

經核查，16家供電公司的物資管理水平仍停留在出入庫手工記賬、每日手動修改庫存物資臺賬階段，未采用任何信息化手段輔助開展物資倉儲管理，更無法實現ERP系統的線上同步管理。對此，國網北京電力物資部高度重視，在ERP系統物資模塊中部署“物資一鍵式結算系統”，實現物資采購訂單從計劃上報、中標結果回傳、合同信息傳輸、履約工作開展等環節的全鏈條監控，提升物資結算工作的精益化管理水平，要求各單位積極應用倉儲業務信息系統，項目物資匯總表、項目申請采購物資及其到貨表、剩余物資表、調入項目使用物資表以及項目物資結算表等表格均需從系統中直接導出并打印，以信息化手段支持倉儲業務高效有序運轉。

（三）分析盤庫記錄，審查物資倉儲庫存管理

在對各單位物資倉庫進行盤點時，審計組發現16家供電公司提供的庫存物資臺賬、出入庫手續等資料均比較齊全，但多數單位未對庫存物資盤點記錄進行歸檔，僅能提供最近1—2次的盤點記錄。針對這一問題，審計組通過對16家供電公司近三年的庫存物資盤點記錄進行檢查，判斷各單位是否定期開展了盤點工作。

經核查，16家供電公司均未嚴格按照公司規定定期開展庫存物資盤點工作，個別單位未留存盤點記錄，部分單位盤點工作開展不規范，由倉庫管理員單獨進行物資盤點，盤點記錄缺少簽字確認手續，且未將盤點結果錄入ERP系統，未打印盤點差異表。對此，國網北京電力物資部要求各單位采取月度盤點和季度盤點相結合的方式，定期對庫存物資進行數量和質量的檢查，做到賬、卡、物一致。盤點時協同財務、審計等相關部門共同進行，并及時通過ERP系統記錄和操作，對于盤盈、盤虧，如實進行賬務處理;同時，采用實查實點方式，禁止目測數量、估計數量，嚴禁弄虛作假、虛報數據。

二、“聞”——通過多種手段對廢舊物資管理進行診斷

（一）順藤摸瓜，查明工程撤舊物資真實去向

通過對各單位的物資倉庫進行現場盤點，審計組發現16家供電公司倉庫內主要存放的物資均為在建工程物資及工程結余物資，工程撤舊物資數量極少，與公司近幾年集中開展“煤改電”工程、配電網改造工程等民生工程，形成大量工程撤舊物資的事實明顯不符。針對這一問題，審計組通過對各單位大型技改項目的撤舊物資退庫手續進行審查，查明撤舊物資的實際存放地點，判斷是否存在工程撤舊物資未退庫或虛假退庫的情況。

經核查，16家供電公司物資倉庫中的撤舊物資數量均較少，普遍存在工程撤舊物資未及時退庫或委托施工單位代為保管的問題，相關拆除施工費已全部支付。對此，國網北京電力物資部高度重視，要求各單位在工程竣工后加快推進退役設備技術鑒定，嚴格按照規定辦理撤舊物資退庫手續，堅決杜絕將工程撤舊物資隨意存放在施工單位的行為。

（二）在線審計，分析退役物資處置完成情況

由于各單位絕大部分工程撤舊物資未在主業物資倉庫中存放，審計組無法對16家供電公司的撤舊物資數量進行統計，也無法對廢舊物資的處置情況進行分析。針對這一問題，審計組通過查詢PMS系統，導出各單位近三年的退役資產明細，統計退役物資數量;通過查詢經法系統，導出各單位對應時段內的全部廢舊物資處置合同，統計廢舊物資處置數量;通過將兩項數據進行比對，統計各單位的退役物資處置完成率。

經核查，16家供電公司的退役物資處置完成率均較低，大部分單位的處置完成率低于30%，直接導致廢舊物資在倉庫中的大量積壓。對此，國網北京電力物資部要求各單位全面實施廢舊物資處置ERP線上操作，并加大廢舊物資處置考核力度，重點考核各單位競價成交資金的回收工作成果，根據各單位近五年技改大修投入金額的年平均值確定考核閾值，對于未能達到廢舊物資處置要求的單位進行嚴肅考核問責。

