關于信息化對民政檔案管理工作的影響初探

孫風強

【摘?要】民政檔案管理部門是民政部門的重要組成部分，民政部門也是國家與群眾之間聯系最為密切的機構之一。民政工作是面對整個社會群體的，工作任務量很大，整理的資料也很多，也是民政行政業務工作的重要內容。而信息時代的到來，提高了檔案管理工作的效率，民政工作是面對社會廣大群體的具體工作，負責著社會的穩定發展，和人們的日常生活。本文就信息化對檔案管理工作的影響做如下討論。

【關鍵詞】信息化;電子化數據;硬件設備;數據維護

檔案信息化的一個目標就是實現檔案的數字化管理，建立檔案的全文數據庫。即可以通過紙質檔案轉換成數字檔案如通過掃描，將檔案以數字圖像形式存儲和顯示;或通過文檔一體化，將檔案內容以虛擬的數字化形式即電子文件形式存檔。信息化對民政檔案管理有著積極深遠的影響，這就要求我們對民政檔案信息化管理采取積極主動的對策。

一、民政檔案管理的特點

1、以便于查詢與管理為出發點

民政部門與檔案館雖都與檔案有關系，當兩者在實際的功能上有著較為明顯的不同，檔案館重在保存某些大事件的檔案，保護事件所涉及信息的完整性，以便作為未來信息關鍵的來源地;而民政部門檔案管理的最主要目的是為了服務群眾，幫助百姓，為老百姓的日常生活提供信息的支持，所以，民政部門所建立的檔案管理系統是開放的，便民的，甚至于在信息化條件下，老百姓可以通過網絡技術查詢到一部分被公開的檔案信息，這樣能夠更加方便快捷地為老百姓提供幫助。

2、數量大、種類多，涉及面廣等特點。

民政檔案管理的工作因為其工作性質，檔案資料的來源涉及了社會的每個方面，甚至于每個人，因此，民政工作對于維護每個公民的利益，保持社會穩定，推動社會發展都起著不可替代的作用。比如醫院部門的民政檔案管理涉及了每一位來該醫院就醫看病者的健康信息，隨著患者身份的不同，醫院檔案管理也會不斷地擴大。

二、信息化對民政檔案管理工作的影響

群眾是民政工作的主體，與群眾實際生活及社會和諧的關系十分緊密。民政檔案管理工作隨著高速發展的社會日益顯示出重要性，并逐漸增大工作量，諸如婚姻狀況、戶口等很多資料需要進行歸整。隨著我圉目前不斷改進的檔案管理工作及日漸深入的制度改革，不斷擴大了民政檔案管理工作領域，增多了職責，充分利用信息技術使檔案文件分檔、歸檔工作明顯提速。

1、信息化促進檔案載體轉變為電子形式

以往的檔案載體是紙質的，檔案管理的整個過程均是手工操作的，現在隨著計算機技術以及互聯網技術的應用，檔案存放變成了虛擬電子形式進行的存檔。民政檔案管理部門建立檔案數據庫，民政檔案工作人員檢索就從紙質資源檢索轉變成了電子化數據，工作非常簡便。

2、信息化提高了民政檔案的利用效率

信息化建設明顯提高了民政檔案利用效能，為廣大群眾提供便利是民政檔案管理工作的一個最根本目的。從收集、整理、歸檔到利用的傳統檔案管理工作過程十分繁瑣，民政檔案管理工作中檔案的形成通常需要的周期較長，應用信息化技術的民政檔案使檔案形成時間明顯縮短，進而使檔案管理效能 明顯提升。

3、信息化提高了檔案管理的工作效率

因為民政部門在日常的工作中需要直接與群眾進行交流，所以，民政檔案管理工作的開展，也就是為人民群眾提供很大的便利。在傳統的民政檔案管理模式中，從文件的收集、整理、歸檔以及到最后的利用，整個過程具有非常明顯的復雜性，一份檔案的形成需要經過很長的整理時間，這對檔案管理工作效率帶來了一定的影響。通過信息化技術，可以在很大程度上減少文件從收集到提取利用的時間，從而為民政檔案管理工作效率的提升提供了良好的條件。

三、信息化對民政檔案管理提出的新要求

1.管理者要樹立信息化的管理理念

現時代的民政檔案管理者要充分認識到信息技術給我們帶來的便利，不斷強化創新意識，改變傳統舊的管理理念。民政檔案管理者要有計劃的開展民政檔案管理的工作，將現代化的信息設備和技術應用于民政檔案管理的各個流程中，進而減少人力的手工操作。

2、加大投入，更新硬件設備

在民政檔案信息化管理工作中，硬件設備在其中起到了非常重要的基礎作用，所以要想保證各項工作可以實現合理的開展，一定要加強硬件設備方面的投入力度。通常情況下，檔案信息管理所設計到的硬件設備主要包括了計算機、掃描儀、打印機等輸入設備，這些設備在整個檔案信息管理過程中起到了必不可少的作用。另外，針對于已經看老舊的設備不能在加入到檔案信息管理當中，應該對設備進行及時的更換，保證設備的先進性，通過這種方式才能保證信息化建設工作的有效開展。因此，民政部門在推進檔案信息化建設時，一定要加大資金方面的支持，保證所選擇的設備具有先進性以及適用性。

3、提升民政檔案相關工作者的信息化能力

要實現民政檔案管理的信息化建設就必須讓民政部門檔案管理人員熟練掌握及應用現代化、信息化的相關知識及技能?，F在民政工作的服務內容在擴大，難度也在不斷加大，檔案管理人員的專業性要求也更高，所以，民政檔案有關的工作人員的業務水平也必須相應提升，以保證工作質量和效率。為此，必須積極組織相關工作人員進行檔案管理工作的培訓學習，加強他們職業道德方面的教育，以不斷增強其保密意識，提高其專業知識及技術。培訓學習的內容應結合當地民政工作的實際情況，比如應和當地的民生民情等具體情況相符合，同時培訓內容還應具備針對性及專業性，內容應避免空話套話。培訓結束后及時組織相應的考核，鞏固他們所學的知識，若考核不合格，應組織單獨輔導。

4、加強民政檔案信息平臺的更新和系統數據維護

在信息開放的環境下，對民政檔案信息平臺的安全性提出了更高的要求。民政部門必須引入安全系數高、性能穩定的檔案數據管理系統，對其安全性能進行優化，杜絕使用外來數據來源，不允許使用檔案信息化管理的電腦接收陌生郵件，進行QQ聊天，不能使用不明U盤、光盤、硬盤等，要設立軟硬件防火墻，以防止網絡黑客、木馬、病毒的侵襲。做好數據的常規更新與維護，民政部門要指派專人負責信息平臺的管理，建立相關的數據備份與保密制度，為信息化的實施提供有力保障。

綜上所述，民政檔案管理的工作會隨著信息技術的不斷發展與運用發生巨大的變化，在帶來各種各樣的方便快捷的同時，也將會伴隨著一系列的挑戰，這就要求我們的工作人員有著知難而上的精神，在提高工作效率的同時，也牢記為人們服務的宗旨，從而推動民政檔案管理工作的不斷進步。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣民政事業服務中心）