科研檔案信息化管理的實現路徑與價值闡釋

【摘 ?要】科研院所的檔案管理工作包括科研院所的文書檔案、財務檔案、專業技術檔案以及科研檔案等，內容繁多，種類繁雜，因此，對科研院所的檔案進行精心管理，就成為科研院所管理工作重要的內容。隨著現代信息技術的發展，國家提出了“互聯網+”行動，在這樣的背景下，科研院所施行檔案管理信息化策略，能增強科研工作的科學性、針對性和實效性。接下來，本文就探究科研檔案信息化管理的實現路徑與價值闡述，以饗讀者。

【關鍵詞】科研檔案;信息化管理;實現路徑;價值

前言

鄧小平說過：科學技術是第一生產力。隨著我國社會經濟的發展，科學技術在社會經濟發展中占據著越來越重要的作用，基于此，國家越來越重視科研機構的發展。在科研院所中，各種文書檔案、財務檔案、專業技術檔案以及科研檔案較多，需要進行統一的集中管理，以確保相關檔案信息的完整、準確和安全。但隨著時間的推移，各種檔案的數量越來越多，傳統的檔案管理方法已經不適應時代的發展需求，在“互聯網+”背景下，對科研院所的檔案進行信息化管理就顯得迫在眉睫。

一、科研檔案的特點

（一）收集和整理工作比較復雜

科研院所的檔案內容繁雜，種類繁多，包括文書檔案、財務檔案、專業技術檔案以及科研檔案、聲像檔案、實物檔案等，尤其是體現科研單位特點的科研檔案，涵蓋了某一項科研項目整個活動的過程，使得該檔案收集和管理的工作較為復雜：

首先是數據量較大。筆者在前文已經說過，科研院所的檔案種類繁多，內容還比較繁雜，特別是科研檔案，根據科學研究的需求，可以劃分成為多個不同的子課題，這些子課題研究的內容和方法各不相同，會涉及到多個立檔部門和不同的專業學科，需要的時間長度也不同，但每個子課題都與主項目一樣需要檔案管理部門對其進行階段性的管理，定期檢驗、考核階段性的成果與目標。這樣一來，就會形成大量的檔案資料，這些都需要檔案管理部門進行存檔。

其次，檔案的時間跨度較長。在科研院所中，任何一項科研項目從申請、立項論證和組織實施，到最終的檢查評估、驗收鑒定、成果申報、推廣以及檔案入庫，經過的時間跨度都比較長，短則一兩年，長則三五年，如果遇到其他客觀因素的影響，該科研項目的周期會更長，這就為科研檔案的管理工作帶來了較大的困擾，如果管理方法不當，就會遺失重要的資料，從而造成重大的科研損失。

（二）科研檔案對管理的安全性要求較高

科研院所的檔案管理工作，特別是科研檔案具有極高的經濟價值和社會價值，尤其是創新性的科學技術設計以及具有專利的技術，體現了我國相關領域的高、精、尖科學技術水平，這些檔案對管理的安全性要求較高，需要對其內容進行嚴格的保密，這樣才能保證相關技術的不被泄露。因此，對這樣的檔案進行管理時，就必須采取安全、有效的管理措施。

二、科研檔案管理信息化的價值闡述

筆者在前文已經說過，科研院所的檔案管理工作內容較多，種類比較繁雜，特別是很多科研項目周期較長，這就使得傳統的紙質管理方式無法適應科研的需求。一是紙質檔案管理的方式，需要特定的保存場地，對環境要求比較高，潮濕和過干的環境容易導致紙質檔案腐朽或是引發火災，蟲鼠等的出沒，使紙質檔案遭受啃嚙，導致重要資料的遺失。二是隨著科研工作的持續開展和深入，檔案資料越來越多，為查找工作帶來了很大的麻煩，檔案管理部門在管理紙質檔案時，就必須增加人手，這樣一來，就浪費了大量的人力、物力和財力。為此，采用信息化的方式開展檔案管理工作，將大量、繁雜的紙質檔案電子化、信息化、數字化，同時設計出合理的科研檔案管理平臺，為相應的檔案建立分類明確的資源信息庫，十分有必要。一是為相關使用者提供更快捷的服務，提高科研項目研發的效率;二是增強相關部門管理工作的科學性與準確性;三是借助信息技術，進一步實現科研檔案的資源共享，幫助相關領域科研人員及時進行交流溝通，從而提高科研的效率，加快科研成果的利用和轉化;四是科研檔案管理部門建設信息化檔案管理的方式，在提高工作效率的同時，節省了檔案保管的空間，從而節省大量人力、物力和財力成本;五是通過加強電子檔案管理的安全措施，提升科研檔案管理工作的安全性、可靠性。