（三）追根溯源，理順廢舊物資處置管理流程

通過對調查問卷進行分析，審計組發現16家供電公司對于“廢舊物資處置流程執行是否順暢”這項問題的答案無一例外都選擇了“否”，填寫的原因都是客觀因素，沒能找到流程執行不順暢的根源。針對這一問題，審計組通過對各單位的流程實際執行情況進行全面梳理分析，查明制約廢舊物資處置管理流程推進的關鍵環節。

經核查，除處置周期長、流拍次數多等客觀因素外，導致各單位廢舊物資處置不順暢的最根本原因是管理流程出現了脫節。工程形成撤舊物資后，實物資產使用保管部門未按規定辦理報廢手續，導致物資部門無法掌握新增廢舊物資信息，也無法上報廢舊物資處置申請。對此，國網北京電力物資部要求各單位嚴格執行《國家電網公司廢舊物資處置管理辦法》等制度要求，分層級開展學習，加快推進退役設備技術鑒定，履行第三方評估，高效開展廢舊物資處置工作，對未辦理技術鑒定的撤舊物資不予入庫，明確暫時保管的拆舊物資周期不得超過三個月。

三、“問”——通過訪談調查對物資內控管理進行診斷

（一）填寫調查問卷，全面了解物資內控管理現狀

由于近幾年未開展過全公司范圍的物資專項審計，且公司近期對物資職能管理部門進行了調整，部分單位尚未完全調整到位，導致審計組對公司的物資管理情況了解不夠，無法有針對性地制訂審計實施方案。針對這一問題，審計組組織16家供電公司填寫工程物資內控管理調查問卷，通過對物資管理人員主要工作職責及內容、工程結余物資線上線下管理模式、庫存物資盤點模式及周期、庫存物資利用管理流程、拆舊物資處置流程等事項進行描述，全面了解各單位的物資內控管理現狀。

通過對調查問卷進行分析，審計組發現各單位的物資管理職能均已由運檢部調整至建設部，但部分單位的物資管理專責也隨之進行調整，且正在進行工作交接。此外，調查問卷顯示，各單位形成工程結余物資后均在ERP系統中退至非項目直發虛擬庫（9500庫），不會轉入其他在建工程中;但通過查詢ERP系統，對各單位9500庫中的物資明細進行分析發現，大多數單位的庫存物資價值均在0—200萬元之間，在審計過程中應予以重點關注。

（二）組織座談交流，深入了解物資管理難點問題

由于16家供電公司填寫調查問卷的人員大多為物資管理專職人員，回答問題時往往站在物資專業的角度。針對這一問題，審計組組織物資管理專職人員以及建設部、運檢部、營銷部等專業的項目經理，共同召開座談會，各自介紹承擔的物資管理職責，交流對本單位物資管理的看法和意見，并提出解決措施。

通過座談交流，審計組發現各單位物資管理專職人員與項目經理之間的合作并不順暢，雙方都認為對方沒有履行好工作職責。一方面，由于各單位普遍只設立一個物資管理崗位，個別單位的物資管理專職人員甚至還要承擔部分項目管理工作，導致工作量大時流程推進比較緩慢，往往會影響項目經理的正常工作進度;另一方面，一旦遇到休假、培訓等特殊情況，物資管理專職人員責就需要將ERP系統賬號與項目經理共享，否則無法正常開展工作。由于部分項目經理對于ERP系統操作不熟練，常常因錯誤操作導致工程物資反復發貨沖銷，甚至濫用操作權限，給物資管理專職人員的正常工作帶來較大影響。

（三）開展審計訪談，重點了解物資內控風險隱患

由于本次工程物資內控審計范圍較大，涉及全部16家供電公司，導致每家單位的現場審計時間十分緊張，如果不能提前獲取審計線索，鎖定審計重點，很難在有限的時間內完成既定審計目標。針對這一問題，審計組組織物資管理專職人員、項目經理及倉儲配送班人員分別開展審計訪談，重點了解各單位物資管理存在的主要內控風險，初步確定現場審計的關注重點。

