水文資料檔案安全管理策略

李文迪 畢紅續(xù)

【摘?要】現(xiàn)如今，我國經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，社會在不斷進(jìn)步，檔案是無形的財富，一旦損毀或泄密，就可能造成不可挽回的損失。因此，確保檔案安全，是檔案工作的重點(diǎn)。水文行業(yè)的檔案是日積月累的實踐結(jié)晶，更是需要妥善保管。文章針對水文檔案管理工作的風(fēng)險點(diǎn)，提出了四項著力點(diǎn)，以期為水文事業(yè)的檔案安全管理工作提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】水文;檔案管理;信息安全

引言

水文工作既是一項專業(yè)性很強(qiáng)的基層工作，又是一項與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展密切相關(guān)、應(yīng)用量大、面廣的工作。水文資料是水文、水資源、水環(huán)境監(jiān)測、測驗、預(yù)報等活動中，直接或間接形成的具有保存和利用價值的各種形式的數(shù)據(jù)、圖表、文字、聲像的歷史記錄。水文資料內(nèi)容還包括水文年鑒、水文統(tǒng)計值、水文圖集及水文調(diào)查資料等。水文資料是水文工作者不畏艱險，辛勤勞動的結(jié)晶，對于水利事業(yè)而言，水文資料具有十分重要的作用，水文資料為防治水旱災(zāi)害、國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)、水資源開發(fā)利用、水環(huán)境保護(hù)、科學(xué)研究和水利工程建設(shè)提供決策依據(jù)和重要數(shù)據(jù)資料，充分發(fā)揮了水文的耳目和參謀作用。因此，做好水文資料檔案管理工作，使水文資料具有完整性、可靠性、一致性非常重要。隨著水文事業(yè)的改革發(fā)展，水文資料的數(shù)量、種類增加、適用范圍也更廣。因此，要加強(qiáng)水文資料的管理，結(jié)合水文資料檔案管理的特點(diǎn)，從實際出發(fā)制定水文資料檔案管理辦法，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，使水文資料管理工作不斷走向制度化、規(guī)范化。在提供水文資料服務(wù)時，檔案管理工作要遵守國家有關(guān)科學(xué)技術(shù)檔案的保密規(guī)定，加強(qiáng)對水文資料檔案的保密管理，確保水文資料檔案的安全性。

1水文檔案信息化建設(shè)的必要性

水文檔案具有一定的地域性，同時還要求其具有一定的統(tǒng)一性。通常情況下，水文檔案是以一個監(jiān)測站一年的監(jiān)測情況為一個單位的，即一個監(jiān)測站一年的勘測情況記錄匯編成一冊檔案記錄。也就是說一本水文檔案只能反映一個地區(qū)某一個時間段的水文要素變化的情況和規(guī)律。一方面，一個地區(qū)的水情研究和水文變化預(yù)報僅憑一個觀察站的監(jiān)測記錄很難做到范圍廣，時效長，準(zhǔn)確度高的要求，因此，一個地域可能需要將多個監(jiān)測站的水文檔案綜合到一起才能夠分析出準(zhǔn)確的研究結(jié)果，做出精確的分析報告。另一方面，即使是不同地區(qū)的水文要素，也存在相同或相似的變化規(guī)律，所以，一個地區(qū)的水文檔案可以用以比較另一個地區(qū)的水文要素變化規(guī)律或者推測另一個地區(qū)的水文變化規(guī)律，這也是水文檔案非常重要的一個用途。如果只靠人工來完成上述要求，是一個非常浩大的工程，是一個浪費(fèi)人力、時間的做法。但是如果采用信息化電子檔案，就可以十分快捷的實現(xiàn)不同地域的文件傳輸。有了信息化水文檔案，也可以十分簡單的在全國范圍內(nèi)實行水文檔案的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)而實現(xiàn)水文檔案填報格式的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，填報內(nèi)容的規(guī)范化。統(tǒng)一的填報格式和規(guī)范的填報內(nèi)容能夠使得水文檔案在其他地域的應(yīng)用過程中少走一些彎路，在某個程度上來說，也節(jié)省了相關(guān)工作人員的培訓(xùn)成本和工作成本。為了符合現(xiàn)代化作業(yè)對水文檔案的統(tǒng)一性、便捷性、準(zhǔn)確性的要求，水文檔案信息化的建設(shè)勢在必行。