三、科研檔案信息化管理的實現路徑

（一）加強基礎設施建設

當前，科研院所要想實現檔案信息化管理，首先要加強基礎設施的建設，投入必要的專項經費，為檔案管理部門配置適宜的硬件設施和軟件設備，比如，投入專項資金，采購相應的電腦設備、掃描錄入設備，并投入專項資金，研發科學、有效的檔案管理平臺，為科研檔案信息化管理工作奠定基礎。

（二）培養合格的信息化管理人才

在加強檔案信息化基礎設施建設的基礎上，科研院所還必須培養合格的信息化檔案管理人才。人才是推進科研院所檔案電子化的重要因素。科研檔案管理部門要想推進檔案管理工作的信息化，就必須保證相應的管理人員都能熟練地使用信息數字化技術、儲存技術、多媒體技術、網絡通訊技術，同時還能具備加工、提煉檔案信息的能力，這樣才能確保科研檔案信息化管理工作的準確性、系統性、完整性和安全性。為此，相關單位應從兩個方面著手：一是加強對本部門檔案管理人員的培訓工作，使他們在培訓中逐漸掌握相應的信息技術知識，能夠熟練使用信息技術開展科研檔案的管理工作，滿足信息化檔案管理工作的需求;二是積極聘請專業的高素質人才，以“傳幫帶”的方式加強本單位檔案管理工作人員的職業素質，從而提高檔案管理工作的質量和效率。

（三）建立完善的檔案信息化管理制度

科研院所要想實現檔案信息化管理，還必須建立完善的檔案信息化管理制度。為此，相關單位必須制訂出科學、合理、健全的電子文檔收集、整理以及安全管理的標準，明確檔案信息化管理操作的方式以及不同人的職責和權限。這樣一來，就能將職責落實到個人，使檔案管理的各個操作環節都能有章可循。為此，科研檔案管理部門必須認真研究，制定出科學的、切實可行的獎懲措施，并嚴格落實執行，這樣才能充分調動相應檔案管理工作人員工作的積極性，發揮出自身的主觀能動性，從而提高科研檔案管理工作的效率。

（四）提高科研電子檔案管理的安全性

隨著現代信息技術的發展，網絡安全越來越受到人們的重視，科研院所的檔案管理工作十分重要，為此，必須加強其電子檔案的安全管理，提高管理工作的安全性，防止出現失密或泄密事件的發生。在實際的執行中，首先，相關科研單位應提升系統數據庫的安全性，積極采用設置用戶權限的驗證方式，并加強對用戶訪問的控制，確保具有合法授權的用戶訪問本單位的檔案數據庫，并嚴禁用戶在訪問中私自修改檔案數據，從而防止相關檔案被惡意破壞或者被惡意修改;其次，加強網絡運行的監管。相關科研單位的檔案管理人員必須實時監控網絡系統的運行狀態，借助平臺操作日志，監控不同用戶在不同時間點的操作;最后，還要加強系統的網絡安全。相應科研檔案管理部門必須加強系統的網絡安全，針對外接端口，加強保護，并不定期對檔案數據庫進行備份處理，以免相應檔案在數據傳輸中出現錯誤，從而造成重要信息數據的損壞或遺失。

四、結束語

綜上所述，科研檔案信息化管理，對于科研院所來說具有極大的作用和價值，科研檔案管理工作信息化建設，能節省大量的人力、物力和財力，同時還能為使用者提供更加快捷、系統、準確的服務。本文就闡述了科研檔案信息化管理的價值，并探討了其實現的路徑，希望筆者的闡述，能為相關單位的科研檔案信息化管理工作提供參考和借鑒。

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作者簡介：

張艷路（1989-），女，山東德州人，民族：漢，職稱：館員，學歷：碩士研究生研究，方向：檔案。

（作者單位：天津市計量監督檢測科學研究院）