通過組織開展訪談，審計組發現16家供電公司的物資管理普遍存在以下內控風險：一是倉儲管理人員嚴重缺失，大多數單位僅配置1人負責物資倉儲工作，很難開展正常的物資盤點工作。此外，倉庫管理人員年齡普遍偏大，無法熟練掌握信息系統操作方法。二是受制于“兩金壓降”庫存指標壓力，工程形成結余物資后無法正常退至9500庫，只能暫時存放在其他在建工程中，經過多次調入調出后，已經很難掌握結余物資的存放位置，無法有效開展結余物資的利庫工作。三是由于工程建設任務繁重，項目經理疲于在各個施工現場奔波，沒有精力辦理工程撤舊物資的報廢手續，導致廢舊物資長期無法得到有效處置，形成嚴重的庫存積壓。

四、“切”——通過大數據分析對結余物資管理進行診斷

（一）鎖定關鍵數據線索，厘清結余物資管理職責權限

通過對調查問卷進行分析，審計組發現，各單位物資管理專職人員對于利用在建工程存放結余物資的情況雖然有所了解，但是并不清楚該類結余物資的數量及金額，具體數據只由各個項目經理掌握。針對這一問題，審計組通過統計工程成本明細中“用戶”這一關鍵信息，對ERP系統虛擬庫的操作權限進行分析，判斷是否存在職責權限混亂情況。

經核查，16家供電公司均存在ERP系統職責混亂問題，項目經理操作權限過高，直接導致大量結余物資隨意轉入或轉出在建工程。此外，由于工程結余物資信息散落在各項目經理手中，物資管理專職人員不能掌握本單位結余物資的整體情況，無法有效組織開展周轉利庫工作。對此，國網北京電力物資部高度重視，對ERP系統虛擬庫的操作權限進行了調整，各單位項目經理保留項目直發虛擬庫（9100）的操作權限（物資發貨項目，無沖銷權限），其余虛擬庫操作權限全部取消;各單位物資管理專職人員開通項目直發虛擬庫（9100）、非項目直發虛擬庫（9500）和廢舊物資拆舊現場虛擬庫（9700）權限，全面負責ERP系統庫存管理工作，統籌管理結余物資和本單位跨項目物資調撥等工作，規范ERP系統操作權限。

（二）建立數據分析模型，摸清工程結余物資真實體量

為控制庫存物資金額，完成“兩金壓降”存貨指標，16家供電公司形成工程結余物資后普遍不按規定進行正常退庫，而是直接存放于其他在建工程中;由于各單位工程結余物資管理權限混亂，導致物資管理專職人員無法掌握該類結余物資的數量及價值。針對這一問題，審計組通過建立數據分析模型，導入在建工程成本關鍵數據，對16家供電公司的工程結余物資體量進行全面統計分析。

經統計，ERP系統中反映的庫存結余物資信息嚴重失實。對此，國網北京電力物資部高度重視，在ERP系統中建立實物代保管工廠（9900庫），要求16家供電公司將全部工程結余物資轉入9900庫中，建立可利用庫存物資信息表，嚴禁將結余物資隨意轉入在建工程。

（三）運用審計信息系統，查清大量結余物資形成根源

在逐步消除工程結余物資存量的同時，更重要的是源頭控制增量，只有找到結余物資形成的根源，才能確保結余物資數量不再持續增加。針對這一問題，審計組通過查詢ERP系統，對16家供電公司竣工決算項目的物資入庫金額與退庫金額進行比較，統計各單位每年度形成結余物資的體量。

經統計，各單位由于項目物資需求計劃提報不準確、審核把關不嚴，導致大量工程結余物資的產生，16家供電公司物資退庫比例均在20%以上。對此，國網北京電力物資部要求各單位堅持“先利庫、后采購”的原則，切實加強可研、初步設計深度，提升項目物資需求計劃提報的準確性，要求物資退庫比例不得超過5%。一是工程管理部門在項目可研、初步設計階段，要對照可利用庫存物資信息表，優先選用庫存物資或可用退役資產，編制庫存物資利用計劃，向物資公司提出申請。二是物資部門要對各單位報送的需求計劃進行嚴格把關，凡是倉庫內可利庫物資，原則上不允許重新采購。

（作者單位：國網北京市電力公司，郵政編碼：100031，電子郵箱：ctt_ttc@163.com）