企業檔案收集的難點與解決對策

朱港

【摘要】：檔案收集是所有檔案管理的第一個步驟，沒有檔案收集就沒有后續檔案工作的開展。企業檔案管理過程中往往存在企業檔案收集不齊全完整、檔案收集不及時、收集文件載體類型單一等現實難題，作者以自身工作經驗，相應的提出了一些解決問題的辦法。

【關鍵詞】：企業檔案 檔案收集 難點

檔案收集工作就是按照國家、行業相關規定，通過例行的檔案收集制度和專門的收集辦法，把分散在各個單位、部門和個人手中的檔案，以及零散的檔案，有計劃的分門別類的集中到檔案館，實行集中統一管理。

一、收集是檔案工作的基礎

收集是檔案館取得和積累檔案的一種手段，沒有檔案的收集工作，就不可能有完整的檔案，檔案工作就成了“無米之炊”。有了檔案，檔案部門才有進行整理、編目、鑒定、保管、統計和提供利用等各項工作的基礎條件。

從全部檔案業務工作的流程來說，收集工作是檔案工作中的第一個環節。收集工作的質量決定和影響著其他環節的質量，收集的檔案齊全完整，合乎質量要求，可以為其他環節創造良好的工作條件;如果檔案收集不及時，檔案材料殘缺不全，整理工作就不能順利進行，就沒有完整、系統的檔案，會給今后的保管、鑒定、統計、利用等各項工作造成困難。因此，要做好檔案業務工作，必須首先做好檔案收集工作。

二、企業檔案收集的問題

收集是檔案工作的起點，起著至關重要的作用，然而企業檔案的收集卻不那么順利，主要表現在以下幾個方面：

2.1文件材料收集不齊全

業務部門對本部門應該歸檔移交的文件材料不清楚，不知道哪些工作記錄是有價值應該歸檔的，哪些記錄是可以不歸檔的;同時檔案部門由于工作的局限，無法準確判斷文件材料的價值，導致部門的歸檔清單不完整準確，存在遺漏部分重要應該歸檔而未歸檔的記錄。

2.2檔案收集不及時

檔案收集工作無法完全按照工作計劃執行，業務部門由于歸檔意識不強，重業務輕檔案，不能在工作完結后第一時間完成工作記錄的整理，集中保管，導致應歸檔檔案不能及時移交檔案館，存在重要檔案遺失，無法收集的風險。

2.3檔案收集載體類型單一

當前企業檔案收集主要是以紙質檔案為主，對于其他載體類型的檔案收集力度不夠，比如獎杯、獎狀、錦旗等實物檔案，反映主要職能活動和重要工作成果的照片檔案，有保存價值的光盤檔案等。

三、解決企業檔案收集難的對策

3.1制定具體的檔案收集范圍清單

以往企業檔案的歸檔范圍的制定缺少參考依據，主要由業務部門和檔案管理人員對文件材料的價值進行鑒定，存在很大的隨意性。2012年國家檔案局頒布《企業文件材料歸檔范圍和保管期限規定》，對企業管理性歸檔文件進行規定，同時各個行業，火電、建設項目、核電、水電等行業也相繼制定了行業歸檔文件材料清單，企業檔案管理人員應該參照標準，向業務部門征求意見，根據企業的實際工作，制定出合法合規，較為完善的具體適用的歸檔文件清單。

3.2建立健全檔案考核制度

應該將檔案工作納入企業管理的各個環節，規定相應的責任要求。將文件形成、檔案收集納入專兼職檔案人員的崗位責任，并由檔案部門對其履職情況進行考核;將檔案收集質量納入部門總體績效考核，加強部門領導對檔案工作的重視;將檔案收集情況納入公司領導的議事日程，在相關會議、報告中體現檔案收集情況，引起公司領導對檔案收集的重視。

3.3建立穩定、熟悉業務的檔案管理網絡

企業檔案管理網絡由專門檔案管理人員和各業務部門兼職檔案人員組成。檔案管理人員由專業檔案人員擔任，檔案工作的專業性是具備了，但是他們并不熟悉企業各部門的具體業務，對檔案的收集只停留在理論層面，缺乏實際的收集經驗。而企業各個部門的專業人員，憑著對自身業務的熟悉，再加上檔案專業知識的指導，檔案收集工作才能密切聯系業務實際，保障檔案收集的質量。所以，檔案專業管理人員應該加強對業務部門工作實際的了解，同時部門兼職檔案人員也應該學習檔案管理專業知識，只有這樣才能建立穩固的檔案管理網絡。

3.4提高全員的檔案素質

檔案收集具有參與面廣，參與人數多的特點，僅靠檔案管理人員、業務部門兼職檔案人員，決不能搞好企業檔案的收集工作，企業檔案的收集需要全體員工的共同參與。長期以來，檔案工作人員處于封閉、半封閉的工作狀態，未形成走出去，主動服務業務的良好形態，導致企業員工對檔案認識不足，重視不足，檔案素質較差。檔案部門需要以各種方式宣傳檔案工作，將檔案收集的目的、作用、意義滲透到各個部門，滲透到每一位員工中，強化全體員工的檔案素質，形成“我要移交檔案”、“我的檔案我負責”的工作氛圍，切實提高全體員工的檔案素質。

3.5檔案宣傳，服務先行

檔案收集離不開企業全體員工對檔案工作的了解與重視。檔案宣傳不應該只停留在宣傳檔案的重要性上，更要宣傳檔案的服務性，讓檔案“飛入尋常百姓家”。檔案工作人員，應該積極開發檔案信息資源，主動為一線服務，為生產服務，只有讓員工覺得檔案“有用”，才能引起其對檔案的重視，起到宣傳檔案，不排斥檔案收集的作用。

隨著企業檔案工作在企業管理中越來越重要，企業對檔案管理的要求越來越多，檔案的種類也從單一的紙質檔案向多種載體方向發展，檔案收集面臨著很多新情況，同時也帶來了新機遇。檔案的收集是基礎工作，是豐富檔案資源，進行檔案資源開發利用的前提條件，實際工作中還有很多要素制約著檔案收集的有效開展，本文僅以作者工作經驗，分析解決檔案收集難的對策。如何使企業檔案的收集工作能夠完整、及時、準確的完成，更好地發揮企業檔案服務生產，見證歷史的作用，是每一個檔案工作者孜孜不倦，進行探索的課題。

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