新時期檔案管理“隨辦隨歸”的探索與實踐

李娜

【摘? 要】隨著信息技術不斷發展，電子文件大量產生，檔案數據幾何增長，檔案電子文件數據總量增長、數據格式多樣、數據來源廣泛，檔案管理系統進入了大數據時代。新時期檔案“隨辦隨歸”管理是圍繞利用互聯網信息技術，改變傳統的檔案管理模式為重點，以加強檔案工作前端控制導向，通過“隨辦隨歸”檔案管理模式將檔案收集、歸檔的流程前置，由文件形成部門負責在文件形成后的規定時間內完成檔案的收集和預歸檔，檔案管理部門對各部門提交的電子文件進行四性檢查，保證檔案的完整性、真實性、可用性和安全性。實現運用互聯網進行交流距離的進一步縮小，交流空間進一步擴大，改變傳統的觀念，以“突破、創新”為理念，進智慧檔案建設，打造檔案管理的升級版，最終為“服務企業建設、維護企業權益，為電力發展與民生服務”的工作要求提供數據支撐。

【關鍵詞】互聯網信息技術;隨辦隨歸;檔案管理

引言：檔案是公司重要的知識資產和信息資源，確保檔案的真實準確、齊全完整、系統規范、保管安全、有效利用，對提高核心競爭力意義重大。檔案的收集整理，就是體現檔案價值的前提和基礎。隨著公司各項業務不斷增加，而且檔案管理越來越規范，管理類文件歸檔數量呈逐年遞增趨勢。由于檔案從形成到整理間隔時間太長，集中整理歸檔任務量大，存在一些檔案遺失遺漏，歸檔質量不高的問題。

1檔案管理中存在的問題

1.1一是歸檔種類不齊全、不完整

檔案收集是豐富庫藏檔案資源的重要途徑，是檔案工作最艱巨的首個工作環節。它是檔案管理工作的起點也是檔案管理后續工作的支柱。檔案歸檔類別單一，單純注重管理類檔案、科技檔案收集，其余門類、其他載體檔案歸檔較少。收集方式比較落后，缺乏創新，很多有重要保存和利用價值的檔案沒有得到有效管理，極大的影響了公司各部門對各類檔案的利用需求。

1.2是管理類檔案歸檔時間過于集中

依據《國家電網公司檔案管理辦法》，管理類檔案按照“誰主管、誰負責”、“誰形成、誰整理”的原則，實行部門立卷，管理類文件材料在辦理完畢后次年第一季度歸檔，第2季度歸檔完畢。當年形成的管理類檔案大量集中在次年上半年收集歸檔，間隔時間較長，出現檔案遺漏、丟失風險較大。集中整理歸檔任務量大，專兼職檔案員的時間和精力無法保證，檔案歸檔的質量降低。

1.3項目檔案歸檔缺乏事前培訓

建設工程的各參建單位、部門應遵循“誰形成、誰負責”的原則，完成各自職責范圍和合同規定的整理、歸檔及項目檔案的編制、移交工作，確保項目檔案完整、準確、系統、規范和安全。實際工作中工程建設項目部成立時，很少設立檔案管理機構或安排專業檔案管理人員。只在工程開工后，臨時指定人員兼職收集文件材料。由于缺乏專業檔案培訓，臨時檔案員的檔案工作意識不強，不注意工程日常的原始材料的積累保管，導致很多重要的施工資料遺失或不知去向，存在丟失、遺漏、損毀等情況。

1.4數字檔案館系統預歸檔功能利用不充分

協同辦公系統可以實現公文管理與數字檔案館系統對接，辦理完畢的公文直接轉入檔案管理系統“待整理文件”庫，但也是第二年在系統中統一進行分類、歸檔信息填寫、編目等工作，沒有充分利用“預裝盒”功能，只是在第二年上半年整理上一個年度的檔案，工作量比較集中，檔案整理的質量難以保證。

2.構建覆蓋全員的檔案管理網絡

2.1加強組織，細化分工

按照“統一領導、分級管理”原則，全方位加強檔案工作組織領導。建立領導小組總體總體領導和協調，辦公室檢查指導，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。健全辦公室歸口負責、各方面共同參與、縱向到底、橫向到邊的工作網絡。

2.2落實責任，明確重點

辦公室配備專職檔案員，各部門設立兼職檔案員。在人員工作變動的情況下，及時調整檔案工作管理網絡，以確保文件材料及時收集，不會因為人員變動造成文件材料丟失或收集不齊全。一是各部門主要負責人履行第一責任人職責，親自研究、親自部署，及時協調解決重點難點問題，對本部門歸檔材料的完整性和系統性負責。二是各部門兼職檔案員按照規范要求做好整理工作，按月度進行預歸檔（修整、裝訂、編頁、分類、加蓋歸檔章等）。三是辦公室專職檔案員負責監督、檢查、指導各部門、各專業檔案收集立卷工作。

3.建立全程管控的技術保障體系

3.1提高檔案日常整理水平

檔案收集整理工作做得不好，就不會有完整的檔案。因此，做好檔案收集整理工作是做好檔案工作的前提。檔案管理工作的“隨辦隨歸”模式打破傳統理念，優化、調整和擴展檔案收集范圍。將檔案材料收集歸檔流程前置，在日常工作中實時收集歸檔，保證重要文件不丟失，過程記錄有保障。

3.1.1電子公文預裝盒

實現“隨辦隨歸”的檔案管理模式，首先是進行電子公文預裝盒。在協同辦公系統中實施預歸檔的管理類電子文件通過“協同辦公”與“數字檔案館”模塊對接，在電子公文流轉結束后填寫必要的歸檔信息及時轉入檔案管理系統，實現預裝盒。經過這一系列操作，最終完成電子公文歸檔，實現電子公文到電子檔案的轉化。

