如何做好檔案管理創新工作

李進衛

檔案管理是企事業管理工作的重要組成部分。與其他工作的最大不同，檔案管理工作不是某一特定領域工作，也不是檔案管理部門或檔案工作人員的職責，而是需要所有部門、全體成員共同參與、共同經營的一項工作。“創新是引領發展的第一動力”，沒有創新，一個單位、一個組織、一項工作就沒有活力與希望，檔案管理工作亦是如此。檔案工作人員應該增強自主創新能力，讓創新成為驅動檔案管理發展新引擎，積極探索檔案管理的理論創新、制度創新、人才創新，全面拓展檔案管理各項功能，充分發揮檔案管理工作的服務職能，持續提升檔案管理工作的質效。

一、創新觀念，服務社會

（1）檔案作用能否得以充分發揮，關鍵是能否結合實際情況，認識與了解檔案管理工作。隨著產業結構的優化，企事業部門結構的調整，檔案管理的技術在不斷提高，與之相適應的，檔案管理人員的觀念也要與時俱進，在辦公室坐等的方式越來越不適應如今高速膨脹的信息流。檔案管理人員要“走出去”，主動請教相關領域專業人員，弄懂理清檔案的內涵關系與保存意義，做到對各種科技檔案、資料“胸中有數”。

（2）不斷深化檔案是企業獨有信息與知識的觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，各單位的檔案是獨有的原始記錄，記錄著各種資料、圖紙、數據等。如果一個單位的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給單位造成無法挽回的損失。

（3）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。在工作中，要突出強化這一理念，確保落實實際工作之中。

二、體制創新，使檔案工作適應現代企事業的高速發展

（1）以精簡為抓手，推進檔案管理機構創新。無論哪個單位，精干是一個必然趨勢，企事業檔案工作也要順應企事業的需要，檔案管理的工作方法也必須創新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”。其主要任務和職責是負責集團總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，這樣符合現代企事業精干、高效的原則，有利于增加企事業檔案管理的自主性和靈活性。

（2）立足實際需要，推動檔案管理制度創新的。要從企事業各自的實際出發，高校開展檔案管理工作。回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各處室，不夠規范，降低了利用率，不斷創新集團檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規范檔案管理工作。

三、管理創新，全面提升檔案工作

檔案工作的規范化形成和廣泛參與，要求提高企事業全員的檔案意識和檔案業務知識，堅持依法治檔，確保“集中統一管理”。“集中統一管理”就是統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導，定期舉辦檔案管理的培訓，培訓內容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，培訓時要求每個兼職檔案員帶未理裝訂的資料，面對面、手把手地指導她們如何裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。

針對辦公自動化普及后，將出現無紙辦公，企事業每個崗位都能形成電子文檔的實際，每個檔案管理人員都要懂得文書處理和歸檔的一整套程序，深入了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業內部聯網后，企事業各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要發揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。