2水文資料檔案安全管理策略

2.1注重管理，豐富室藏，加快檔案信息建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。水文檔案專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及管理門類廣，因此水文檔案信息資源建設(shè)必須從源頭上加以關(guān)注。首先，要制定與水文信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。其二，要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定，實現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，豐富室藏。其三，推廣檔案管理軟件的運(yùn)用，推進(jìn)水文檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)案卷級、文件級的電子檢索。其四，加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機(jī)構(gòu)，要積極創(chuàng)造條件，建立信息管理制度，保證本系統(tǒng)的電子文件的真實、完整、可靠、安全地保存。嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔和紙質(zhì)文檔同時歸檔的雙套制管理辦法，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案室”。

2.2加強(qiáng)制度建設(shè)

必須堅持標(biāo)準(zhǔn)化制度化，認(rèn)真貫徹落實《安全生產(chǎn)法》和《水文條例》，建立健全水文資料及檔案的安全管理制度，檔案安全事故預(yù)防、報告及處理制度，將安全管理措施落實到各個環(huán)節(jié);制定切實可行的應(yīng)急預(yù)案，隨時應(yīng)對可能出現(xiàn)的各種情況;定期進(jìn)行全面、認(rèn)真、細(xì)致的檢查，對重點(diǎn)部位進(jìn)行全面徹底的清查，不留死角，把檔案安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)變到事前防范上來;對存在的問題和隱患，要采取有力措施，及時整改，杜絕各種危害檔案安全事件的發(fā)生。地市以上水文局要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案室日常管理，檔案室由專門人員管理，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出;嚴(yán)格執(zhí)行檔案查、借閱制度，查閱、提供檔案一律由檔案管理人員進(jìn)行;嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的統(tǒng)一編碼、入庫登記、借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)等流程，提高檔案管理的效率;強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，嚴(yán)禁將檔案數(shù)據(jù)存放在外網(wǎng)計算機(jī)或拷貝帶走;加強(qiáng)電子文件的形成、存儲、傳輸、利用過程中的安全保密防范。各縣區(qū)水文站要進(jìn)一步提高安全風(fēng)險意識，責(zé)任到人，切實加強(qiáng)日常水文資料的安全管理。一是要整頓資料保管環(huán)境，無關(guān)物品不要與水文資料混雜存放，保持清潔衛(wèi)生;二是“四隨”完成后立即入柜存放，杜絕丟失風(fēng)險;三是要定期拍照存檔，對計算機(jī)定期檢查，殺毒清理，保證水文原始資料數(shù)據(jù)安全。

2.3不斷提高水文資料檔案管理工作水平

首先要取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案工作，不但可以及時解決工作中存在的人力、財力等難題，而且也是對檔案人員工作的最大支持和鼓勵。二是要提高管理人員的素質(zhì)。水文資料檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對檔案工作的開展至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性地參加培訓(xùn)和考核。三是要健全規(guī)章制度。按照《水文技術(shù)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位的實際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作正常有序地開展。四是要完善計算機(jī)檔案信息系統(tǒng)。完善檔案信息系統(tǒng)，可以將水文資料檔案信息管理與各種水文數(shù)據(jù)庫鏈接起來，提高水文資料的利用效率，而且可以將水文資料目錄、概況等有選擇地在網(wǎng)絡(luò)上展示，方便查閱利用。五是不斷創(chuàng)新服務(wù)理念。為了加強(qiáng)水文資料檔案的服務(wù)咨詢工作，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，不斷創(chuàng)新，深入到基層第一線，主動上門服務(wù)，積極配合提供利用。

結(jié)語

水文檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，在水文檔案信息化建設(shè)過程中要面臨許多問題，要解決這些問題，就要突破傳統(tǒng)的工作方式，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)施，定期開展檔案管理人員技能培訓(xùn)，實現(xiàn)水文檔案管理的信息化。

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（作者單位：1長江水利委員會陸水試驗樞紐管理局;2 國網(wǎng)赤壁市供電公司）