3.1.2管理類檔案的預歸檔

對于公文系統里的收發文，辦公室文書每月根據數字檔案館系統“預裝盒”庫內的歸檔文件目錄，打印文件材料及發文閱辦單或收文處理單，發文閱辦單要加蓋公章和簽字。然后通知各部門兼職檔案員領取相應的紙質文件，按照相關規定進行整理，有檔案管理員驗收合格后進行預歸檔。公司日常管理中形成的文件材料，由公司各級人員可以參照省公司下發的《縣公司管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》收集本部門日常工作中形成的有保存價值的紙質文件材料、照片、錄音、錄像、相關實物等，兼職檔案員按照規范要求做好整理工作，實現真正的“隨辦隨歸”。

3.1.3建設項目檔案的預歸檔

一是檔案部門根據工程項目年度計劃，將整理歸檔及檔案驗收步驟納入工程項目整體計劃，及時掌握項目竣工投運時間，通知工程項目牽頭部門組織參建單位進行組卷整理歸檔。從工程項目開始立項、籌建、設計階段就指定項目檔案專責人，檔案部門充分學習吃透國家電網公司《電網建設項目檔案管理辦法》和《電網建設項目檔案整理規范》，明確歸檔范圍、保管期限和統一的整理標準，對項目檔案專責人進行事前培訓。二是項目檔案專責人按照項目檔案歸檔范圍，對項目建設過程中形成的文件材料進行“預立卷”，即在項目文件形成并辦結后，立即對項目文件進行收集并進行預分類、預排列、預編號、預編目，將檔案整體工作前移，分解工作量，從而從源頭上控制檔案收集內容的完整性和系統性，保證工程項目檔案收集的真實性及準確性。三是參照《建設項目檔案監督指導工作指南》，工程項目在項目立項時，檔案部門就做好登記，將項目檔案驗收做為工程項目竣工驗收的必要條件。項目檔案驗收工作由檔案部門聯合相關行業檔案專家或工程技術專家完成，驗收結束后，由驗收小組出具整改通知或驗收意見，確保工程項目檔案完整、準確、系統。

3.2加強檔案的日常監督檢查

推行“隨辦隨歸”的檔案管理模式，各業務部門將預歸檔的檔案通過數字檔案館系統推送至檔案管理部門進行審核，檔案管理部門只需根據系統提醒定期處理待辦事務中的歸檔申請，對預歸檔庫中的電子檔案進行四性（完整性、真實性、可用性和安全性）校驗，校驗合格的電子檔案納入歸檔庫，檔案管理部門可以通過系統直接向申請部門發送及時提交實體檔案的通知，保證電子檔案與實體檔案的同步歸檔。不合格的文件，檔案管理部門可在線對申請部門進行業務指導，監督指導相關部門對相關材料進行完善或補充，直至收集完善后重新發起歸檔申請。

3.3加大檔案開發編研力度

充分利用檔案信息資源優勢，對庫藏檔案進行深層次加工，通過“隨辦隨歸”后可減少檔案管理部門的檔案收集工作投入的時間，將更多的時間投入開展企業年鑒、綜合統計簡析、企業運行態勢分析等深度編研，提高檔案利用效率。創新做好檔案利用工作的宣傳，力求把沉淀檔案變為鮮活信息。充分利用微視、網絡、微信等新媒體，發揮“一網四微”作用，變傳統的“單媒體”傳播為“全媒體”傳播，把“有意義”的事做得“有意思”。

3.4提升檔案利用服務水平

檔案工作“應收盡收、應歸盡歸”，歸檔電子檔案數量大幅增加，歸檔范圍延伸到公司各個業務領域，在檔案利用服務環節上可以進行簡化、優化，在系統內網公布檔案查閱利用流程，實行“一次性”告知服務，讓查檔者“一次辦結，一次辦好”。因此，推行“隨辦隨歸”的檔案管理模式不僅能夠符合國網公司檔案管理的要求，同時可以實現“增量檔案電子化”的要求，通過內部網絡終端能實現檔案信息系統的異地查詢，通過推行網絡利用，既優化了庫藏檔案管理手段，又大大提高了檔案利用效率。

4.結語

采用“隨辦隨歸”檔案管理模式，圍繞企業中心任務和重大決策，能夠確保檔案收集的完整性、準確性和及時性，提升檔案在企業基礎管理、風險防控、依法治企、文化傳承和核心競爭力體系構建中的位置，全面提升檔案工作的價值作用。同時，能夠減少檔案原件的遺失遺漏，降低原件丟失風險，減少檔案管理部門的工作壓力，提高工作效率。為檔案管理部門節省大量的檔案收集整理時間，讓他們有更多的時間留在對檔案數據的統計分析上，充分利用大數據等新技術，優化檔案業務管理模式，積極探索智慧檔案管理，推動檔案工作持續創新發展，進一步提升檔案的潛在價值，為公司管理的決策提供數據支撐。

參考文獻：

[1]程然.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務，2016，02：167.

[2]曹玉娥.試論檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用[J].辦公室業務，2017（18）：22-25.

[3]趙瑩，李冬梅.試析檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用[J].黑龍江科技信息，2017（13）：92-93.

[4]葛玉芬.石油企業人事檔案管理工作現狀及其創新[J].中國管理信息化，2019（5）：36+69.

[5]蘇杭.檔案管理工作的現狀與創新研究[J].中國管理信息化，2018（2）：23.

（作者單位：國網山東省電力公司德州市陵城區供電公司）